Memahami praktik terbaik manajemen kartu corporate
Terdapat proses bisnis yang perlu dibicarakan. Bukan sekedar mengenai cara pelacakan atau yang lainnya. Memberikan keputusan kepada siapa kartu diserahkan juga perlu dipertimbangakan. Manajemen kartu corporate yang tepat membantu mengurangi banyak waktu yang digunakan dari adanya proses manual.
Tanpa pemilihan platform tepat yang bisa terhubungkan dengan kartu dapat membuat proses menjadi rumit. Bagaimanapun manajemen kartu corporate yang tepat sebaiknya mampu memberikan kepuasan dan menjawab tantangan kebutuhan bisnis.
Pengertian singkat apa itu manajemen kartu?
Ketika berbicara mengenai manajemen kartu, maka akan berhubungan dengan suatu sistem. Sistem manajemen kartu pada bagian ini bertugas untuk membuat dan mengelola kartu kredit fisik maupun virtual.
Hal tersebut termasuk menerbitkan kartu maupun mengelola data yang terkait dengan perihal tersebut. Adanya manajemen kartu dapat mempermudah dan mempersingkat proses pembayaran transaksi bisnis.
Mengapa manajemen kartu corporate penting?
Setiap perusahaan yang tumbuh memerlukan pelacakan data kemana saja uang keluar yang digunakan. Cara simpel untuk mengetahui jejak penggunaan uang perusahaan yaitu dengan pelacakan dan pemonitoran melalui kartu corporate bagi setiap karyawan.
Kartu ini membantu meningkatkan akuntabilitas karyawan, mencegah penggunaan dana pribadi untuk kepentingan perusahaan dan membuat proses pembayaran menjadi lancar. Baik kartu kredit corporate maupun kartu debit corporate.
Ketika kartu digunakan secara bijak dan cermat, maka pertumbuhan perusahaan bisa tercapai lebih baik. Sejauh transparansi pengeluaran didapat dan dikontrol dengan mudah.
Di samping itu, manajemen kartu corporate memberikan sebuah sistem modern yang mempermudah pengeluaran bisnis sesuai dengan kebijakan perusahaan dengan sistem yang terpusat di satu dasbor.
Apakah kartu kredit corporate dan bisnis sama?
Seringkali kita mendengar bahwa kartu kredit korporat dan bisnis mempunyai pengertian yang sama. Akan tetapi, berikut terdapat sekilas perbedaan mendasar dalam memberikan pemahaman lebih lanjut.
Pada segi eligibilitas pendapatan (revenue), penggunaan kartu korporat lebih ditujukan bagi perusahaan yang mempunyai revenue lebih tinggi dibandingkan dan jumlah karyawan yang lebih banyak dibandingkan kartu kredit bisnis.
Biasanya kartu kredit bisnis, lebih tepat digunakan bagi bisnis berskala lebih kecil yang diikuti dengan perputaran transaksi lebih rendah.
Perusahaan bertanggung jawab atas segala pengeluaran. Sedangkan karyawan, bertanggung jawab atas laporan pengeluaran biaya, kemudian dilakukan rekonsiliasi.
Selain itu saat menggunakan kartu kredit, penerbit kartu perlu memeriksa histori kredit perusahaan sebelum kartu diterbitkan.
Pada saat audit keperluan pengauditan kartu kredit korporat lebih tinggi dibandingkan kartu kredit bisnis. Hal ini dikarenakan kartu kredit bisnis mempunyai skala yang tidak sebesar kartu kredit korporat.
Pengajuan kartu kredit korporat mempunyai persyaratan lebih rinci dan pengauditan yang lebih diperlukan.
Keuntungan pakai manajemen kartu corporate modern
Secara umum, kartu corporate modern mempunyai beberapa fitur yang bisa membantu kemajuan bisnis Anda.
Kartu sesuai permintaan
Transaksi pembayaran pengeluaran perusahaan akan mempermudah karyawan saat mempunyai kartu corporate modern. Terlebih jika sebagian besar transaksi dilakukan secara online.
