Remittance advice adalah: pengertian, jenis, dan cara pengiriman
Remittance advice adalah dokumen yang bersifat opsional alias tidak wajib dalam sebuah transaksi bisnis. Namun, dokumen ini dapat memudahkan proses penyamaan dan pengecekan pembayaran invoice antara supplier dengan vendor.
Dokumen ini dapat dianggap sebagai bukti pembayaran yang sudah diterima dan setara dengan tanda terima dari mesin kasir.
Mirip dengan tanda terima pada umumnya, di dalam remittance advice terdapat informasi nomor invoice, jumlah yang dibayarkan, catatan pribadi dari pembeli, serta cara pembayaran.
Biasanya dokumen ini dibutuhkan saat Anda membayar vendor. Anda perlu mengirimkan vendor dokumen remittance advice yang menunjukkan setiap invoice dan nota kredit yang telah dibayarkan serta jumlah total pembayaran.
Pengertian remittance advice
Remittance advice adalah bukti surat pembayaran yang dikirim oleh pembeli ke supplier. Dokumen ini berfungsi untuk memverifikasi bahwa mereka telah membayar faktur.
Slip remittance advice juga penting untuk merinci apa yang telah dibayarkan serta untuk menandai piutang yang belum dibayar dalam sistem akuntansinya sebagai tanda terima pembayaran.
Informasi dalam dokumen ini cukup berguna bagi penerimanya, terutama ketika sejumlah besar faktur dibayar, mungkin dengan kredit yang dikompensasikan. Tanpa remittance advice, sulit untuk mengetahui faktur mana yang telah dibayar.
Remittance advice sering dicetak sebagai lampiran pembayaran cek. Namun, software hutang dagang dapat menghasilkan remittance advice secara otomatis, sebagai bagian dari proses pencetakan cek.
Dokumen remittance berisi nomor invoice, jumlah yang dibayarkan, catatan pribadi dari pembeli, serta cara pembayaran untuk setiap faktur yang dibayarkan.
Saat bisnis melakukan pembayaran elektronik, bisnis tersebut masih dapat menerbitkan remittance advice, yang biasanya dikirim sebagai lampiran pada email.
Namun, remittance advice adalah slip yang tidak diperlukan dalam transaksi toko ritel online, karena pelanggan melakukan pembayaran dengan kartu kredit atau kartu debit di tempat penjualan.
Dalam kasus seperti ini, pembayaran secara otomatis dihubungkan dengan pembelian pelanggan dalam sistem akuntansi penjual.
Mengapa remittance advice penting?
Jika Anda amati, usaha kecil dan menengah bergerak dari metode pembayaran tradisional seperti cek ke solusi pembayaran digital, transfer ACH, wire transfer, dan transfer pengiriman uang melalui dompet online.
Sebagai aturan, remittance advice selalu dikirim bersama dengan cek ke vendor.
Ketika kita mulai mengurangi pembayaran tunai, mengapa kwitansi pengiriman uang masih ada di gambar?
Apakah penerima pembayaran memerlukan detail pengiriman uang? Mari kita lihat, berikut penjelasannya.
Sebagai gestur yang sopan
Banyak usaha kecil mengabaikan remittance advice karena mereka menanggap hal ini sebagai langkah yang tidak perlu.
Sebenarnya, slip remittance advice adalah dokumen yang tidak sepenuhnya diperlukan, tetapi ini merupakan langkah yang sopan dan berdampak baik. Vendor terkadang bisa merasa cemas ketika mereka tidak melihat pembayaran tercermin dalam rekening bank.
Dengan slip ini, Anda menunjukkan kepada vendor bahwa Anda mengakui kecemasan mereka dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan.
Bantu tingkatkan hubungan vendor
Sebagai bisnis kecil, sangat penting untuk menjaga hubungan yang baik dengan vendor dan mitra bisnis lainnya. Ketika berurusan dengan vendor, tentu uang memainkan peran penting, rasa hormat dan kepercayaan juga akan selalu digantungkan di dalamnya.
