Account payable adalah: Definisi, jenis dan prosesnya

Account payable adalah istilah yang tidak asing lagi baik dalam dunia akuntansi maupun keuangan. Sebagai pemilik atau pelaku bisnis diperlukan pemahaman mengenai apa yang dimaksud dengan bagian ini. Nama lain utang dagang sendiri seringkali disebut dengan account payable (AP). Selanjutnya artikel ini akan mengulas tentang pengertian mengenai hutang dagang, jenis hingga prosesnya lebih mendalam agar mudah dipahami.

Pengertian utang dagang


Account payable adalah tagihan yang perlu dibayarkan. Hal ini berarti sebagai dana yang terutang oleh vendor atau supplier untuk barang atau jasa yang dibeli secara kredit. Jumlah dari setiap transaksi yang terutang oleh suatu bisnis kepada supplier akan dicatat sebagai saldo utang dagang pada neraca. Sedangkan kenaikan atau penurunan pada total AP dari periode sebelumnya akan muncul sebagai laporan arus kas.


Penting untuk memberikan perhatian pada pembelanjaan bagian tersebut dan menjaga kontrol internal untuk melindungi kas dan aset serta menghindari ketidakakuratan faktur atau invoice. Kontrol internal ini sebagai upaya mitigasi adanya resiko bisnis yang terjadi. 


Mempertahankan utang dagang yang terorganisir dengan baik merupakan sebuah kunci sehingga Anda tetap mengetahui efek AP pada keuntungan bisnis Anda. Sedangkan faktur hutang dagang adalah sebuah pengajuan pembayaran yang dikirim dari supplier kepada departemen tersebut.

Contoh utang dagang


Utang ini berbeda dari jenis kewajiban lancar lainnya seperti pinjaman jangka pendek, akrual, deviden yang diusulkan dan tagihan dari exchange payable. Berikut beberapa contoh yang termasuk account payable adalah:


• Transportasi dan logistik


• Bahan baku


• Daya atau energi atau bahan bakar


• Produk dan peralatan


• Leasing


• Lisensi


• Jasa atau layanan


Apabila salah satu hal tersebut dibeli secara kredit, penting untuk segera mencatat jumlahnya ke dalam pencatatan AP. Hal ini untuk memastikan bahwa neraca Anda selalu diperbaharui dan mempunyai laporan yang akurat atas jumlah yang terutang kepada vendor. Selain itu pencatatan yang segera dilakukan ini juga bisa memberikan transparansi pembukuan dalam proses akuntansi di bisnis Anda.

Jenis- jenis account payable adalah


Terdapat tiga klasifikasi utama hutang atau kewajiban suatu perusahaan. Ketiga kewajiban tersebut diantaranya:

Hutang jangka panjang


Hutang jangka panjang atau seringkali dikenal sebagai hutang tidak lancar yang mana jatuh temponya setelah satu tahun atau bahkan lebih dari satu tahun.  Hal ini termasuk bagian penting perusahaan untuk pendanaan jangka panjang. Perusahaan menggunakannya untuk memperoleh modal langsung guna mendanai pembelian modal asetnya atau investasi dalam proyek modal baru. 


Pendanaan jangka panjang penting untuk menentukan solvabilitas perusahaan jangka panjang. Solvabilitas merupakan kemampuan perusahaan dalam mengembalikan pinjamannya sendiri baik jangka panjang maupun jangka pendek. 


Apabila perusahaan tidak bisa membayarkan kembali kewajiban jangka panjangnya pada waktu jatuh tempo, maka perusahaan akan menghadapi krisis solvabilitas. Berikut beberapa akun yang termasuk pada kewajiban tidak lancar atau hutang jangka panjang:


• Hutang obligasi


• Utang wesel jangka panjang


• Kewajiban pajak yang ditangguhkan


• Hutang hipotek


• Sewa modal



Hutang jangka pendek


Hutang jangka pendek atau seringkali dikenal sebagai hutang lancar dengan jatuh tempo pembayaran kurang dari satu tahun. Hutang lancar penting untuk diperhatikan oleh manajemen agar bisa memastikan bahwa perusahaan mempunyai likuiditas yang cukup dari aset lancar untuk menjamin hutang atau kewajiban. 


