Apa itu pemasok? Definisi, jenis dan kriteria pemilihan

Bisnis bukan hanya sekedar memecahkan permasalahan konsumen (pelanggan), namun lebih dari itu yaitu menemukan rantai pasokan dari pemasok agar produktivitas bisnis akan kebutuhan pelanggan tetap terjaga. Apa itu pemasok yaitu fasilitator terhadap barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan.


Kelancaran bagian operasional bisnis mempunyai kaitan erat dengan pemasok. Oleh sebab itu pemilihan pemasok harus diperhatikan dengan benar karena jika terjadi keterlambatan pengiriman ataupun ketidakmampuan maka bisa menghambat keberlangsungan bisnis. 


Pemasok menjual produknya ke berbagai sektor bisnis baik untuk B2C, B2B maupun B2G. 

Pengertian tentang apa itu pemasok dan peran pemasok


Sederhananya pemasok adalah dapat berbentuk perusahaan maupun individu yang menjual barang dan jasa kepada perusahaan maupun individu sesuai harga dan kontrak yang disepakati. Pemasok juga disebut sebagai supplier, bertugas untuk membuat sumber daya yang diperlukan oleh suatu bisnis atau menjual layanan jasa kepada pelanggan. 


Akan tetapi pemasok tidak diharuskan untuk membuat sendiri produk yang akan dijual dan tidak selalu mempunyai pabrik. Pemasok juga bisa berlaku sebagai reseller, kemudian melakukan kenaikan harga yang sesuai pasaran untuk dijual kembali. Pemasok diwajibkan dapat memenuhi kebutuhan bisnis dari pelanggan sesuai kontrak yang disepakati. 


Hal ini dikarenakan peran penting apa itu pemasok dalam suatu bisnis adalah berkaitan erat dengan rantai pasokan atau supply chain, memberikan fasilitas terhadap sumber daya, produksi dan berperan untuk mendistribusikan barang dan jasa. 


Penjualan produk pemasok adalah dapat bergerak menuju berbagai bagian pelanggan di pasaran baik untuk B2C (business to consumer), B2B (business to business) dan B2G (business to government). 

Apa itu pemasok, supplier dan vendor sama?


Pemasok adalah seringkali dikenal sebagai supplier dan vendor sehingga baik supplier maupun vendor, keduanya bisa menjadi pemasok. Meskipun demikian, terkadang terbesit pertanyaan tentang vendor itu apa pengertiannya secara spesifik. Pada bagian ini, terdapat perbedaan antara supplier dan vendor ketika ditelisik mendalam.


Vendor adalah pemasok barang setengah jadi dan barang jadi. Sedangkan supplier adalah cenderung melakukan pemasokan barang mentah yang bisa diolah kembali, selanjutnya dijual kepada vendor dan distributor. 


Ketika dikaitkan dengan supply chain, vendor mempunyai bagian posisi sebelum produsen atau konsumen akhir. Sedangkan supplier mempunyai letak posisi yang paling awal karena berperan sebagai pemasok awal yaitu mengolah bahan mentah. Selanjutnya akan dibahas mengenai dua jenis pemasok berdasarkan rantai pasokan dan pelanggan. 

Jenis pemasok berdasarkan rantai pasokan


Pada bagian ini diulas mengenai empat jenis apa itu pemasok dalam supply chain yang seringkali dijumpai, diantaranya:


Pemasok manufaktur


Pemasok ini dapat membuat produk dari bahan mentah menjadi barang jadi sehingga menjadikan produk yang akan dijual mempunyai nilai tambah untuk kepada pembeli. Para pemasok ini dapat menjualnya kepada pemasok grosiran maupun eceran karena pemasok manufaktur mempunyai posisi paling awal dalam rantai pasokan bisnis.


Pemasok grosiran


Pemasok grosiran bisa sebagai individual maupun perusahaan yang menyediakan produk barang maupun jasa. Pada bagian ini biasanya pembelinya merupakan retailer atau pemasok eceran, distributor sehingga perannya di sini sebagai perantara. Pembeli akan membeli produk dalam skala besar dan memperoleh diskon. 


Pemasok eceran


Apa itu pemasok eceran atau juga dikenal sebagai retailer ini, membeli produk secara langsung baik dari manufaktur langsung maupun pemasok grosiran untuk dijual kembali kepada para konsumennya dengan harga yang sudah dinegosiasikan dan ditetapkan. 


Negosiasi harga ini biasanya supaya memperoleh harga terendah agar dapat mengambil keuntungan dari pemasok eceran. Penjualan yang dilakukan ke konsumen ini biasanya dijual di toko-toko ritel offline maupun online.


