Pahami, panduan lengkap manajemen biaya perjalanan bisnis

Manajemen biaya perjalanan bisnis menjadi bagian yang tak terlepaskan dari keberhasilan suatu perusahaan. Biaya ini tidak hanya mencakup pemesanan tiket, biaya makan maupun transportasi. Akan tetapi dalam praktiknya juga terdapat proses persetujuan pengeluaran, reimbursement dan kepatuhan agar arus kas dapat terorganisir dengan optimal.


Meskipun demikian terdapat beberapa tantangan yang perlu diperhatikan, khususnya bagi departemen keuangan salah satunya menjaga pengeluaran agar tetap terkendali. Terkadang sulit untuk mencapai hal tersebut bagi tim keuangan karena visibilitas yang kurang memadai. Penggunaan software yang cerdas bisa membantu manajemen pengeluaran perjalanan bisnis. 

Apa yang dimaksud manajemen biaya perjalanan bisnis?


Perjalanan bisnis adalah kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh karyawan atau pegawai untuk kepentingan bisnis. Sedangkan biaya perjalanan bisnis adalah biaya perjalanan yang dikeluarkan oleh bisnis selama berlangsungnya kegiatan. Tanpa memandang seberapa besar ukuran perusahaan Anda, pengelolaan pengeluaran perjalanan bisnis sebaiknya tidak disepelekan.


Pengelolaan ini seringkali dikenal sebagai manajemen biaya atau pengeluaran perjalanan bisnis yaitu sebuah sistem yang berfungsi untuk mengawasi dan mengelola perjalanan karyawan, seperti perencanaan perjalanan, penetapan anggaran, peraturan kebijakan pengeluaran dan lainnya. 


Pada umumnya biaya perjalanan bisnis adalah dianggarkan setiap tahunnya oleh perusahaan sehingga pengeluarannya perlu diperhatikan sebaik mungkin. Pembuatan anggaran dan pengelolaan ini biasanya melibatkan tim keuangan. 

Contoh anggaran biaya perjalanan bisnis


Biaya yang dikeluarkan untuk melaksanakan perjalanan ini haruslah berkaitan dengan tujuan bisnis. Oleh sebab itu, dalam pelaksanaannya tidak boleh menggunakan biaya ini untuk keuntungan pribadi. Berikut contoh anggaran biaya perjalanan bisnis, antara lain:


• Pertemuan rapat 


• Transportasi seperti sewa kendaraan


• Konsumsi atau makan


• Parkir, pembayaran toll


• Penginapan seperti bayar hotel


• Entertainment


• Dan lain-lain


Akan tetapi setiap perusahaan mempunyai penganggaran biaya perjalanan bisnis yang berbeda dengan kebijakan yang berbeda pula. Pembahasan terkait sejauh apa pentingnya kebijakan pengeluaran ini akan diulas pada bagian selanjutnya.

Lalu, seberapa perlu kebijakan biaya perjalanan bisnis diterapkan?


Berdasarkan contoh anggaran biaya perjalanan bisnis di atas, pembuatan anggaran perjalanan bisnis perlu disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Kebijakan pengeluaran ini tidak bisa pandang sebelah mata karena tanpa adanya kebijakan yang jelas baik untuk perusahaan besar maupun bisnis rintisan bisa berdampak yang kurang baik bagi bisnis.


Kebijakan pengeluaran ini mempunyai beberapa tujuan seperti menjaga kestabilan arus kas perusahaan berdasarkan anggaran yang telah disusun, memuat peraturan tentang reimbursement agar reimburse dana dilakukan sesuai prosedur dan tetap bisa digantikan oleh perusahaan, menghindari kecurangan yang mungkin terjadi dan lainnya. 

Jenis biaya perjalanan bisnis yang perlu dipertimbangkan


Adapun terdapat tiga jenis pengeluaran perjalanan bisnis utama yang seringkali ditemui dan ditanggung oleh perusahaan:


1. Biaya transportasi


Biaya transportasi adalah biaya yang krusial karena seringkali digunakan dalam bisnis. Biaya transportasi meliputi transportasi pesawat, kereta, taksi, kendaraan online dan lainnya. Setiap transportasi yang digunakan tersebut dilindungi oleh kebijakan biaya perjalanan bisnis. Perlindungan ini mulai dari keberangkatan hingga pulang dari perjalanan.