Namun demikian, Anda dapat mengamankan hubungan bisnis dan membangun fondasi hubungan yang stabil dengan komunikasi yang tepat waktu melalui slip remittance advice.
Membantu proses pencocokan faktur
Mencocokkan faktur dengan pembayaran yang diterima adalah tugas yang cukup sulit. Tetapi dengan slip saran pengiriman uang, mereka dapat melacak dari mana jumlah itu berasal. Jadi, remittance advice akan sangat bermanfaat dalam mengaudit.
Jenis remittance advice
Ada dua cara untuk mengirim resi pengiriman uang. Salah satunya lewat surat fisik, dan yang lainnya melalui surat elektronik. Pastikan pengiriman advice of remittance ditujukan ke departemen piutang saat mereka menangani ini.
1. Basic remittance advice
Seperti namanya, basic remittance advice adalah dokumen dasar yang hanya mencantumkan nomor faktur dan tanggal pembayaran. Proses pembuatannya tidak membutuhkan banyak waktu karena sifatnya yang sederhana dan mendasar.
Dokumen ini merupakan kertas cetak yang sering menyertai lembar cek yang dikirimkan oleh pembeli kepada vendor.
2. Removable invoice advice
Removable invoice advice dokumen yang dikirim vendor bersama dengan faktur. Dengan begitu, tidak ada beban tambahan dari pihak pembayar.
Setelah memisahkan invoice advice dari invoice, mereka dapat mengisi slip remittance advice. Kemudian mengirimkannya bersama dengan cek yang diisi atau kirimkan secara elektronik jika itu adalah transfer uang digital.
3. Scannable remittance advice
Scannable remittance advice adalah slip yang dapat dipindai ini memungkinkan untuk disimpan secara digital. Kini, perusahaan tidak lagi menyimpan dan memelihara catatan fisik dan cenderung menggunakan penyimpanan digital.
Siapa yang menggunakan remittance advice?
Remittance advice adalah dokumen yang dapat digunakan di sektor mana pun selama mereka melakukan pengiriman dan penerimaan pembayaran. Berikut adalah tiga area umum yang menggunakan remittance advice.
Remittance advice dalam bank
Bank merupakan tempat yang paling sering melakukan pengiriman slip ini. Slip remittance akan berisi tanggal pembayaran dan informasi detil lainnya terkait pengirim.
Remittance advice dalam bisnis
Slip remittance advice tersebut juga umum digunakan dalam bisnis, seperti dalam kerja sama perusahaan dengan vendor. Slip ini juga dapat dikirim dari perusahaan ke karyawan untuk memberitahukan gaji atau kredit penggantian.
Remittance advice dalam asuransi
Dalam dunia asuransi, slip ini digunakan sebagai pesan konfirmasi yang dikirim oleh perusahaan penyedia asuransi kepada pelanggan mereka ketika mereka mengajukan permohonan klaim bersama dengan dokumen yang diperlukan.
Informasi dalam slip remittance advice
Berencana mengirimkan slip remittance advice? berikut adalah informasi yang penting dicantumkan dalam remittance advice.
Detail perusahaan
Penerima dokumen harus mengetahui dari mana resi pengiriman uang tersebut berasal. Jadi, cantumkanlah nama perusahaan, alamat, dan detail kontak Anda.
Detail perusahaan penerima pembayaran
Cantumkan juga alamat perusahaan tempat Anda mengirim pembayaran, bersama dengan informasi kontak mereka.
Nomor faktur
Nomor faktur sangat penting karena, inilah yang akan membantu catatan keuangan Anda. Tim keuangan dapat mengeluarkan faktur yang dikirimkan kepada Anda dan menandainya sebagai telah dibayar, dengan melampirkan saran pengiriman uang.
Tanggal pembayaran
Tambahkan tanggal jatuh tempo pembayaran dan tanggal pengiriman uang dalam remittance advice Anda.
