Kebijakan perjalanan bisnis: Arti, contoh & cara pembuatan
Salah satu pengeluaran terbesar perusahaan yaitu anggaran perjalanan dinas bisnis. Ketika perusahaan Anda mempunyai rencana melakukan perjalanan bisnis, penting untuk mempunyai dan menegakkan kebijakan perjalanan bisnis.
Contoh rencana anggaran biaya perjalanan dinas bisnis seperti akomodasi, konsumsi dan lainnya.
Meskipun setiap perusahaan mempunyai keunikan masing-masing akan kebijakan perjalanan bisnis. Namun salah satu keuntungan dari mempunyai kebijakan ini yaitu pengeluaran bisa tetap terkontrol dan terpantau sehingga bisa menghemat biaya perusahaan.
Apa itu kebijakan perjalanan bisnis?
Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan untuk kepentingan bisnis. Perjalanan bisnis ini seringkali disebut juga sebagai perjalanan dinas kantor ataupun perjalanan dinas bisnis.
Perjalanan bisnis mempunyai berbagai manfaat seperti para karyawan mempunyai kesempatan untuk mempelajari tentang industrinya sehingga diharapkan dapat memperoleh berbagai ide baru yang bisa dieksplor lebih dalam untuk kemajuan perusahaan.
Perjalanan bisnis karyawan dilakukan sesuai dengan aturan kebijakan anggaran perjalanan bisnis. Kebijakan perjalanan bisnis adalah aturan atau pedoman yang ditetapkan sebagai panduan karyawan yang berhubungan dengan biaya perjalanan bisnis ataupun pengeluaran lainnya. Setiap perusahaan mempunyai aturan yang berbeda untuk kebijakannya sehingga perlu disesuaikan.
Pada penyusunannya contoh rencana anggaran biaya perjalanan dinas antara satu perusahaan dan lainnya bisa digunakan sebagai gambaran. Pembuatan kebijakan tersebut menjadi perihal penting agar pengeluaran bisnis bisa dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
Pada beberapa kasus, pengeluaran perjalanan bisnis dapat menjadi salah satu biaya terbesar bagi perusahaan. Memahami tentang manfaat penyusunan kebijakan anggaran ini tentunya menjadi bagian esensial. Ketahui lebih lanjut juga bagaimana cara kelola pengeluaran perjalanan bisnis yang efektif, pada ulasan artikel kami tentang panduan mengelola biaya perjalanan bisnis.
Manfaat penyusunan kebijakan perjalanan bisnis
Kebijakan penggunaan anggaran tepat
Karyawan dapat dengan bijak mempertimbangkan setiap pengeluaran yang dilakukan karena segalanya tertuang dalam aturan perusahaan. Hal ini menjadikan penggunaan uang perusahaan sesuai dengan jalur yang ditetapkan.
Meningkatkan kenyamanan karyawan
Setiap karyawan perlu memahami ekspektasi apa saja yang diharapkan oleh perusahaan saat melakukan perjalanan dinas bisnisnya. Kebijakan perjalanan bisnis dapat membantu memberikan pemahaman dan meminimalisir kebimbangan yang mungkin terjadi.
Laporan pengeluaran yang akurat
Setiap pengeluaran dapat dilaporkan secara akurat dan segera, dilengkapi bersamaan dengan dokumen pendukung yang diperlukan.
Apabila terdapat satu dokumen yang hilang maka bisa mempersulit pembuatan laporan maupun klaim sehingga setiap bukti pembayaran harus disimpan dengan baik.
Proses yang hemat waktu karyawan
Hemat waktu, karyawan tidak perlu mencari dan memesan segalanya sendiri. Tentunya proses yang demikian bisa menghabiskan banyak waktu.
Terdapat dua opsi, perusahaan bisa mengarahkan ke agen travel terkait atau mempersiapkan segala akomodasi yang diperlukan.
Bagaimana penyusunan kebijakan perjalanan bisnis?
Tujuan dilakukannya penyusunan kebijakan perjalanan bisnis tidak lain yaitu memberikan kejelasan kepada karyawan dan manajemen tentang pendoman dan persyaratan pelaporan pengeluaran.
Pedoman tersebut terkait batasan-batasan pengeluaran dan penggantian biaya (reimbursement) untuk laporan pengeluaran bisnis. Selain itu juga memberikan wawasan tentang tanggung jawab setiap karyawan dalam memberikan laporan dan mengendalikan pengeluarannya.