Pemasok layanan jasa


Pemasok ini menawarkan produk-produk yang berfokus pada layanan jasa seperti perbankan, akuntansi, konsultasi, marketing, keuangan, teknologi maupun jasa pekerja tertentu yang diperlukan oleh bisnis maupun konsumen.


Setelah memahami mengenai berbagai macam tipe pemasok yang juga seringkali dikenal sebagai vendor maupun supplier. Maka selanjutnya akan dibahas lebih lanjut mengenai jenis pelanggan dari pemasok itu sendiri ada yang berasal dari semua lini baik pemerintah, bisnis maupun konsumen akhir.

Jenis pemasok berdasarkan pelanggan


Apa itu pemasok kaitannya dengan pelanggannya, yaitu mencakup berbagai lini baik menjualnya kepada bisnis maupun pemerintah sehingga mempunyai skala yang lebih besar ataupun menjualnya langsung kepada konsumen. Berikut penjabaran jenis pemasok berdasarkan pelanggan beserta contohnya, antara lain:


B2C (business to consumer)


Apa itu pemasok B2C yaitu pemasok bisnis jenis ini melakukan penjualan produknya langsung kepada konsumen yang berarti produk yang langsung digunakan oleh konsumen. Contoh dari bisnis B2C yaitu penjualan produk di marketplace yang menjual berbagai jenis produk akhir dan langsung dijual kepada para konsumen akhirnya.


B2B (business to business)


Produk yang dijual kepada supplier langsung, misalnya saja Volopay yang bergerak di bidang layanan jasa menjual produk software pengintegrasian sistem akuntansi kepada para kantor bisnis. Selain itu biasanya perusahaan otomotif sebagai vendor menjual beberapa bagian yang seperti sistem elektronik, spare part mobil maupun baterai yang diperlukan oleh perusahaan lainnya. 


B2G (business to government)


Sedangkan jenis ini, vendor melakukan penjualan barangnya kepada pemerintah. Pemasok menjual segala produknya berdasarkan persetujuan kesepakatan kontrak bersama pemerintah. Misalnya, vendor dengan pengalaman tertentu bisa menjadi konsultan bersama pemerintah dalam bidang pembangunan atau melakukan kerja sama di bidang ATK (alat tulis kantor) pemerintah. 

Perihal yang perlu dipertimbangankan saat menentukan kriteria pemilihan vendor


Terdapat beberapa kriteria pemilihan vendor yang perlu diperhatikan untuk menjadi pertimbangan. Hal ini bertujuan supaya memperoleh pemasok dengan kualitas yang terbaik dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. 


Selanjutnya Anda bisa melakukan perbandingan, misalnya saja terkadang beberapa hal tidak dimiliki oleh perusahaan besar, sedangkan startup memilikinya. Berikut ini kriteria pemilihan vendor yang bisa menjadi pertimbangan


1. Harga


Harga tentunya tidak terlepas dari jual beli suatu produk baik barang maupun jasa. Harga umumnya dapat menentukan kualitas dari produk itu sendiri. Pada bagian ini bukan selalu menentukan harga semurah mungkin, namun tujuannya adalah mendapatkan nilai tertinggi dari suatu produk berdasarkan harga yang dinegosiasikan. 


Jangan sampai terjatuh dengan yang harga murah saja karena bisa jadi menandakan dua hal. Pertama barang biasanya diikuti dengan kualitas yang kurang baik, sedangkan kedua terkadang ada ketentuan yang tidak disebutkan sehingga harga bisa saja menjadi bertambah.


Pada bagian ini, diperlukan menjelaskan serinci mungkin tentang kebutuhan produk dan dapatkan harga negosiasi dengan tawaran sebaik mungkin. Pastikan Anda memperoleh detail harga dari setiap item produk serta kontrak yang disepakati. 


2. Keberadaan bisnis


Jangka waktu sebuah bisnis berada dalam bidangnya sebaiknya perlu diperhatikan karena berhubungan dengan pengalaman dan reputasi bisnis. Anda bisa mengetahui dari portofolio bisnis yang dimilikinya.


Akan tetapi dalam hal ini bukan berarti perusahaan yang baru berdiri menjadi tidak patut untuk dipilih, justru tergantung dari kebutuhan bisnis Anda. Selain itu, Anda bisa mengetahui informasi tambahan terkait pemasok adalah dari ulasan secara online baik ulasan positif dan negatif beserta alasannya.


3. Layanan pelanggan


Layanan pelanggan atau yang sering dikenal sebagai customer service (CS), berperan penting karena ketika Anda menghadapi masalah atau kendala atas produknya CS yang membantu untuk menyelesaikan permasalahan, menjadi penengah antara Anda dengan vendor. 


