Vendor management system: Definisi hingga caranya

Kesuksesan suatu bisnis tidak terlepas dari pengelolaan vendor yang tepat. Salah satu tantangan vendor management adalah keamanan data ketika dilakukan secara manual yang mana bisa menjadi sesuatu hal yang rentan untuk dicuri atau pun hilang. 


Hal ini dikarenakan data merupakan bagian krusial bagi setiap bisnis dan pengelolaan secara manual seringkali menjadi kurang efektif. Berdasarkan ini, teknologi berupa software manajemen vendor muncul untuk memberikan solusi bagi bisnis. 


Memilih software manajemen vendor yang tepat bisa membantu meningkatkan performa bisnis. Proses tersebut bisa meningkatkan produktivitas dan memelihara hubungan dengan vendor, lebih lanjutnya akan dibahas secara detail.

Vendor management system adalah


Vendor adalah penyedia barang atau jasa dengan ketentuan kontrak yang berbeda di setiap perusahaan. Ketika vendor tidak dikelola dengan baik maka bisa menyebabkan kerumitan. 


Vendor management adalah sebuah proses untuk memberdayakan bisnis, mulai dari menjalin hubungan dan penginisiasian bersama vendor, mengurangi resiko hingga meningkatkan nilai dengan vendor. 


Proses dalam pengelolaan vendor yaitu aktivitas yang berupa pemilihan vendor, pengontrolan biaya, negosiasi dan memastikan bahwa barang atau jasa terkirim sesuai yang dijadwalkan. 


Sedangkan software berdasarkan sistem cloud yang didesain untuk memproses pemilihan vendor mulai dari awal mulai hingga akhir supaya mencapai kesepakatan dalam menjalin bisnis bersama disebut sebagai vendor management system (VMS). 


Para vendor adalah fasilitator dari barang dan jasa yang fungsinya diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan yang membeli barang dari vendor patut untuk menjaga dokumen, kontrak dan informasi kemitraan bisnis lain yang disepakati.

Proses manajemen vendor


Inilah tahapan dasar proses manajemen vendor berdasarkan sudut pandang dari perusahaan:


1. Menetapkan tujuan bisnis


Identifikasi tujuan bisnis karena berkaitan dengan vendor mana yang akan dipilih. Pada bagian ini penting untuk memahami segala hal yang diperlukan perusahaan dan menetapkan persyaratan vendor seperti apa yang dibutuhkan.

2. Melakukan seleksi vendor


Kumpulkan segala informasi tentang calon vendor. Pilihlah vendor yang tepat, sesuai dengan nilai bisnis perusahaan yang dimiliki. 

3. Negosiasi kontrak


Menetapkan syarat dan ketentuan yang berlaku serta indikator kinerja utama hingga negosiasi sehingga tercipta kontrak yang bisa disepakati bersama dan dijalankan. 

4. Onboarding vendor


Melakukan kerjasama dengan proses kerja yang telah disepakati bersama, melakukan penilaian dan audit vendor.

5. Analisis kinerja


Menggunakan pendekatan yang sistematis yang mana juga berdasarkan data yang dilakukan oleh tim seleksi vendor dalam melakukan evaluasi kinerja. 


Hal tersebut termasuk pengevaluasian kinerja vendor telah sesuai KPI atau sebaliknya. Selanjutnya dilakukan perbaikan agar kinerjanya semakin optimal. Setelah semua proses tercapai bagian terakhir yaitu pembayaran vendor.

Mengapa sistem manajemen vendor penting bagi bisnis?


Vendor management system adalah mempunyai peranan penting karena beberapa manfaat yang membantu mendorong pertumbuhan dan pendapatan bisnis. Tidak sedikit para pebisnis yang memahami betapa pentingnya peran manajemen vendor karena jika diabaikan bisa berdampak penurunan bagi bisnis. 


Disamping itu, vendor management system adalah efektif membantu bisnis dalam mengurangi resiko yang berkaitan dengan vendor, mengontrol biaya hingga meningkatkan kecepatan onboarding vendor, berikut penjelasannya:


Mengurangi resiko


Resiko ini antara lain yang berhubungan dengan kinerja vendor, biaya dan operasi. Melakukan verifikasi informasi vendor yang spesifik agar setiap permasalahan kepatuhan dan transparansi teruraikan. 


