Persingkat proses pembayaran utang dagang Anda 

Kelola proses tagihan pembayaran hingga pembayaran kepada para vendor, serta peroleh persetujuan pembayaran hanya dengan menggunakan satu platform. Dapatkan fitur ini bersama Volopay, pengelolaan secara efisien menggunakan satu platform saja untuk proses pembayaran utang dagang. Miliki kontrol menggunakan persetujuan secara multi-level dan ketahui semuanya secara real-time.

BukuWarung logo
M-View logo
Polygon logo
CoinDCX logo
LIVSPACE logo
Cialfo logo
Zipmax logo
HealthifyMe logo

Dipercaya oleh tim keuangan para start-up dan perusahaan secara global.

Klien kami

Proses pembayaran yang simpel dan lancar

Ajukan, proses hingga terima faktur hanya dalam satu platform dan sinkronisasikan pembayaran faktur dengan software akuntansi yang Anda gunakan. Software utang dagang yang terotomatisasi memberikan Anda akses untuk melakukan pelacakan di setiap pembayaran secara instan. 

Simple and smooth invoice processing

Manajemen vendor utang dagang yang efisien

Melalui tagihan pembayaran, Anda dapat dengan mudah membayar vendor di lebih dari 150 negara dengan biaya yang lebih rendah. Jadwalkan pembayaran rutin melalui software utang dagang tagihan pembayaran kami. 


Putuskan berapa banyak jumlah dana yang ingin ditambahkan untuk mengatur pembayaran awal, kemudian pilih tingkat pengembalian. Selanjutnya kami akan membuat sebuah penawaran kepada supplier berdasarkan semua faktur yang dimiliki.

software utang dagang

Lacak setiap pengeluaran secara real-time

Lacak berbagai macam pembelian yang Anda lakukan dan peroleh faktur dari supplier hanya di satu platform. Anda bisa mengetahui kapan, dimana dan alasan mengapa terjadi suatu transaksi pada bisnis. Hal ini memperkenalkan sebuah transparansi pembelanjaan yang benar-benar baru bagi perusahaan Anda. 

Software Utang Dagang

Sederhanakan pembayaran utang dagang ke vendor

Lakukan pembayaran online untuk barang dan jasa menggunakan tipe kartu burner yang memiliki masa berlaku dan ditunjukkan kepada vendor yang spesifik sehingga bisa memonitor segala transaksi pembayaran vendor hanya di satu dashboard software utang dagang.

Software Utang Dagang

Pengaturan penerimaan multi-level

Tetapkan persetujuan penerimaan multi-level sebelum melakukan berbagai proses pembayaran. Fitur ini dapat didesain dengan mudah, dilengkapi adanya kustomisasi pada alur kerja persetujuan penerimaan dan secara otomatis mengikuti jalur persetujuan yang telah diatur kepada satu atau lebih pemberi persetujuan.

Software Utang Dagang

Biaya foreign exchange (FX) lebih rendah

Bersama dengan Volopay, Anda dapat memperoleh biaya lebih rendah dari yang dibayangkan untuk seluruh transaksi yang berkaitan dengan FX. Kelebihan ini memungkinkan Anda melakukan penghematan transaksi pembayaran lintas negara.

Software Utang Dagang

Finansial stack untuk bisnis

Anda tidak perlu menggunakan berbagai macam akun bank dan alat transaksi untuk mengoperasikan bisnis dengan cerdas. Kami telah menggabungkan software terbaik dengan setiap layanan perbankan yang diperlukan guna menghasilkan platform keuangan tercanggih.

Kartu Kredit Perusahaan

Berikan karyawan wewenang dengan kartu kredit fisik dan virtual.

Manajemen Biaya

Atur dan lacak setiap rupiah yang digunakan oleh bisnis anda.

Rekening Bank Bisnis

Buat rekening global anda dengan pembayaran multi-mata uang.

Hutang Dagang

Atur vendor, setujui invoice dan lakukan pembayaran otomatis.

Otomatisasi Akuntansi

Hemat waktu dan tutup buku yang lebih cepat setiap bulannya.

Integrasi

Integrasikan semua tools dan software yang digunakan setiap hari. 

Manfaat mengotomatiskan hutang dagang bisnis

Ada banyak manfaat dari melakukan otomatisasi pada hutang dagang dalam bisnis. Setiap bisnis dalam skala kecil maupun besar dapat merasakan dampaknya. Berikut adalah beberapa manfaat yang paling penting dari peralihan otomatisasi hutang dagang dalam bisnis. 

Hemat biaya

Dengan menggunakan sistem otomatis, Anda dapat mengurangi sejumlah biaya. Terutama biaya tenaga kerja dan biaya binning produk kantor. Beralih ke sistem pengeluaran otomatis dan tanpa kertas dapat menghemat biaya hingga sebesar 60-70%.