Mempunyai kartu corporate yang dapat diterbitkan lebih dari satu kartu, memberikan kemudahan bertransaksi baik kartu fisik maupun virtual.
Menariknya, kartu corporate mempunyai fitur kustomisasi yang mana pada sebagian provider desain kartu bisa disesuaikan dengan logo dan identitas perusahaan. Meningkatkan kredibilitas pada bisnis Anda!
Pelacakan pengeluaran
Manajemen kartu corporate membantu memusatkan pengeluaran bisnis dan memudahkan laporan bulanan menjadi terpusat. Saat pengajuan biaya dilakukan, maka bisa ditampilkan pada laporan akun yang dimiliki.
Memberikan visibilitas bagi kepala departemen dan tim keuangan untuk bisa mengetahui detail terjadinya transaksi pengeluaran, memblokir transaksi mencurigakan dan membantu menjaga arus kas bisnis supaya tetap stabil.
Fleksibilitas
Kebutuhan bisnis bisa lebih disesuaikan, kartu mana yang paling cocok.
Misalkan sebagian besar transaksi terkait dengan pembayaran online, maka kartu virtual bisa menjadi opsi atau saat sering bepergian sehingga perlu manajemen kartu corporate khusus travelling.
Penggunaan kartu virtual dalam bertransaksi, dilengkapi dengan kebijakan perjalanan bisnis yang kuat dapat menekan sebagian besar biaya di bisnis Anda.
Pengontrolan
Bukan hanya pengontrolan biaya, akan tetapi melalui data yang terlacak dan terkumpul, Anda bisa mengetahui aliran dana bisnis secara tepat dan akurat.
Melakukan evaluasi, pada bagian mana pengeluaran yang tidak semestinya dilakukan hingga memudahkan negosiasi dengan vendor.
Tanpa adanya sistem pengelolaan kartu corporate yang tepat dan terpusat, berbagai kemudahan tersebut dapat menjadi rumit.
Navigasi mudah
Detail kartu apa pun yang diperlukan sebaiknya bisa diakses dengan mudah melalui perangkat lunak yang terhubungkan.
Sistem manajemen pengeluaran juga harus mempunyai pengalaman pengguna yang interaktif dan bebas repot.
Digitalisasi pengeluaran bisnis
Setiap detail pengeluaran dapat terdeteksi dengan mudah, terutama saat terdapat aktivitas transaksi yang mencurigakan.
Gunakan solusi pembayaran digital otomatis dan dapatkan notifikasi atas aktivitas transaksi yang meragukan.
Optimalkan kontrol pengeluaran bisnis Anda pakai kartu corporate
Masalah apa yang muncul tanpa manajemen kartu corporate?
Proses kompleks
Mempunyai kartu dapat bantu mempermudah segala macam pengeluaran bisnis. Meminimalisir proses yang kompleks, misalnya tanpa kartu corporate modal kerja dan manajemen arus kas akan sulit dikontrol terutama saat memindahkan bukti pembayaran.
Penggunaan kartu mampu melacak segala macam transaksi bisnis, mempermudah pengecekan pembayaran dan analisa pengeluaran.
Anda bisa mengatur modal kerja bisnis dan meningkatkan posisi kas, pengembalian bertahap juga bisa diperoleh dari adanya layanan rewards maupun cashback yang tersedia.
Sulit menyatukan sistem
Sebagian perusahaan memutuskan menggunakan kartu hanya fokus pada pengeluaran terbesar bisnis. Mengemban beberapa biaya seperti waktu dan visibilitas yang kurang mumpuni.
Waktu karena rekonsiliasi dan pengkodean manual yang dilakukan, seringkali menguras banyak waktu tim keuangan. Ditambah lagi, jika pengeluaran tidak dilaporkan secara tepat waktu.
Sedangkan visibilitas karena, tidak dapat diketahui berapa jumlah biaya yang dikeluarkan untuk penggunaan kartu pribadi sampai karyawan mengirimkan laporan pengeluaran.
Estimasi perkiraan dan akrual, perlu dibuat kemudian dilakukan perbaikan saat laporan pengeluaran yang sebenarnya dikirimkan.
