Pahami, tips memilih software hutang dagang terbaik

Proses hutang dagang perusahaan seringkali menjadi rumit, namun sekarang segalanya bisa dikelola menjadi lebih mudah dan sederhana dengan adanya software. Memilih software hutang dagang terbaik mana yang digunakan untuk bisnis memang bisa menjadi hal yang mendebarkan, terutama terkait dengan data perusahaan. Berbagai fitur pun ditawarkan, namun tentunya tetap perlu memperhatikan aspek fundamental lain sebelum memutuskan untuk memilihnya. 


Kelebihan penggunaan software tersebut mampu mengurangi pekerjaan yang dilakukan secara berulang dan menghilangkan proses penginputan data menggunakan kertas hingga menyederhanakannya. Pada bagian ini akan dibahas mengenai tips dalam pemilihan software hutang dagang terbaik.

Merencanakan pemilihan software hutang dagang


Keberhasilan dapat diawali karena mempunyai perencanaan yang matang, sedangkan kegagalan menjadi hal yang sebaliknya yaitu perencanaan yang kurang matang. Jadi ini juga berlaku sebelum menentukan pilihan software hutang dagang mana yang terbaik sehingga terdapat beberapa rencana yang perlu dibuat agar sesuai dengan tujuan perusahaan:

Kenali tipe usahanya


Sebelum menentukan pilihan, penting untuk mengetahui jenis usaha yang sedang dijalankan. Tujuannya tidak lain karena setiap jenis usaha mempunyai kebutuhan atau karakter bisnis yang berbeda. Fitur yang diperlukan antara bisnis berskala kecil, menengah dan besar pun juga berbeda.

Buat suatu tim dan petakan permasalahan


Langkah pertama yang bisa dilakukan yaitu membuat suatu tim yang berbeda departemen agar bisa membantu dalam mengeksplorasi masalah utama yang sedang dihadapi yang menjadikan perlunya penggunaan software hutang dagang. Perusahaan Anda bisa menyertakan perwakilan bagian akuntan, pengurusan hutang dagang, pemberi persetujuan dan lainnya. 


Para tim yang mewakili tersebut harus terlibat dalam segala aspek proses pencatatan hingga pemilihan vendor. Pemilihan ini tentunya memiliki risiko yang mungkin bisa dialami perusahaan selama proses perubahan berlangsung. 


Akan tetapi tujuan utama dari semua ini adalah memberikan kemudahan bagi karyawan yang terlibat sehingga perubahan juga disertai dengan pertanggungjawaban. 


Memetakan permasalahan perusahaan untuk penginisiasian software hutang dagang selain masalah utama yang kerap kali terjadi yaitu evaluasi proses hutang dagang pada beberapa bulan terakhir. 


Hal ini bertujuan untuk melakukan evaluasi dan menentukan seperti apa model perangkat lunak yang diperlukan secara spesifik. Oleh sebab itu, beberapa keluhan dan saran dari karyawan perlu dipertimbangkan.

Rumuskan tujuan dan sasaran


Selanjutnya buat daftar tujuan dan sasaran keseluruhan dari pemilihan software, bagaimana penggunaan software ini bisa meningkatkan profit perusahaan dan bagaimana penginisiasian tersebut bisa sejalan dengan tujuan perusahaan secara menyeluruh. 


Merumuskan beberapa poin terkait dapat memudahkan Anda dalam menentukan software seperti apa yang perlu diakuisisi oleh perusahaan. Beberapa hal yang setidaknya menjadi tujuan dan sasaran perusahaan seperti software yang bisa menyederhanakan proses transaksi, penginputan data otomatis, peningkatan akurasi yang lebih baik hingga proses persetujuan yang lebih mudah.

Lakukan survei di pasaran


Pemilihan software tidak perlu dilakukan secara terburu-buru karena ini bisa bersifat pemakaian jangka panjang untuk bisnis. Survei perlu dilakukan dengan meneliti beberapa produk yang ditawarkan di pasaran dan membandingkannya. 


Perhatikan kelebihan, kekurangan dan harga yang bisa menjadi tolok ukur dasar. Selain itu penting untuk memperhatikan kesesuaian fitur software dengan kebutuhan yang sedang diperlukan oleh perusahaan.

Tips memilih software hutang dagang terbaik


Setelah memahami dua poin pada pembahasan sebelumnya mengenai perencanaan. Berikut ini pembahasan mendalam tentang tips dalam mengakuisisinya. Perhatikan penjelasan delapan poin di bawah ini sebelum memutuskan software hutang dagang seperti apa yang sebaiknya digunakan:

Otomatisasi


Pertimbangkan perangkat lunak yang mempunyai kemampuan untuk dapat merampingkan proses hutang dagang. Otomatisasi ini berkaitan dengan perihal seperti proses faktur otomatis, pencocokan pembayaran maupun pembayaran dobel. 


Otomatisasi membantu memproses faktur secara begitu cepat dan simpel melalui pengiriman atau pun pengunggahan faktur sehingga pembayaran bisa dibuat. Tentunya ini merupakan sebuah manfaat yang sangat menarik untuk diperoleh.

Integrasi


Anda sebaiknya mencari perangkat lunak yang bisa diintegrasikan dengan sistem keuangan dan akuntansi yang sudah ada. Tujuannya agar memudahkan dalam melakukan pelacakan pembayaran yang terjadi dan mengelola data hutang dagang yang dimiliki. 