Berikut terdapat beberapa poin yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan kebijakan perjalanan bisnis:
1. Persyaratan pengeluaran dan penggantian biaya
Persyaratan pengeluaran meliputi beberapa bagian seperti kategori pengeluaran mana yang bisa di reimburse, berapa besaran limit anggaran yang bisa diganti dan lainnya. Sedangkan penggantian biaya reimbursement biasanya dapat segera dilakukan dalam jangka waktu 30 hari agar klaim sebagian atau keseluruhan bisa diperoleh.
2. Kategori pengeluaran
Kategori pengeluaran seperti tiket pesawat, biaya akomodasi, biaya penginapan seperti hotel dan lainnya sebaiknya disusun sedetail mungkin saat kebijakan dibuat. Anda juga bisa menetapkan beberapa kategori yang tidak termasuk dalam kebijakan pengeluaran perjalanan bisnis. Oleh sebab itu, mencantumkan kategori yang tidak termasuk dalam hal ini tetaplah diperlukan.
3. Batasan anggaran reimbursement
Tetapkan batasan anggaran yang bisa diklaim. Pengaturan limit pengeluaran anggaran dalam setiap kategori perlu untuk diperhatikan, akan tetapi anggaran yang terlalu dibatasi juga bisa mempersulit karyawan.
Anda bisa menetapkan batasan anggaran sesuai dengan data histori pengeluaran yang telah dilakukan sebelumnya dengan penyesuaian harga secara umum. Misalnya limit biaya menginap sebesar Rp 650.000 per hari.
4. Laporan pengeluaran perjalanan dan reimbursement
Anda perlu memaparkan garis besar tentang proses pengajuan reimbursement, seperti pengiriman bukti pembayaran hingga jangka waktu proses reimbursement bisa dilakukan. Hal ini sebaiknya dijabarkan secara rinci dalam penyusunan kebijakan agar tidak terjadi kesalahpahaman diantaranya:
• Apakah reimbursement bisa dilakukan langsung setelah pulang dari perjalanan?
• Bukti pembayaran seperti apa yang perlu dikirimkan agar klaim bisa dilakukan?
• Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mencairkan pengajuan klaim?
• Apa saja kategori pengeluaran yang bisa diklaim dan tidak bisa diklaim?
5. Keselamatan karyawan
Keselamatan adalah salah satu perihal utama yang tidak bisa diabaikan begitu saja sehingga diperlukan penjelasan lebih lanjut perihal keselamatan karyawan dalam kebijakan perjalanan bisnis.
Pastikan bahwa setiap karyawan mempunyai informasi kontak pihak terkait yang sebaiknya dihubungi ketika berada dalam situasi darurat. Anda juga perlu merincikan tentang kebijakan asuransi perjalanan pada aturan tersebut.
6. Pertimbangkan faktor eksternal
Pada saat melakukan perjalanan terkadang terdapat beberapa faktor lain yang bisa mempengaruhinya seperti faktor eksternal. Pengaturan anggaran sebaiknya juga mempertimbangkan faktor eksternal, misalnya kenaikan inflasi maupun faktor lainnya.
Pengeluaran yang bisa dan tidak bisa diklaim
Adapun beberapa pengeluaran perjalanan yang umumnya bisa diganti dan tidak bisa diganti, sebagai berikut:
Pengeluaran yang bisa diklaim
• Transportasi
• Akomodasi perjalanan bisnis
• Keperluan peralatan kantor
• Pelatihan, pendidikan dan konferensi
• Konsumsi seperti makanan, hiburan dan pengeluaran lain yang ditetapkan
Penting untuk dipahami bahwa pengeluaran tersebut di atas harus disetujui sebelumnya agar bisa diklaimkan. Apabila atasan atau tim human resources terkait tidak memasukkannya sebagai daftar yang perlu untuk pekerjaan maka klaim tidak bisa dilakukan.
Pengeluaran yang tidak bisa diklaim
• Barang pribadi yang hilang
• Pengeluaran pribadi yang tidak berkaitan dengan pekerjaan
• Pengeluaran yang dilakukan oleh pasangan atau yang bukan karyawan
• Hiburan atau makanan yang tidak sah selama perjalanan
• Pengenaan denda saat mengoperasikan kendaraan perusahaan dan lainnya
Penjabaran poin di atas mencakup pengeluaran umum yang dilakukan. Jika terdapat beberapa ketidakyakinan terhadap pengeluaran yang bisa diganti ataupun tidak, sebaiknya selalu berkonsultasi bersama pihak atasan atau tim human resources.
Bagaimana kebijakan proses penggantian biaya?