Menyita waktu
Proses manual yang dilakukan menghabiskan banyak waktu tim keuangan. Tim keuangan akan sibuk mencari transaksi mana yang menghabiskan anggaran terbesar bisnis. Semakin sering proses manual dan penggunaan kertas diterapkan, maka semakin sering pula waktu yang akan habis terbuang.
Waktu tersebut sebaiknya digunakan untuk mengerjakan perihal yang lebih strategis, perencanaan maupun evaluasi untuk improvisasi.
Cara kelola kartu corporate untuk bisnis Anda
Memiliki manajemen kartu corporate yang tepat bisa bantu meningkatkan kontrol yang proaktif dan akuntabilitas perusahaan Anda.
Penyusunan kebijakan pengeluaran sebaiknya dilakukan seefektif mungkin. Penyusunan sebaiknya memberikan keuntungan dan juga realistis bagi para karyawan. Biaya yang dikeluarkan haruslah sesuai dengan kebijakan pengeluaran perusahaan.
Mudah atur limit, buat kartu baru, membekukan dan memblok kartu dan lain-lain merupakan bagian dari fungsi yang ditawarkan serta sebaiknya bisa diimplementasikan tanpa repot.
Pendelegasian kartu sebaiknya diberikan pada karyawan tertentu. Hal ini dikarenakan beberapa karyawan tidak selalu terlibat langsung pada pembayaran. Memberikan setiap karyawan kartu dapat meningkatkan biaya penerbitan dan perawatan kartu.
Mempunyai kebijakan sistem persetujuan dapat membantu dalam mencegah penyalahgunaan dana kartu. Dana yang tersedia pada kartu, mengacu pada pengeluaran yang diperlukan bisnis.
Apabila mempunyai dana tambahan, admin mempunyai otoritas dalam memberikan persetujuan dana tambahan yang diajukan pada kartunya.
Berikan instruksi yang jelas kepada karyawan Anda mengenai penggunaan kartu korporat. Pada area mana pengeluaran bisa terjadi dan pada bagian mana yang secara jelas dilarang.
Selain itu, apakah para karyawan juga masih perlu memberikan bukti pembayarannya, meskipun telah di upload? Sebaiknya berikan penjelasan rincinya.
Pantau setiap pengeluaran yang dilakukan karyawan secara berkala. Terlebih jika pengeluaran yang dilakukan tidak berhubungan dengan keperluan bisnis.
Manajemen kartu corporate bisa membantu memberikan informasi rincian pengeluaran yang terjadi.
Dapatkan kartu corporate modern bersama Volopay
Kebahagiaan karyawan merupakan keuntungan yang juga perlu dipertimbangkan. Memberikan kartu corporate bagi karyawan, seperti kartu kredit dapat menghilangkan keperluan menggunakan uang pribadi mereka.
Tentunya ini menjadi penting bagi bisnis, saat pengajuan dilakukan terlambat dan misalkan karyawan sedang melakukan perjalanan kantor maka mereka perlu membayarkan tagihan kartu kredit sebelum pengeluaran direimburse.
Modernisasikan manajemen kartu corporate Anda bersama Volopay. Baik bisnis kecil, menengah maupun bisnis berskala besar kami menyediakan dan menawarkan berbagai fitur untuk manajemen kartu yang lebih baik dan lini kredit bisnis pada kartu kredit.
Kartu fisik untuk setiap tim bisa didapatkan bersama kami. Alur persetujuan multi-level, visibilitas real-time, kartu individu untuk setiap karyawan dan pengaturan limit untuk setiap kartu dengan keamanan yang mumpuni.
Selain itu, pengaturan pembayaran subscription melalui kartu virtual unlimited menjadi lebih ringan. Kartu ini bisa diatur untuk pembayaran spesifik, mudah kelola subscription dan histori transaksi instan untuk semua pengeluaran.
Fitur Volopay Bill Pay, membuat penataan pembayaran vendor menjadi lebih tertata dengan rincian yang detail atas setiap transaksi yang terjadi. Saat faktur (invoice) diterima, melalui sistem teknologi OCR software manajemen invoice dapat memindai dan membaca otomatis.