Pengintegrasian tersebut juga dapat meningkatkan fungsionalitas sistem dan menawarkan fitur tambahan yang mungkin diperlukan, namun tidak bisa dirancang dalam software yang dimiliki. Keunggulan integrasi tersebut dapat mendorong adanya efisiensi, visibilitas real-time, mengkonsolidasikan data menjadi satu dan efektivitas biaya perusahaan.

Fleksibilitas


software hutang dagang sebaiknya bersifat fleksibel yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini termasuk proses alur kerja kustomisasi, metode pembayaran dan level persetujuannya. Level persetujuan dapat berkaitan dengan tingkat pemberi persetujuan seperti persetujuan multi-level dengan melibatkan beberapa orang. 


Persetujuan multi-level dilakukan sebelum dana digunakan, persetujuan ini bisa dilakukan secara langsung dan real-time baik diterima maupun ditolak. Selain itu, pembekuan akun bisa dilakukan ketika terdapat transaksi yang mencurigakan.

Keamanan


Pastikan perangkat lunak yang Anda pilih mempunyai fitur kokoh terkait keamanan data perusahaan. Keamanan ini mencakup enkripsi, pengontrolan akses serta pencatatan audit sehingga mempunyai audit atas kepatuhan yang lebih mudah. 


Perhatikan pula tentang fitur bawaan yang dapat menandai aktivitas yang mencurigakan dan membantu dalam mendeteksi adanya penipuan. Keamanan menjadi bagian prioritas utama bagi setiap perusahaan karena berkaitan dengan data perusahaan yang bersifat sensitif.

Layanan


Penting untuk memilih software dengan dukungan layanan yang responsif. Dukungan layanan ini meliputi adanya FAQs dan layanan pengguna secara manual sebaik layanan secara langsung seperti melalui mobile dan chat. 


Hal ini penting karena ketika Anda mempunyai keluhan sebaiknya provider dapat menangani dan memberikan solusi dan tanggapan secara baik, cepat dan tepat.

Fitur


Fitur merupakan bagian penting yang sebaiknya diperhatikan sebagai solusi yang dimiliki oleh software hutang dagang. Anda perlu menjabarkan secara spesifik fitur seperti apa saja yang diperlukan bagi perusahaan. Akan tetapi, salah satu fitur terpenting yaitu kemudahan.

Harga


Menetapkan besaran harga menggunakan software mana yang sebaiknya dipilih, tentu tidaklah mudah. Hal ini dikarenakan terdapat beberapa faktor yang bisa mempengaruhi kita untuk menetapkan software mana yang sebaiknya dipilih. Perihal seperti perubahan pertumbuhan bisnis maupun tingkat kepegawaian mempunyai pengaruh tersendiri. 


Selain hal tersebut fitur yang dimiliki oleh perusahaan juga mempunyai harga tersendiri. Selanjutnya ini kembali pada Anda, sebaiknya memilih software yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Mudah digunakan


Penggunaan teknologi baru biasanya membuat para karyawan perlu waktu untuk beradaptasi. Pilih software yang simpel dan mudah digunakan sehingga bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan. 


Kemudahan menjadi bagian penting dikarenakan perubahan bagi perusahaan bukanlah suatu hal yang mudah sehingga software yang mudah dipelajari dan digunakan akan mendukung keberlangsungan perusahaan.


Bukan software yang rumit, memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari. Selain itu jika software yang dipilih terlalu rumit bisa menyebabkan kesalahan penginputan data. Fitur yang baik dan sesuai akan dapat menjadikan para karyawan merasa dimudahkan agar segalanya bisa berjalan dengan baik. 

Jadwalkan demo


Penjadwalan demo perlu dilakukan sebelum memilih software yang tepat. Anda bisa mengunjungi situs website resmi perusahaan terkait dan lakukan penjadwalan demonya. Ajukan pertanyaan terkait segala kebutuhan bisnis Anda secara detail. Terkadang beberapa perusahaan menyediakan fitur uji coba gratis yang bisa dimanfaatkan selama beberapa hari.

Poin yang perlu diperhatikan untuk pemilihan software hutang dagang


Tanpa perlu cemas ukuran bisnis Anda baik bisnis kecil maupun menengah seperti UMKM hingga perusahaan besar. Penggunaan perangkat lunak ini bisa melancarkan proses pada bagian departemen hutang dagang Anda. Memilih software hutang dagang terbaik untuk perusahaan bukanlah perkara mudah karena ini bisa menjadi perihal yang melelahkan. 

Pilih perangkat lunak yang setidaknya memenuhi beberapa poin di atas seperti fitur yang otomatis, fleksibilitas, keamanan, layanan, harga hingga kemudahan dalam pengaplikasiannya. Buat skala prioritas bagi bisnis karena kebutuhan setiap bisnis tentunya berbeda. 

Tips diatas dapat menjadi panduan yang membantu Anda dalam meningkatkan peluang penentuan software terbaik yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Manfaatkan fitur gratis uji coba yang tersedia jika ada. Selain itu kelompokkan secara spesifik dan tentukan lima besar pertama, kemudian mengerucutkannya menjadi tiga besar software terbaik sebagai skala prioritas yang akan dipilih. 


Volopay bisa menjadi solusi untuk menghilangkan proses hutang dagang yang rumit sehingga proses dan pengelolaannya menjadi lebih simpel, lebih cepat dan mengurangi pekerjaan yang dilakukan manusia secara berulang.

Sederhanakan proses tagihan pembayaran di bisnis Anda