Mengontrol biaya


Setiap biaya yang keluar dapat dikontrol melalui peningkatan visibilitas sehingga memperoleh manajemen vendor yang lebih efisien. Selain itu, membuat hubungan dengan vendor menjadi lebih terjaga hingga pada akhirnya negosiasi dilakukan secara lebih baik.


Meningkatkan kinerja


Ketika vendor diaktifkan pada sistem, maka segala performa dan kualitas kerja vendor berdasarkan kontrak bisa dilacak. Semua data yang terkumpul dari pelacakan tersebut membantu bisnis dalam mengindikasikan berbagai tantangan yang dapat terjadi sehingga perbaikan lebih awal bisa dilakukan.


Mengoptimalkan hubungan dengan vendor


Menemukan vendor yang tepat bukan perihal yang mudah. Ketika Anda menemukan vendor yang tepat maka bangunlah hubungan yang optimal denganya. Sistem ini dapat membantu untuk mencapai hal tersebut sehingga mempunyai vendor yang loyal, solid dan mengoptimalkan nilai bisnis. 


Vendor bagi setiap perusahaan merupakan elemen yang penting untuk memperoleh percepatan dan kesuksesan bisnis. Mereka memastikan pertumbuhan, peningkatan pendapatan dan keuntungan bisnis. 


Berdasarkan ini, Anda bisa saja seringkali gagal dalam memahami betapa pentingnya mempunyai hubungan yang baik bersama vendor karena bisa menyebabkan perusahaan sulit untuk berkembang karena vendor sebagai fasilitator atas barang atau jasa yang diperlukan bisnis. 


Meningkatkan kecepatan onboarding


Proses onboarding vendor memakan banyak waktu dan dana. Sistem manajemen vendor membantu proses ini dengan mudah. 


Semua ini bisa tercapai karena data esensial vendor seperti detail kapasitas, analisis kinerja bisa diperoleh secara mudah setelah diinput ke dalam sistem. Semakin cepat vendor bergabung, maka semakin cepat pula pekerjaan bisa dimulai. 

Tantangan pengelolaan pembayaran vendor management adalah


Mengelola pembayaran vendor mempunyai beberapa tantangan, berikut beberapa tantangan yang seringkali dihadapi pada vendor management system adalah:


Kepatuhan


Kepatuhan merupakan hal imperatif untuk mengatur standar sebelum melakukan kesepakatan dengan vendor agar menghemat waktu dan dana. Terkadang kinerja vendor kurang memuaskan bagi perusahaan. 


Sangat penting untuk memilih vendor yang tepat dari berbagai vendor sehingga memenuhi standar dan persyaratan bisnis sekaligus memberikan layanan yang terbaik. Sedangkan standarisasi memunculkan beberapa tantangan karena persyaratan pembayaran dan tanggal yang bermacam. 


Hal tersebut menjadi sebuah tantangan tersendiri untuk bisa mengelola kontrak. Menerapkan penilaian risiko manajemen vendor bisa meningkatkan penghematan biaya melalui penerapan akuntabilitas bersama vendor.


Keamanan data


Data merupakan sumber yang sangat berharga bagi setiap bisnis dan bersifat sensitif. Mempunyai strategi keamanan data yang kuat pada sistem manajemen vendor dapat memberikan sebuah level perlindungan yang berbeda untuk informasi aset perusahaan dan menawarkan perlindungan data yang paling penting dengan perlindungan terbaik.


Penyimpanan data


Penting untuk mempunyai sebuah tempat penyimpanan data di satu tempat sejalan dengan perusahaan yang semakin bertumbuh. Pertimbangannya kemungkinan akan adanya kesepakatan dengan banyak vendor dan projek di waktu yang sama. 


Tanpa sistem manajemen vendor, penyimpanan dan pengambilan data menjadi cukup menantang. Tidak adanya repositori pengelolaan secara terpusat, susah diakses, disimpan ketika berkolaborasi dengan sejumlah vendor di waktu yang sama akan menjadi rumit. 


Periode pembayaran


Tanpa adanya standarisasi hubungan antara manajemen dengan vendor, Anda bisa saja bekerja sama dengan vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis atau membiarkan diri Anda berada pada posisi diserang oleh kejahatan dunia maya (cyber-attack). 


Sulit bernegosiasi dan pembayaran secara tepat waktu selalu menjadi sebuah tantangan terbesar, terutama ketika melakukan kesepakatan bersama beberapa vendor di waktu yang sama. 