Pada bagian ini terdapat pengecualian ketika karyawan bepergian untuk kepentingan pribadi seperti bertemu dengan kerabat, maka bukan menjadi tanggung jawab perusahaan melainkan ditanggung karyawan sendiri.


2. Biaya akomodasi


Terdapat hal krusial lain yang menyangkut biaya ini yaitu biaya akomodasi yang meliputi tempat tinggal seperti hotel maupun penginapan. Pada bagian ini karyawan tidak bisa menentukan tempat tinggal mana yang ingin dihuni karena keputusan tersebut berada pada perusahaan. 


3. Biaya makan dan minum selama perjalanan


Perusahaan wajib menanggung segala keperluan biaya terkait makanan dan minuman sehingga perlu dialokasikan anggaran untuk biaya ini.

Seberapa penting peran manajemen perjalanan bisnis?


Manajemen perjalanan bisnis adalah mempunyai peran yang tidak bisa dianggap sepele karena bisnis memerlukan hasil optimal dari apa yang telah dikeluarkan selama perjalanan bisnis dilakukan. Penting untuk menganalisis, memastikan bahwa karyawan tidak perlu membayar lebih atas apa yang diperlukan seperti transportasi ataupun penginapan. 


Hal tersebut juga memastikan bahwa segala pengeluaran dapat terdistribusikan dengan baik atas perencanaan yang ditetapkan untuk kepentingan perusahaan. Adapun terdapat empat kategorisasi manajemen perjalanan bisnis:


Pengontrolan keuangan


Perlu keterlibatan masing-masing departemen untuk melakukan evaluasi dan menyusun kebutuhan perjalanan bisnis. Pada penyusunan biaya pengeluaran perjalanan bisnis adalah mengacu pada pengeluaran yang telah terjadi maupun saat ini.

Keamanan dan efisiensi


Memastikan keselamatan dan efisiensi pengeluaran selama karyawan melakukan perjalanan bisnis. 


Kepatuhan kebijakan


Memerlukan pembuatan kebijakan perjalanan bisnis sehingga biaya yang dikeluarkan bisa berkurang atau tidak melebihi penetapan anggaran.


Produktivitas


Memberikan kenyamanan karyawan selama perjalanan berlangsung supaya bisa mencapai tujuan perusahaan. Hal tersebut diharapkan membantu para karyawan untuk bisa berkonsentrasi secara optimal dalam menyelesaikan pekerjaan dan mendapatkan hasil yang terbaik.

Tantangan perjalanan bisnis yang menjadi beban departemen keuangan


Tidak peduli ukuran perusahaan Anda baik perusahaan besar atau perusahaan kecil seperti UMKM seringkali menghadapi tantangan ketika mengelola pengeluaran perjalanan. Meskipun pengelolaan yang tidak efisien bukan berdampak secara langsung terhadap departemen lain, tetapi perlu menjadi perhatian bagi departemen keuangan untuk menghadapi tantangan yang muncul:


Penanganan permintaan yang banyak


Pemilihan penginapan mewah dapat menghabiskan anggaran bisnis. Pemilihan tempat tinggal sebaiknya disesuaikan dengan anggaran yang dimiliki. Penekanan rata-rata biaya perjalanan yang dihabiskan dapat dilakukan dengan penggunaan software seperti Volopay. Platform ini membantu Anda memberikan alternatif pilihan yang terbaik secara instan.

Menjaga pengeluaran tetap terkendali


Perencanaan total biaya perjalanan bisnis bisa sangat merugikan departemen keuangan. Hal ini dikarenakan tim keuanganlah yang berwenang untuk merencanakan perjalanan bisnis karyawan serta mengestimasikan rata-rata biaya yang diperlukan. 


