Pahami, panduan lengkap manajemen biaya perjalanan bisnis

Biaya transportasi adalah biaya yang krusial karena seringkali digunakan dalam bisnis. Biaya transportasi meliputi transportasi pesawat, kereta, taksi, kendaraan online dan lainnya. Setiap transportasi yang digunakan tersebut dilindungi oleh kebijakan biaya perjalanan bisnis. Perlindungan ini mulai dari keberangkatan hingga pulang dari perjalanan.

Pada bagian ini terdapat pengecualian ketika karyawan bepergian untuk kepentingan pribadi seperti bertemu dengan kerabat, maka bukan menjadi tanggung jawab perusahaan melainkan ditanggung karyawan sendiri.

Terdapat hal krusial lain yang menyangkut biaya ini yaitu biaya akomodasi yang meliputi tempat tinggal seperti hotel maupun penginapan. Pada bagian ini karyawan tidak bisa menentukan tempat tinggal mana yang ingin dihuni karena keputusan tersebut berada pada perusahaan. 

Perusahaan wajib menanggung segala keperluan biaya terkait makanan dan minuman sehingga perlu dialokasikan anggaran untuk biaya ini.

Perlu keterlibatan masing-masing departemen untuk melakukan evaluasi dan menyusun kebutuhan perjalanan bisnis. Pada penyusunan biaya pengeluaran perjalanan bisnis adalah mengacu pada pengeluaran yang telah terjadi maupun saat ini.

Memastikan keselamatan dan efisiensi pengeluaran selama karyawan melakukan perjalanan bisnis. 

Memerlukan pembuatan kebijakan perjalanan bisnis sehingga biaya yang dikeluarkan bisa berkurang atau tidak melebihi penetapan anggaran.

Memberikan kenyamanan karyawan selama perjalanan berlangsung supaya bisa mencapai tujuan perusahaan. Hal tersebut diharapkan membantu para karyawan untuk bisa berkonsentrasi secara optimal dalam menyelesaikan pekerjaan dan mendapatkan hasil yang terbaik.

Pemilihan penginapan mewah dapat menghabiskan anggaran bisnis. Pemilihan tempat tinggal sebaiknya disesuaikan dengan anggaran yang dimiliki. Penekanan rata-rata biaya perjalanan yang dihabiskan dapat dilakukan dengan penggunaan software seperti Volopay. Platform ini membantu Anda memberikan alternatif pilihan yang terbaik secara instan.

Perencanaan total biaya perjalanan bisnis bisa sangat merugikan departemen keuangan. Hal ini dikarenakan tim keuanganlah yang berwenang untuk merencanakan perjalanan bisnis karyawan serta mengestimasikan rata-rata biaya yang diperlukan. 

Para tim keuangan harus dapat membuat perencanaan secara tepat yang sebaiknya tidak terlalu mahal maupun terlalu murah sehingga dapat merugikan kedua belah pihak yaitu perusahaan dan karyawan. 

Terdapat biaya tak terduga saat karyawan melaksanakan perjalanan bisnis. Apabila perusahaan tidak menghitung dan melibatkannya, maka karyawan perlu mendapatkan persetujuan sebelum mengeluarkan dananya atau mengajukan klaim penggantian biaya.

Pemilihan penginapan mewah dapat menghabiskan anggaran bisnis. Pemilihan tempat tinggal sebaiknya disesuaikan dengan anggaran yang dimiliki. Penekanan rata-rata biaya perjalanan yang dihabiskan dapat dilakukan dengan penggunaan software seperti Volopay. Platform ini membantu Anda memberikan alternatif pilihan yang terbaik secara instan.

Pada umumnya perusahaan tidak memiliki kebijakan perjalanan bisnis, jikalau pun ada pengimplementasiannya kurang ketat. Software perjalanan otomatis seperti Volopay, membantu menggabungkan kebijakan perjalanan bisnis Anda secara mudah, menegakkan aturan dan memastikan kepatuhan.

Pada saat terdapat transaksi yang berada diluar kebijakan, maka dengan cepat tertandai sehingga manajemen bisa mengambil tindakan segera.