Berikut ini contoh kewajiban lancar:


• Hutang dagang atau account payable (AP)


• Hutang bunga


• Pajak penghasilan terutang


• Utang tagihan


• Biaya yang masih harus dibayarkan


• Pinjaman jangka pendek


Hutang kontinjensi


Hutang yang mungkin muncul atau tidak bergantung pada suatu peristiwa tertentu. Kewajiban ini merupakan kewajiban potensial, misalnya pada saat perusahaan menghadapi tuntutan hukum sebesar Rp 75 juta maka perusahaan akan menanggung kewajiban jika gugatan berhasil terbukti. Akan tetapi bagaimanapun kalau gugatan tidak berhasil, maka tidak ada kewajiban yang muncul untuk dibayarkan.


Pada standar akuntansi, kewajiban kontinjensi hanya tercatat jika kewajiban tersebut mempunyai kemungkinan besar. Kemungkinan besar ini didefinisikan yang mana cenderung akan terjadi. Jumlah kewajiban yang dihasilkan dapat diperkirakan dengan wajar. Berikut ini beberapa contoh dari hutang kontinjensi:


• Gugatan atau perkara hukum


• Garansi produk

Fungsi account payable adalah


Akun ini dapat berfungsi untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan operasional perusahaan yang umumnya dilakukan antara lain:


Biaya perjalanan dinas


Hal ini seringkali terjadi pada perusahaan besar yang mana sebagai salah satu kegiatan operasional perusahaan. Biaya perjalanan dinas ini mencakup pembelian tiket pesawat, sewa tempat tinggal maupun biaya sewa kendaraan.


Bayar vendor


Utang dagang bisa membantu dalam melunasi utang atau pembayaran eksternal yang dilakukan oleh perusahaan. Pada umumnya ketika perusahaan melakukan pembelian dalam jumlah tertentu maka tidak langsung dibayarkan melainkan dibayar secara bertahap. 


Selain hal di atas, account payable adalah berfungsi untuk pembiayaan internal perusahaan hingga menjadi indikator kesehatan keuangan bisnis. Jatuh tempo pembayaran hutang juga menggunakan akun tersebut sebagai acuan, mana yang harus dibayarkan terlebih dahulu.

Apa elemen utama dalam proses utang dagang?


Adapun tiga elemen utama yang biasanya diperlukan dalam proses account payable yaitu pembayaran pesanan, penerimaan laporan seperti kwitansi pembelian barang dan faktur vendor. Bagaimanapun pembayaran pesanan dan kwitansi adalah opsional yang tergantung pada bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya.


Pembayaran pesanan digunakan untuk memulai pembelian yang dikirim dari departemen purchasing sebuah bisnis kepada vendor. Pembayaran ini juga menyertakan daftar barang yang diminta, jumlah setiap item yang diminta dan harga akhir pesanan.


Setelah bagian purchasing menerima barang, laporan penerimaan dibuat untuk mendokumentasikan pengiriman. Laporan ini mencakup segala kerusakan atau perbedaan kuantitas pesanan.


Terakhir, faktur vendor dikirim oleh vendor kepada bagian purchasing sebagai pengajuan pembayaran barang atau jasa yang ditawarkan. AP menerima faktur dari vendor dan memprosesnya dalam sistem manajemen perusahaan.

Bagaimana proses account payable (AP)?


Proses ini pada umumnya dari dibagi menjadi lima tahapan:


Penerimaan faktur


Proses pertama dimulai dari penerimaan faktur atau tagihan yang belum dibayarkan (utang). Penerimaan dokumen ini merupakan kunci pencatatan. 