Margin ini dapat berdampak besar pada matriks pertumbuhan, inilah sebabnya otomatisasi hutang dagang untuk usaha kecil dapat menjadi pilihan yang berdampak.

Hemat waktu

Tidak bisa dipungkiri, akuntansi manual adalah proses panjang yang memakan waktu, berulang dan penuh tantangan bagi karyawan. Mulai dari faktur hilang, alur persetujuan yang lama, dan permintaan dana yang tertunda. 


Namun, dengan otomatisasi semua langkah dapat menjadi lebih sederhana sehingga meningkatkan kecepatan serta jam produktivitas. Laporan dapat diproses lebih cepat melalui dasbor. 

Proses faktur simpel

Kirim, proses, dan setujui faktur dalam satu platform dan sinkronkan faktur berbayar Anda ke software akuntansi. 


Software AP juga dapat memungkinkan Anda melacak persetujuan setiap pembayaran secara instan. 


Dengan software AP, Anda juga bisa mengatur alur persetujuan faktur secara lebih rapi sehingga karyawan mendapat informasi jelas atas pengajuan fakturnya. 

Kontrol penuh pengeluaran

Mengotomatiskan proses hutang dagang, membuat Anda memiliki kontrol penuh atas persetujuan dan kebijakan keuangan. Anda dapat membuat kartu fisik dan kartu virtual, membatasi penggunaan kartu, dan mengalokasikan dana lebih baik. 


Dana untuk kartu dan anggaran memiliki persetujuan real time, dibantu oleh kehadiran web dan aplikasi seluler (serta integrasi email). Anda dapat melihat setiap pesanan pembelian dan transaksi terlihat melalui dasbor admin untuk proses audit yang lancar.

Akurasi tajam

Dengan proses otomatisasi, akurasi data akan meningkat lebih tajam bila dibandingkan dengan margin kesalahan manusia pada proses manual. Anda tak perlu lagi melakukan input manual invoice karena detail transaksi dapat disaring dan ditransfer secara otomatis ke seluruh platform. 


Selain itu, proses ini akan mencegah terjadinya duplikasi pembayaran ke vendor. Ditambah, software juga akan melindungi perusahaan dari entri penipuan, entri yang hilang, atau kehilangan data.

Audit mudah

Salah satu manfaat paling besar dari otomatisasi hutang dagang adalah integrasi software akuntansi dengan accounts payable software. Dengan integrasi sistem, beban pengkodean manual dan pelabelan transaksi akan hilang. 


Sistem dari Volopay juga memungkinkan Anda mentransfer catatan transaksi dan tanda terima secara langsung ke software akuntansi seperti Xero, Netsuite, dan Quickbooks. Proses audit lebih mudah, transparan dan cepat. 

Otomatisasi pembayaran lebih mudah bersama Volopay

Berdayakan anggota tim Anda dengan otomatisasi AP

Dengan beralih ke sistem otomatis dalam mengelola hutang dagang, Anda akan memberikan dampak besar bagi para pemangku jabatan perusahaan. Terutama mereka yang memiliki tanggung jawab dalam mengelola hutang dagang.  


Berikut ini adalah manfaat otomatisasi dengan account payable software untuk kepala departemen keuangan (finance leader), controller dan staf AP. 


1. Finance leader


Melacak pengeluaran


Ketua departemen keuangan dapat melacak pengeluaran dan memantau arus kas secara real-time. Visibilitas yang ditingkatkan juga membantu pengambilan keputusan, karena semua informasi keuangan mudah diakses di satu tempat.


Mengukur skalabilitas pertumbuhan


Efisiensi dan akurasi data yang diperoleh dari otomatisasi AP dapat membantu mengukur skalabilitas pertumbuhan karyawan. Dengan otomatisasi, perusahaan dapat mengelola beban kerja yang lebih berat tanpa harus menambahkan jumlah karyawan. 


Mengurangi biaya


Secara umum, otomatisasi dengan account payable software dapat mengurangi atau menghilangkan biaya yang berkaitan dengan kertas. Seperti percetakan, penyimpanan file, atau pengiriman surat. Bahkan otomatisasi AP juga dapat berperan menurunkan biaya tenaga kerja. 


Di samping itu otomatisasi menggunakan account payable software dapat membebaskan anggota tim lainnya dari beban pekerjaan akuntansi yang memakan waktu sehingga mereka dapat mengambil peran yang lebih strategis dan bertanggung jawab.