Para karyawan sebaiknya memperhatikan beberapa poin berikut ini agar reimbursement bisa dilakukan:
• Menyimpan bukti pembayaran atau kwitansi asli
• Mengirimkan bukti pembayaran secara jelas dalam jangka waktu tertentu
• Memastikan keakuratan lokasi, tanggal pengeluaran
• Pemilihan kategori pengeluaran, seperti kategori digital marketing, akomodasi, perlengkapan kantor, hiburan atau makanan)
• Cantumkan catatan tambahan untuk merincikan pengeluaran
• Pastikan setiap prosedur yang diminta dapat terpenuhi agar pencairan bisa segera didapatkan.
Poin di atas merupakan gambaran prosedur umum reimbursement dan setiap perusahaan mempunyai prosedurnya masing-masing. Penting untuk mematuhi dan memperhatikan dengan seksama setiap aturan, prosedur dan persyaratan yang diminta.
Contoh rencana anggaran perjalanan dinas bisnis yang perlu diperhatikan
Berikut terdapat contoh rencana anggaran perjalanan dinas bisnis dalam menetapkan kebijakannya:
Biaya transportasi
Biaya transportasi ini meliputi penggunaan transportasi udara maupun darat baik menggunakan pesawat, kendaraan online maupun mobil pribadi. Karyawan sebaiknya menggunakan maskapai penerbangan dengan biaya terendah bila memungkinkan dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Perjalanan melalui udara
Pemilihan biaya terendah mempunyai tujuannya yaitu agar bisa menghemat biaya keberangkatan dan pulang (PP). Selain itu menetapkan waktu singgah yang tidak lebih dari satu jam dan tidak memerlukan lebih dari satu tempat transit untuk setiap perjalanan.
Hat tersebut supaya tidak memperpanjang lamanya perjalanan karena bisa menambah biaya. Sedangkan ketika melakukan pemesanan tiket pesawat sebaiknya dibuat seawal mungkin agar bisa memperoleh potongan harga.
b. Penggunaan mobil pribadi
Ketika mobil pribadi digunakan untuk kepentingan perusahaan, maka akan terdapat kompensasi dengan perhitungan nominal jumlah tertentu per kilometernya. Dokumentasi perjalanan yang dilakukan sebaiknya dimuat secara rinci seperti lokasi, struk pengisian bahan bakar, tanggal, tujuan bisnis, jarak tempuh dan orang yang dikunjungi.
c. Kendaraan umum
Penggunaan kendaraan umum seperti taksi konvensional maupun kendaraan online lainnya bisa menjadi pilihan dengan memperhatikan biaya terendah yang akan dikeluarkan. Pertimbangkan pemilihan tempat tinggal untuk menginap semalam saat dirasa biaya kendaraan yang terlalu mahal untuk meminimalkan anggaran.
Biaya penginapan
Sebaiknya menggunakan hotel yang disediakan oleh agen perjalanan perusahaan karena akan memperhatikan harga terbaik, kualitas yang memadai dan nyaman. Hal ini dikarenakan agen perjalanan mempunyai kualitas daftar pilihan yang bermacam sehingga mampu memberikan tarif yang menguntungkan bagi bisnis.
Biaya makan
Biaya makan mulai dari sarapan, makan siang dan makan malam (biaya makan sehari tiga kali) akan ditanggung oleh perusahaan selama perjalanan bisnis berlangsung. Karyawan mempunyai jatah makanan dengan besaran nominal tertentu per harinya. Tanda bukti pembayaran juga sebaiknya selalu disimpan dengan baik.
Ketika karyawan membelanjakan biaya makan tamu, maka perusahaan wajib menggantikannya. Biasanya uang makan akan diberikan secara penuh per hari kepada karyawan.
Biaya lain-lain
Ketiga biaya contoh rencana anggaran biaya perjalanan dinas di atas merupakan biaya pokok yang wajib dipenuhi oleh perusahaan saat karyawan menjalankan tugas perjalanan dinas bisnisnya. Adapun biaya lain-lain yang biasanya merupakan biaya tak terduga maupun biaya baru yang disesuaikan dengan situasi yang sedang terjadi.
Contohnya, saat terjadi permasalahan kesehatan global yaitu pademi COVID-19 maka perusahaan wajib menyiapkan anggaran untuk keperluan tes kesehatan seperti PCR (polymerase chain reaction) ataupun antigen agar perjalanan bisa dilaksanakan dengan lancar untuk keberlangsungan bisnis.