Para tim keuangan harus dapat membuat perencanaan secara tepat yang sebaiknya tidak terlalu mahal maupun terlalu murah sehingga dapat merugikan kedua belah pihak yaitu perusahaan dan karyawan. 


Pemantauan persetujuan


Terdapat biaya tak terduga saat karyawan melaksanakan perjalanan bisnis. Apabila perusahaan tidak menghitung dan melibatkannya, maka karyawan perlu mendapatkan persetujuan sebelum mengeluarkan dananya atau mengajukan klaim penggantian biaya.

Bagaimana cara mengurangi biaya perjalanan bisnis?


Kebijakan perjalanan yang tidak efisien dapat membebani manajemen biaya perjalanan sehingga diperlukan perancangan sistem yang kuat dan sempurna, memungkinkan pengelolaan biaya perjalanan menjadi mudah: 


1. Pilih penganggaran yang mudah digunakan


Pemilihan penginapan mewah dapat menghabiskan anggaran bisnis. Pemilihan tempat tinggal sebaiknya disesuaikan dengan anggaran yang dimiliki. Penekanan rata-rata biaya perjalanan yang dihabiskan dapat dilakukan dengan penggunaan software seperti Volopay. Platform ini membantu Anda memberikan alternatif pilihan yang terbaik secara instan.


2. Kebijakan perjalanan digital


Pada umumnya perusahaan tidak memiliki kebijakan perjalanan bisnis, jikalau pun ada pengimplementasiannya kurang ketat. Software perjalanan otomatis seperti Volopay, membantu menggabungkan kebijakan perjalanan bisnis Anda secara mudah, menegakkan aturan dan memastikan kepatuhan.


Pada saat terdapat transaksi yang berada diluar kebijakan, maka dengan cepat tertandai sehingga manajemen bisa mengambil tindakan segera.


3. Laporan data perjalanan yang dioptimisasi


Ketika perusahaan menghabiskan anggaran dalam jumlah besar tanpa analisis bukanlah suatu hal yang bijak dilakukan. Penggunaan platform untuk pengeluaran bisnis adalah membantu supaya memperoleh analisis pengeluaran berdasarkan aktivitas bisnis.


Kinerja perusahaan bisa diketahui dengan mudah seperti pengelolaan biaya perjalanan, penerapan kebijakan perjalanan, kategori biaya mana yang memerlukan banyak anggaran dan rincian riwayat perjalanan diketahui secara detail.


4. Kategorisasi pengeluaran perjalanan


Software Anda seharusnya bisa mengindikasi jumlah pengeluaran di setiap kategori. Pengkategorisasian biasanya bisa terlihat secara jelas pada saat di akhir bulan maupun tutup buku akhir tahun. Anda bisa mengetahui departemen mana yang seringkali bepergian dan berapa banyak anggaran yang dihabiskan untuk akomodasi dan konsumsi.


Hal ini membantu mengambil langkah yang tepat ketika anggaran melebihi batas maupun terdapat anggaran yang tersisa. 


5. Fitur pemesanan mandiri


Adanya fungsi pemesanan mandiri membuat karyawan bisa dengan mudah memesan tiket dan hotel tanpa bergantung pada departemen keuangan. Software tersebut bisa menjalankan kebijakan pengecekan internal untuk memastikan bahwa pemesanan sesuai dengan kebijakan. 


Hal tersebut membantu perusahaan untuk mengontrol setiap pengeluaran karyawan agar sesuai jalur dan tidak menyalahgunakan wewenangnya.


6. Kartu corporate untuk karyawan


Pada praktiknya, ketika perusahaan melakukan perjalanan bisnis adalah tidak bisa menggunakan satu kartu debit atau kredit untuk setiap karyawan. Baiknya menggunakan beberapa kartu untuk menghindari adanya tumpang tindih karena penggunaan satu kartu. 


Kartu corporate fisik sebaiknya dipertimbangkan untuk digunakan agar semua pengeluaran bisa terpantau. Pengisian saldo kartu sama dengan kartu kredit lainnya seperti fitur Volopay yang bisa mengatur limit bagi setiap pengeluaran. Memberikan kemudahan memonitor di setiap menit dan memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan anggaran.