Membantu pengambilan keputusan 


Finance leader bertanggung jawab atas pengambilan keputusan yang lebih strategis tentang keuangan. Dengan otomasi proses hutang dagang, setiap finance leader dapat mengakses laporan data keuangan yang lebih akurat dan tepat waktu. Hal ini membantu membuat keputusan yang lebih tepat tentang penganggaran dan pengeluaran.




2. Finance controller


Membantu mengoptimalkan modal


Finance controller dapat transparansi yang lebih besar dengan otomatisasi AP dan pembaruan seluruh jenis data real time sehingga dapat membuat keputusan yang layak untuk bisnis. 


Dasbor dapat memberi beragam jenis data yang akurat. Mulai dari invoice yang menunggu pembayaran, diskon pembayaran awal yang dapat diambil, cashback, jumlah total invoice, dan pelaporan akrual.



Kontrol pengeluaran perusahaan


Dasbor yang disediakan oleh Volopay, memberikan data dengan detail waktu real time terkait pengeluaran perusahaan lengkap dengan analisis yang akurat. Hal ini dapat membantu tim finance controller dalam mengelola pengeluaran perusahaan, forecasting arus kas bisnis, hingga membuat rencana pelaksanaan strategis di masa depan.



Meraih diskon pembayaran awal


Dalam transaksi bisnis, melakukan pembayaran lebih awal kepada pemasok dapat memberi Anda diskon besar pada jumlah faktur. Ini menjadi salah satu manfaat terbesar dari otomatisasi AP. 


Bersamaan dengan itu, bisnis itu sendiri dapat mengurangi total biaya pembelian barang dan jasa serta menghindari gangguan rantai pasokan. Namun, Anda tidak akan bisa mendapatkan manfaat ini sampai Anda memiliki perangkat lunak hutang otomatis.



Mendapat perpanjangan waktu


Salah satu tanggung jawab controller adalah mengidentifikasi atau menciptakan cara untuk membebaskan uang dan membayar hutang bisnis, melakukan investasi. Salah satu caranya adalah dengan memperpanjang waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran kepada pemasok.


Dengan menggunakan kartu virtual tertentu, bisnis dapat langsung memperpanjang Days Payable Outstanding (DPO). Hal ini dapat dilakukan tanpa merubah syarat pembayaran.




3. AP professionals


Rasa puas meningkat


Penghapusan tugas-tugas manual dapat meningkatkan kepuasan kerja di antara karyawan departemen AP. Karyawan menjadi memiliki lebih banyak waktu dan terhindar dari burnout. Secara umum, menerapkan otomatisasi account payable dapat meningkatkan produktifitas dan rasa bahagia dari karyawan. 



Bebas dari tugas manual


Otomatisasi AP dapat meningkatkan produktivitas tim AP karena tugas yang dikerjakan akan menjadi lebih sederhana. Tidak ada lagi entri data manual atas invoice. Kesalahan juga dapat dicegah dan proses pembayaran menjadi lebih cepat. Hal-hal ini secara langsung juga membantu menghemat waktu dan sumber daya yang signifikan untuk bisnis.



Perlindungan dari fraud


Alur kerja persetujuan dari sistem AP otomatis mengharuskan setiap faktur melewati beberapa pihak untuk mendapatkan persetujuan sebelum pembayaran diproses. Dengan alur ini, staf AP dapat menangkap faktur yang berpotensi penipuan sebelum terlambat. Otomatisasi AP juga membantu melindungi data dari kerusakan atau kehilangan. 


Secara umum, alasan utama mengapa Anda harus beralih ke software hutang dagang adalah kemampuannya untuk menyediakan laporan real time tanpa melibatkan manusia. Tidak hanya mengurangi kebutuhan akan intervensi manual tetapi otomatisasi juga berarti pembaruan yang lebih cepat, dan lebih akurat. 



Proses bisnis lebih mudah


Anda dapat membuat alur kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan khusus Anda. Setelah proses boarding mudah selesai, Anda dapat menikmati semua manfaat yang ditawarkan oleh AP otomatis.

7 Langkah untuk menerapkan otomatisasi AP

Sebelum Anda mengatur perangkat lunak otomasi AP, ada perencanaan yang harus dilakukan dan pertimbangan tertentu yang harus dibuat sebelum melanjutkan dan memutuskan untuk mengalihkan proses hutang dagang ke platform digital.

1
Tinjau proses AP yang ada

Mulai dengan analisis proses AP Anda saat ini dan catat semua kendala yang dihadapi. Termasuk saat menangani, memproses faktur, dan melakukan pembayaran.


Ini akan memberi Anda pemahaman tentang kekurangan Anda dan perbaikan apa yang mungkin diperlukan.

2
Identifikasi kebutuhan yang tepat

Setelah meninjau sistem AP yang ada dan cara kerjanya, selanjutnya Anda dapat mengidentifikasi kebutuhan seperti apa yang tepat.