Strategi dalam meningkatkan vendor management adalah


Berdasarkan hal tersebut diatas, terdapat beberapa manajemen vendor yang mengimplementasikan strategi terbaik. Pengelolaan vendor seringkali diabaikan atau pun dipandang sebelah mata ketika mengoperasikan sebuah bisnis. 


Bagaimanapun perlu untuk menggunakan layanan yang bukan sekedar memperoleh visibilitas dalam pengeluaran operasional utama perusahaan, namun juga menyederhanakan pengeluaran, sebagai berikut:


Jadwalkan pembayaran vendor


Tim keuangan seringkali merasa sulit untuk mengingat tanggal jadwal pembayaran vendor serta pembayaran mana yang sudah dilakukan dan mana yang belum sehingga perlu segera dibayarkan. 


Platform manajemen vendor dapat membantu Anda dalam melakukan penjadwalan yang diatur sesuai kebutuhan jadwal pembayaran perusahaan. Pembayaran bisa dilakukan tepat waktu dan terproses dengan baik. 


Lacak dan kontrol pembayaran vendor


Penting untuk bisa melacak pembayaran vendor setelah hubungan dengan vendor terbentuk. Adapun beberapa hal yang perlu diingat seperti jumlah dana yang perlu dikeluarkan untuk setiap vendor baik secara individu maupun kolektif. 


Selain itu baik produk maupun layanan yang diterima dari vendor, metode pembayaran dan informasi akuntansi serta seberapa sering pembayaran dilakukan misalnya secara mingguan, bulanan atau tahunan. 


Penting untuk membuat semua data bisa diakses baik dengan analisis yang cepat dan investigasi secara detail. Pengkategorian setiap pengadaan agar bisa dianalisis untuk tren dan variable. 


Analisis pengeluaran vendor


Pastikan untuk membuat keputusan yang tepat selama proses pengadaan. Hal ini memungkinkan adanya sebuah penggabungan dari keseluruhan pengeluaran perusahaan melalui sistem manajemen vendor.  


Penggunaan platform, memudahkan melakukan pengumpulan data yang berbeda, mulai dari beda sistem hingga mengunggahnya ke pusat database serta penentuan kategori pengeluaran tertentu yang memerlukan konsolidasi bersama pemasok.

Fitur utama pemilihan sistem manajemen vendor


Penggunaan sistem tersebut membantu mengoptimalkan hubungan bersama vendor karena penting untuk efisiensi bagi tim pengadaan. Berikut beberapa fitur esensial yang sebaiknya dimiliki pada vendor management system adalah:


Kemudahan vendor bergabung


Adanya sistem sebaiknya bisa mempermudah dan mempercepat sehingga Anda bisa mengakses katalog, menyaring informasi, melihat informasi dalam berbagai bahasa dan bisa mendaftarkan vendor dengan mudah.


Pembayaran vendor


Sistem harus menawarkan fungsi untuk kelancaran pembayaran, memungkinkan seluruh pembayaran dilakukan, membuat standar prosesnya, menyederhanakan dan mengoptimalkan prosedur serta membuat biaya menjadi lebih murah. 


Pemrosesan faktur yang simpel dan lancar


Bagi manajemen vendor, proses penagihan merupakan bagian yang penting untuk menopang kelancaran operasi. Pembayaran vendor bisa dibuat dengan efisiensi yang lebih baik dan akurat melalui manajemen faktur yang sederhana. 


Sistem ini bisa memastikan sebuah proses penagihan yang sederhana serta serangkaian prosedur yang lebih baik.


Database seluruh informasi dan kategorisasi vendor


Sebuah database yang berhubungan dengan perihal tersebut baik berupa informasi maupun hal lain yang relevan, sebaiknya dibuat setelah menetapkan tujuan bisnis. Suatu sistem manajemen vendor memberikan kemudahan dalam mengakses dan menghadirkan efisiensi di unit bisnis. 


Oleh sebab itu bisa mencocokan kebutuhannya, sesuai dengan vendor mana yang paling tepat, kategorisasi berdasarkan jenis, membuat perbandingan vendor menjadi lebih mudah.


Melakukan screening pada vendor


Memberikan data supplier misalnya berupa laporan bisnis, informasi keuangan dan informasi risiko kredit melalui pengambilan data dan verifikasi dengan sistem juga merupakan bagian integral dari sistem manajemen vendor. 