Apa yang diperhatikan saat memilih platform manajemen perjalanan bisnis?


Sebaiknya Anda mempertimbangkan beberapa poin di bawah ini saat memilih software pengeluaran dan perjalanan bisnis. Poin di bawah ini memberikan Anda panduan tentang aplikasi atau software manajemen biaya perjalanan bisnis yang ideal:


1. Visibilitas lengkap


Visibilitas merupakan bagian yang sebaiknya ada karena memberikan cerminan pengeluaran biaya dan transparansi. Pastika bahwa aplikasi yang dipilih mencakup perihal tersebut sehingga pergerakan pengeluaran bisnis dapat terpantau dan memiliki transparansi akses bagi pengguna atau admin.


Pemohon klaim harus dapat mengetahui status permohonannya, sedangkan admin harus dapat mengetahui segala aktivitas klaim baik yang disetujui maupun ditolak.


2. Multi mata uang asing


Kadang kala perjalanan bisnis perlu mengunjungi berbagai negara yang mana juga berarti menggunakan mata uang asing. Para karyawan sebaiknya dapat menambahkan bukti pembayaran, biaya pertukaran kurs dan memperoleh nominal yang setara dengan mata uang negara asalnya 


Maka dari itu, sebaiknya memilih platform yang menyediakan transaksi fleksibel yaitu dilengkapi fitur multi mata uang asing.


3. Laporan otomatis dan rekonsiliasi


Tim keuangan harus mampu mengumpulkan data biaya perjalanan bisnis kapanpun diperlukan dan merekonsiliasikannya baik secara manual ataupun otomatis secara berkala. Mereka juga sebaiknya dapat memperoleh akses instan untuk mendapatkan analisis dan proyeksi yang terkumpul berdasarkan data historis. 


4. Aplikasi mobile


Aplikasi berbasis mobile membantu membuat proses reimbursement instan, misalnya karyawan bisa memilih untuk memindai bukti pembayaran dan mengajukan reimbursement hanya dalam beberapa klik saja. 


5. Kustomisasi


Pada bagian ini Anda bisa membuat aturan persetujuan, persetujuan otomatis dan pembuatan perubahan hingga pengecualian di sisi tertentu.


6. Notifikasi


Fitur pop up atau notifikasi jendela yang muncul saat membuka ponsel sebaiknya tersedia dalam platform Anda. Fitur pesan pop up untuk melakukan pengaktifan dan penonaktifan sebaiknya tersedia. 

Dapatkan software manajemen pengeluaran Volopay untuk segala tipe bisnis


Volopay membantu mengatasi ketakutan yang berhubungan dengan manajemen biaya perjalanan bisnis, reimbursement hingga transaksi pembayaran. Fitur ini tersedia dalam bentuk aplikasi dan website sehingga karyawan mempunyai hak istimewa untuk melakukan pengajuan permintaan klaim hanya dalam hitungan detik dengan status yang tersedia.


Buat estimasi yang akurat, kumpulkan laporan, cek status, detail dan lampirkan bukti pembayaran serta rekonsiliasikan pengeluaran secara instan melalui pengintegrasian. Pengintegrasian ini bisa dilakukan dengan aplikasi akuntansi yang digunakan, semuanya bisa dilakukan secara lancar di satu platform. 


Tanpa perlu khawatir seberapa besar ukuran bisnis Anda dan seberapa unik kebijakan perjalanan bisnis. Anda bisa menggunakan berbagai fungsi yang terhubungkan bersama Volopay termasuk kebutuhan kartu corporate dan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.


Software pengeluaran dan perjalanan Volopay, merubah seluruh proses manajemen perjalanan dan pengeluaran hingga memberikan kebebasan bermacam pilihan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Tinggalkan proses manual dan beralihlah ke pengintegrasian cerdas serta aktifkan alur kerja otomatis!

Bebas repot, kelola biaya perjalanan bisnis lebih efisien bersama Volopay