Setelah itu Anda dapat menjawabnya dengan mempertimbangkan implementasi software AP. 

3
Buat rancangan untuk mengusulkan rencana

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang masalah Anda saat ini, Anda harus membuat proposal yang mencantumkan mengapa anggota tim AP perlu beralih ke platform digital serta bagaimana hal itu akan membantu mereka dan perusahaan.

4
Melibatkan semua stakeholder

Dalam proses pengambilan keputusan untuk penerapan software AP, pastikan bahwa Anda melibatkan semua pemangku kepentingan terkait, termasuk tim AP dan manajer dari departemen lain yang menjadi bagian dari ekosistem baru ini.

5
Pilih penyedia otomatisasi AP

Setelah semua pihak berada di pemahaman yang sama secara internal, sekarang saatnya untuk mulai mencari perusahaan FinTech atau penyedia SaaS yang cocok yang memenuhi kriteria Anda dan pemangku kepentingan merasa nyaman dengan harga sistem otomasi.

6
Buat rencana implementasi

Setelah memilih platform SaaS digital untuk menangani AP Anda, buat rencana untuk mengalihkan semua informasi keuangan yang ada ke platform baru sehingga Anda dapat mulai menyederhanakan proses AP lebih mulus.

7
Pelatihan dan pengujian

Terakhir, Anda perlu memasukkan semua karyawan AP Anda ke platform baru dan melatih mereka untuk menggunakan sistem.


Pada 2-3 bulan pertama setelah orientasi, akan menjadi fase pengujian bagi Anda untuk menentukan apakah semuanya berjalan lancar atau tidak.

Mengapa Anda harus memilih Volopay untuk otomasi proses AP Anda?

Sebagai salah satu solusi terbaik accounts payable software for small business, Volopay dapat membantu tahap otomatisasi hutang dagang secara mulus. Menyiapkan akun di Volopay juga sangat cepat berkat proses on boarding kami dan tim customer success yang tersedia setiap saat. Volopay direkomendasikan untuk membantu mengatur keuangan dan sebagai solusi accounts payable software for small business.

Dompet multi-currency

Dompet multi-currency memungkinkan Anda melakukan pembayaran ke vendor atau pemasok di berbagai negara tanpa harus membayar biaya FX berkat infrastruktur kami yang mendukung 60+ mata uang di lebih dari 100 negara.

Alur kerja persetujuan multi-level

Dengan Volopay, Anda dapat menyiapkan kebijakan persetujuan multi-level hingga 5 level pemberi persetujuan untuk pembayaran. Langkah ini akan memastikan bahwa pembayaran dengan volume yang berbeda semuanya melalui proses persetujuan.

Dasbor vendor

Platform kami memungkinkan Anda membuat dan menyimpan semua akun vendor Anda di dalam platform untuk pembayaran mudah di masa mendatang. Termasuk vendor individu atau pemasok barang perusahaan, Anda dapat membuat akun untuk keduanya dan membayarnya dengan nyaman.

Otomatisasi AP

Saat Anda menerapkan otomatisasi account payable menggunakan Volopay, Anda dapat menjadwalkan pembayaran dan juga mengatur pembayaran berulang untuk vendor dan pemasok yang memiliki kontrak dengan Anda.

Persingkat bayar faktur dan vendor melalui otomatisasi utang dagang

Pelajari lebih lanjut tentang Volopay

Volopay, mengkombinasikan seluruh persetujuan penerimaan, kartu kredit perusahaan, pengeluaran reimbursement dan otomatisasi akuntansi hanya dengan satu platform sederhana saja.

Manajemen faktur

Software pemrosesan faktur secara modern yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola pembayaran faktur bagi para vendor baik di dalam negeri maupun di luar negeri.

Pelajari lebih lanjut.

Pembayaran vendor

Buatlah transfer untuk transaksi domestik dan internasional dengan biaya lebih rendah yang bisa Anda bayangkan.

Ketahui lebih lanjut tentang hutang dagang

Accounts payable
Account payable adalah: Definisi, jenis dan prosesnya

Secara sederhana account payable adalah tagihan yang perlu dibayarkan, termasuk kewajiban lancar dan seringkali melalui pengumpulan data secara manual.

Accounts receivable
Account receivable adalah: Arti, manfaat & pengelolaan

Pengertian account receivable adalah sejumlah dana yang perlu ditagihkan kepada pelanggan karena pembeliannya dilakukan secara mengangsur atau kredit.

FAQs on accounts payable

Hadirkan Volopay di bisnis Anda,

Dapatkan di sini
Hadirkan Volopay di Bisnis Anda