Selain itu, faktor lain yang bisa mempengaruhi tambahan biaya lainnya seperti lamanya menginap, lamanya perjalanan hingga golongan level jabatan yang diemban oleh setiap karyawan, biaya laundry dan lain sebagainya.
Format simpel rencana anggaran perjalanan bisnis
Berikut format contoh rencana anggaran biaya perjalanan dinas bisnis untuk mengetahui pengeluaran yang dilakukan melebihi atau berada di bawah biaya anggaran yang ditetapkan:
Format contoh diatas merupakan gambaran format sederhana untuk mengetahui rincian besaran anggaran yang dihabiskan selama waktu tertentu.
Rincian contoh rencana anggaran biaya perjalanan dinas dapat menjadi data historis sekaligus membantu mengevaluasi, mengukur pengeluaran perusahaan dan memproyeksikan pengeluaran yang akan dilakukan pada periode selanjutnya.
Cara membuat kebijakan perjalanan bisnis
Membuat kebijakan tersebut, perlu memperhatikan bermacam faktor yang menyertainya. Berikut ini beberapa poin yang dapat menjadi acuan agar kebijakan perjalanan dinas bisnis menjadi lebih tertata:
Pastikan karyawan memahami kebijakannya
Jelas dan sederhana merupakan poin penting yang patut digaris bawahi supaya kepatuhan karyawan bisa tercapai. Jika karyawan Anda sulit untuk memahami peraturan tersebut, maka akan sulit pula untuk menerapkannya.
Sebaiknya fokus untuk menyusun kebijakan yang jelas, ringkas dan komprehensif dalam penyajiannya baik berupa informasi maupun lainnya.
Evaluasi kebijakan perjalanan bisnis
Lakukan evaluasi sebelum menyusun kebijakan baru. Analisis apa yang tidak dapat terpenuhi, bagian mana yang salah maupun tantangan apa yang muncul sehingga kepatuhan sulit tercapai. Ketika Anda bisa memenuhi pertanyaan dasar saat melakukan evaluasi, maka optimasi kebijakan baru bisa tercapai.
Perhatikan kepuasan karyawan
Meskipun penghematan biaya merupakan faktor esensial yang perlu diperhatikan, namun jangan sampai mengabaikan kepuasan atau kenyamanan karyawan. Apabila peraturan yang dibuat memunculkan ketidakpuasan, maka risiko ketidakpatuhan bisa membayangi.
Penyeimbangan dalam pembuatan aturan antara tujuan perusahaan dan kepuasan karyawan penting untuk diperhatikan.
Perjelas kebijakan tujuan bisnis
Setiap perusahaan mempunyai keunikan masing-masing atas kebijakan yang dibuat. Perbedaannya kembali lagi yaitu tergantung dari tujuan bisnis yang ingin dicapai melalui kebijakan tersebut.
Pengaturan skala prioritas terhadap tujuan bisnis juga penting untuk diperhatikan, bagaimana cara mencapainya dan kepada siapa karyawan diarahkan.
Bagaimana Volopay bantu manajemen perjalanan bisnis?
Langkah pertama, Anda perlu memilih software yang tepat sehingga perusahaan mempunyai sistem yang kuat untuk kesuksesannya. Infrastruktur, software dan pendekatan yang diadopsi saat menyimpan dan mengelola kebijakan perjalanan dapat digunakan untuk strategi jangka panjang guna menetapkan kebijakan yang efisien.
Penyederhanaan keputusan, menciptakan platform manajemen perjalanan dan pengeluaran yang sederhana dan mudah digunakan dalam satu dasbor menjadi bagian integral yang kami capai di Volopay. Klaim reimbursement bisa dilakukan sesegera mungkin ketika diperlukan menggunakan dana pribadi.
Volopay menawarkan platform pemesanan perjalanan corporate mulai dari awal hingga akhir yang intuitif. Memberikan solusi yang mempermudah pembayaran, pengelolaan pengeluaran dan rekonsiliasi. Anda juga bisa menerbitkan kartu perjalanan corporate eksklusif untuk para karyawan bersama Volopay. Memiliki kartu corporate yang tepat dapat memberikan manfaat bagi bisnis dalam berbagai hal. Namun mempunyai manajemen kartu corporate yang efektif tentu tak kalah pentingnya.
Kartu tersebut nantinya akan bisa dilacak dan dikontrol dari jarak jauh melalui manajemen pengeluaran Volopay yang komprehensif. Terlebih, setiap transaksi yang dibuat dapat tercatatkan dan terverifikasi secara real-time sehingga memberikan visibilitas konstan atas pengeluaran yang terjadi.