Pengkajian


Tim departemen utang dagang secara berhati-hati akan melakukan pengkajian atas faktur yang diterima, melakukan identifikasi vendor, item yang dibayarkan, total, tanggal diterbitkan dan pembayaran. Faktur perlu dicocokan dengan barang yang dipesan untuk memastikan validitas data.


Persetujuan invoice


Persetujuan faktur melibatkan pengkajian dan persetujuan faktur supplier. Seringkali departemen yang bekerja pada bagian utang dagang mondar-mandiri bersama dengan kertas faktur di sekitar kantor untuk memperoleh persetujuan yang diperlukan. 


Pembelian harus memperoleh persetujuan dari manajer departemen utang dagang beberapa hal yang disetujui biasanya berupa kuantitas, harga dan tujuan pembelian perlu diverifikasi.


Pencatatan


Setiap pengeluaran dicatat pada buku pengeluaran perusahaan bersamaan dengan faktur dan data terkait untuk disimpan sebagai referensi ketika diperlukan nantinya. 


Eksekusi pembayaran


Mengikuti otorisasi pembayaran, faktur dibayarkan hingga detail remitansi yang perlu dikirim ke vendor. Tim utang dagang akan mengirimkan pembayaran secara elektronik atau melalui cek dengan otorisasi yang tepat. Segala pembayaran harus dilakukan secara tepat waktu atau lebih awal.

Apa yang terjadi ketika proses hutang dagang adalah dilakukan manual?


Proses account payable yang dilakukan secara manual bisa memberikan hasil kinerja dan ketidakakuratan pelaporan keuangan serta dapat mencegah anggota tim untuk melakukan aktivitas yang lebih produktif agar bisa berkontribusi untuk laba perusahaan. 


Adanya inefisiensi yang dikarenakan oleh kesalahan manusia karena tidak bisa dihindari mengakibatkan keterlambatan pembayaran sehingga kehilangan diskon pembayaran jika dilakukan lebih awal hingga pembayaran yang tidak akurat. 


Selain itu manual proses ini juga bisa meningkatkan kecurangan atau penggelapan. Berdasarkan alasan ini maka penting untuk mempunyai tim utang dagang yang selalu melakukan pencatatan secara mutakhir dan teratur. Tujuannya untuk memastikan bahwa perusahaan Anda tidak kehilangan kesempatan atau ketidakakuratan pelaporan keuangan.


Seringkali bagian akuntansi mencocokan item dengan faktur yang diterima secara manual, melakukan pengecekan dengan membandingkan dokumen secara berdampingan sebagai bagian dari proses manajemen faktur. Tentunya metode ini memakan banyak waktu karena tanpa otomatisasi sistem.

Masalah proses utang dagang yang bisa terpecahkan bersama Volopay?


Volopay perusahaan berbasis finansial teknologi berinovasi memecahkan beberapa masalah hutang dagang yang seringkali terjadi secara manual seperti yang disebutkan di atas melalui software ataupun aplikasi. Masalah yang berhasil terpecahkan diantaranya:


Membantu mengurangi proses pencatatan data manual hingga kecurangan yang mungkin bisa terjadi


Membantu mengingat tanggal pembayaran tagihan mana yang perlu diselesaikan sehingga tidak ada pembayaran yang terlewatkan


Membantu manajer untuk menyetujui segala pengeluaran berkala di satu tempat


Membantu menampilkan segala jenis faktur di satu tempat, tidak ada faktur yang tercecer atau hilang


Membantu tim keuangan yang seringkali mengejar kepala departemen atau manajer untuk konfirmasi persetujuan pengeluaran secara otomatis, bukan manual lagi


Membantu melacak pembayaran kepada vendor secara lebih tertata, diskon pembayaran awal bisa diperoleh


Otomatisasikan proses hutang dagang di bisnis Anda sebagai solusi dari rumitnya proses manual yang dijalankan melalui pengintegrasian mutakhir dengan software akuntansi yang dimiliki.

Tuntaskan berbagai permasalahan utang dagang manual