Ketika perusahaan menghabiskan anggaran dalam jumlah besar tanpa analisis bukanlah suatu hal yang bijak dilakukan. Penggunaan platform untuk pengeluaran bisnis adalah membantu supaya memperoleh analisis pengeluaran berdasarkan aktivitas bisnis.

Kinerja perusahaan bisa diketahui dengan mudah seperti pengelolaan biaya perjalanan, penerapan kebijakan perjalanan, kategori biaya mana yang memerlukan banyak anggaran dan rincian riwayat perjalanan diketahui secara detail.

Software Anda seharusnya bisa mengindikasi jumlah pengeluaran di setiap kategori. Pengkategorisasian biasanya bisa terlihat secara jelas pada saat di akhir bulan maupun tutup buku akhir tahun. Anda bisa mengetahui departemen mana yang seringkali bepergian dan berapa banyak anggaran yang dihabiskan untuk akomodasi dan konsumsi.

Hal ini membantu mengambil langkah yang tepat ketika anggaran melebihi batas maupun terdapat anggaran yang tersisa. 

Adanya fungsi pemesanan mandiri membuat karyawan bisa dengan mudah memesan tiket dan hotel tanpa bergantung pada departemen keuangan. Software tersebut bisa menjalankan kebijakan pengecekan internal untuk memastikan bahwa pemesanan sesuai dengan kebijakan. 

Hal tersebut membantu perusahaan untuk mengontrol setiap pengeluaran karyawan agar sesuai jalur dan tidak menyalahgunakan wewenangnya.

Pada praktiknya, ketika perusahaan melakukan perjalanan bisnis adalah tidak bisa menggunakan satu kartu debit atau kredit untuk setiap karyawan. Baiknya menggunakan beberapa kartu untuk menghindari adanya tumpang tindih karena penggunaan satu kartu. 

Kartu corporate fisik sebaiknya dipertimbangkan untuk digunakan agar semua pengeluaran bisa terpantau. Pengisian saldo kartu sama dengan kartu kredit lainnya seperti fitur Volopay yang bisa mengatur limit bagi setiap pengeluaran. Memberikan kemudahan memonitor di setiap menit dan memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan anggaran.

Visibilitas merupakan bagian yang sebaiknya ada karena memberikan cerminan pengeluaran biaya dan transparansi. Pastika bahwa aplikasi yang dipilih mencakup perihal tersebut sehingga pergerakan pengeluaran bisnis dapat terpantau dan memiliki transparansi akses bagi pengguna atau admin.

Pemohon klaim harus dapat mengetahui status permohonannya, sedangkan admin harus dapat mengetahui segala aktivitas klaim baik yang disetujui maupun ditolak.

Kadang kala perjalanan bisnis perlu mengunjungi berbagai negara yang mana juga berarti menggunakan mata uang asing. Para karyawan sebaiknya dapat menambahkan bukti pembayaran, biaya pertukaran kurs dan memperoleh nominal yang setara dengan mata uang negara asalnya 

Maka dari itu, sebaiknya memilih platform yang menyediakan transaksi fleksibel yaitu dilengkapi fitur multi mata uang asing.

Tim keuangan harus mampu mengumpulkan data biaya perjalanan bisnis kapanpun diperlukan dan merekonsiliasikannya baik secara manual ataupun otomatis secara berkala. Mereka juga sebaiknya dapat memperoleh akses instan untuk mendapatkan analisis dan proyeksi yang terkumpul berdasarkan data historis. 

Aplikasi berbasis mobile membantu membuat proses reimbursement instan, misalnya karyawan bisa memilih untuk memindai bukti pembayaran dan mengajukan reimbursement hanya dalam beberapa klik saja. 

Pada bagian ini Anda bisa membuat aturan persetujuan, persetujuan otomatis dan pembuatan perubahan hingga pengecualian di sisi tertentu.

Fitur pop up atau notifikasi jendela yang muncul saat membuka ponsel sebaiknya tersedia dalam platform Anda. Fitur pesan pop up untuk melakukan pengaktifan dan penonaktifan sebaiknya tersedia.