Proses faktur otomatis


Penggunaan bantuan dari manajemen faktur vendor, pemrosesan waktu dan kesalahan faktur bisa dikurangi secara signifikan bersamaan dengan produktivitas karyawan yang bertambah. 


Pembayaran B2B


Sebagai tambahan yang menawarkan pembayaran, sistem ini memberikan solusi pembayaran berbagai vendor yang berhubungan bisnis dan klien utama. Bisnis bisa menerima, proses pembayaran lokal bisa dilakukan secara efisien dan lebih ramah dikantong.

Kebijakan persetujuan multi-level


Sistem utang dagang otomatis membuat sebuah jalur untuk bisa merancang rantai persetujuan khusus yang membuat hal tersebut menjadi lebih efisien daripada menggunakan metode persetujuan dengan cara konvensional. 


Hal ini didasari oleh penggunaan cara lama yang memakan begitu banyak waktu dan seringkali membingungkan bagi karyawan untuk mengikuti perintah yang diajukan.


Bagaimana cara otomatisasi proses manajemen vendor?


Proses, alur kerja vendor management system adalah bisa diotomatisasikan. Pengelolaan vendor menjadi lebih efisien dan efektif karena meminimalisir kesalahan yang terjadi dan pemrosesannya menjadi otomatis:


1. Pilih vendor


Ketika dilakukan pemilihan vendor, calon vendor akan menanyakan informasi terkait persyaratan dan harga. Pada bagian departemen pengadaan, bisa melakukan penyederhanaan proses awal dalam membangun hubungan kerja dengan pemasok. Peningkatan manajemen vendor bisa dilakukan melalui otomatisasi proses pemilihan vendor. 

2. Orientasi vendor


Pastikan vendor yang baru bergabung mempunyai akses menuju sistem dan proses internal agar kerjasama bisa dilakukan. Selanjutnya perlu dilakukan orientasi supaya hubungan bersama vendor dan bagian pengadaan bisa berjalan secara efektif. 

3. Persetujuan faktur


Sebelum melakukan persetujuan pembayaran, beberapa hal diperlukan untuk melakukan verifikasi pembayaran. Program sistem manajemen vendor otomatis membantu membuat permintaan pembelian dan tanda terima pembelian sebelum diselesaikan.

4. Pilih platform terpusat


Jika ingin mengelola hubungan yang baik dengan vendor, maka Anda perlu mempunyai informasi penting tentang vendor sehingga bisa membuat keputusan penting. Sistem manajemen vendor bisa mengumpulkan informasi dari vendor yang dimiliki secara otomatis. Oleh karena itu, proses manual tidak lagi diperlukan dan mengurangi terjadinya kesalahan.

5. Pembayaran tepat waktu


Proses manajemen vendor otomatis dapat menghemat waktu Anda dan penyelesaian faktur hingga akhir bisa diketahui. Sebagian besar pekerjaan yang terlibat dalam mengelola hubungan vendor dengan konsumen menjadi otomatis. Pada akhirnya pembayaran hutang bisa dilakukan secara tepat waktu dan cepat.

Otomatisasikan manajemen vendor di bisnis Anda


Teknologi mempunyai peran untuk mendukung kesuksesan suatu bisnis. Setiap permasalahan bisnis dapat dipecahkan melalui penggunaan teknologi. Platform manajemen vendor Volopay menawarkan berbagai manfaat dan kenyamanan bagi perusahaan Anda, diantaranya:


• Mengatur jadwal pembayaran berkala atau recurring payment sehingga pembayaran diproses secara tepat waktu 

• Memastikan transfer dana bisa berjalan dengan lancar dan cepat

• Mengunggah semua informasi vendor dan mengaktifkan proses pembayaran yang lebih cepat

• Pantau seluruh transaksi dan pengeluaran secara real-time sehingga Anda tahu dimana, kapan dan alasan mengapa transaksi terjadi.

• Proses persetujuan multi-level berdasarkan perusahaan Anda, jadi setiap transaksi bisa diuji keabsahannya

• Manajemen faktur otomatis dan menjaga visibilitas transparansi data vendor yang lancar


Platform tersebut memberikan wawasan lebih baik tentang pola pengeluaran perusahaan di level vendor. Nikmati pembayaran vendor yang lancar dan praktis di sistem bisnis Anda!

Tunggu apalagi, mulai bersama Volopay sekarang