Jumlah pembayaran
Cantumkan juga jumlah yang dibayarkan untuk kebutuhan pemeriksaan transaksi dan rekening bank mereka.
Metode pembayaran
Sebutkan metode pembayaran yang dilakukan, apakah itu transfer rekening, cek atau Google Pay. Setiap metode pembayaran tentu memiliki timeline pengiriman uang yang berbeda-beda
Tanggal pengiriman pembayaran yang diharapkan
Setiap metode pembayaran menghabiskan waktu untuk memproses pembayaran. Anda dapat menyertakan asumsi tanggal kapan akan sampai ke vendor.
Jika pemberi kerja dan melakukan pengiriman remittance advice, slip tersebut harus berisi rincian berikut:
• Gaji bersih dan kotor
• Informasi majikan dan karyawan
• Tunjangan tambahan diberikan untuk lembur, hari keenam, dan alasan lainnya.
• Potongan dan kontribusi karyawan
• Tanggal pembayaran
Bagaimana cara mengirim remittance advice?
Ada dua bentuk atau format slip remittance yang bisa Anda gunakan. Pertama, bentuk kertas dan kedua, bentuk PDF alias digital. Pengirimannya dapat dilakukan dalam berbagai cara. Tentunya, setiap cara pengiriman memiliki kecepatan yang berbeda-beda.
Kirim sebagai slip
Beberapa vendor mengirimkan slip remittance advice bersama dengan faktur mereka. Baik dalam bentuk fisik maupun digital. Anda harus mengisinya dan mengirimkannya ke alamat yang dicantumkan.
Kirim lewat pos
Anda juga bisa memilih pengiriman slip remittance advice dengan surat melalui pos.
Kirim lewat email
Mengirim slip melalui email mudah dan cepat untuk dilakukan. Untuk melakukan pengiriman ini, Anda perlu mengetahui alamat email tujuan dengan lengkap. Dengan pengiriman ini, Anda juga akan memiliki salinan.
Biarkan perangkat lunak melakukannya untuk Anda
Pengiriman lewat email memakan waktu beberapa menit untuk merangkai kata hingga mengirimnya ke penerima. Tetapi, dengan perangkat lunak Anda dapat melakukannya secara otomatis saat memasukkan detail.
Saat ini tersedia platform manajemen pembayaran dan sistem ERP khusus yang dapat langsung menghasilkan remittance advice dan mengirimkannya sekaligus.
Baca juga - Account receivable adalah: Definisi hingga cara kelola
Keunggulan pengiriman remittance digital
Saat ini, sebagian besar bisnis menggunakan remittance dengan bantuan teknologi dibandingkan kertas. Ada banyak keunggulan yang dapat Anda nikmati, seperti berikut.
Penerimaan mudah dan cepat
Remittance digital menawarkan pilihan kepada pelanggan untuk menerima pengiriman uang pada hari penyelesaian klaim.
Tentunya, ini merupakan pilihan lebih baik daripada pengiriman uang kertas, di mana salah satu pihak harus menunggu sampai mereka menerimanya melalui surat atau kurir.
Merampingkan proses rekonsiliasi
Software penagihan akhir-akhir ini hadir dengan opsi untuk mengirim remittance secara otomatis. Ini membantu tim keuangan untuk mengelola saldo terutang dengan lebih efisien.
Ramah lingkungan dan hemat biaya administrasi
Ramah lingkungan dan hemat biaya administrasi
Dengan teknologi digital, penggunaan kertas tentu dapat ditekan dan membuat proses ini menjadi lebih ramah lingkungan.
Hal ini membantu perusahaan untuk mengurangi biaya pencetakan dan kertas. Juga, tidak membuang banyak waktu untuk memeriksa tumpukan catatan.
Proses cepat
Karena pelanggan mendapatkan tanda terima pengiriman uang dengan cepat melalui surat, mereka dapat meneruskan hal yang sama kepada orang-orang yang memerlukannya atau membutuhkan informasi spesifik lewat advice of remittance digital.