Apabila tim CS tidak tersedia dalam jam kerja yang semestinya, maka perlu dipertimbangakn dua kali sebelum memutuskan pilihannya. 


4. Kualitas barang dan jasa


Kualitas produk atau layanan menjadi bagian yang penting karena mempunyai kaitan yang erat dengan produk yang Anda miliki untuk dijual kepada pelanggan. Perhatikan sampel yang diberikan oleh vendor, sedangkan jika layanan berikan pertanyaan tentang lisensi atau pelatihan apa saja yang diberikan kepada karyawan. 


Hal ini dikarenakan harus terdapat standar baku yang perlu dipenuhi oleh karyawan dalam memberikan layanannya. Harga bisa menjadi perihal yang tidak diperhatikan lagi atau bahkan bisa beralih ketika kualitas produk yang diperlukan tidak bisa terpenuhi oleh pemasok.


5. Fleksibilitas


Bisnis perlu memahami terkait peningkatan produknya atau melakukan modifikasi, terutama ketika adanya tuntutan dari pelanggan. Saat terdapat ketidakmampuan dalam memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan tidak mau melakukan perubahan ketika diperlukan, maka bisa membuat pelanggan menjadi kecewa. 


Pada bagian ini perlu dilakukan pemeriksaan, apakah pemasok adalah cukup handal dan fleksibel dalam bekerja untuk melewati hal tersebut. 


6. Hubungan


Hubungan vendor dengan pelanggan bisa berubah menjadi sebuah kemitraan yang mendatangkan profit lebih bagi kedua belah pihak. Misalnya Anda akan cenderung lebih suka membeli suatu produk dari pelanggan setia dan tetap, sedangkan vendor bisa saja menunjukkan rasa kesukaan terhadap produk Anda yang bisa berdampak pada kerja sama lebih baik. 


Tidak perlu meninggalkan pertanyaan yang terus mengawang, ketika kedua belah pihak mempunyai kesempatan untuk bisa menjalin hubungan pertukaran atau barter bersama vendor ataupun pelanggan Anda. 


7. Testimoni dan referensi


Pengalaman pelanggan bisa dipahami melalui testimoni, akan tetapi testimoni ini bukan hanya sekedar dari website yang bersangkutan. Akan tetapi perlu juga dicek melalui beberapa sumber lain seperti situs ulasan maupun grup lainnya tentang pendapat suatu produk tersebut. 


Selain itu, Anda juga bisa menghubungi daftar referensi yang diberikan oleh pemasok agar lebih yakin sebelum menjatuhkan pilihan. 


8. Kestabilitasan keuangan dan bisnisnya


Kestabilan keuangan bisnis vendor menjadi bagian penting yang mana berkaitan dengan kemampuan pemasok untuk terus memberikan pasokan bagi bisnis Anda. Jika salah satu pemasok tidak lagi melakukan kerja sama dengan Anda karena kekurangan dana, maka perlu waktu yang cukup lama untuk menstabilkannya kembali. 


Anda perlu memverifikasi sumber keuangan pemasok, apakah pemasok pernah mengalami kesulitan pendanaan sehingga tidak bisa membayar kewajiban secara tepat waktu atau pemasok harus mendapatkan bantuan pendanaan. Selain itu, perlu dilakukan pengkajian terkait kemampuan pemasok adalah supaya dapat memenuhi kebutuhan bisnis secara konstan maupun meningkatkan persediaan jika diperlukan. 


9. Waktu pengiriman


Perhatikan waktu pengiriman ini, berapa lama waktu yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan perhatikan jumlah bulanan atau mingguan yang bisa pemasok kirimkan. Ketika pesanan dikirimkan, lakukan pemeriksaan pengiriman dari kedua pihak. 


Jika pengiriman dilakukan terlambat yang mana tidak sesuai dengan pengajuan, maka bisa menghambat aktivitas produksi di bisnis Anda. 

Lalu, bagaimana tahapan pemilihan pemasok?


Sebagai tambahan, berdasarkan kriteria pemilihan vendor di atas. Berikut tahapan utama yang bisa menjadi rujukan sebelum menjatuhkan pilihan pemasok. Hal ini memang perlu dilakukan secara cermat, mengingat pemasok akan bekerja sama dalam jangka waktu panjang untuk mendukung kegiatan aktivitas bisnis:


Pilih pemasok


Perihal awal yang musti dilakukan yaitu pengidentifikasian pemasok. Susun rangkaian kebutuhan dan persyaratannya dan buat estimasi anggaran secara umumnya. Selanjutnya lakukan survei di pasaran baik secara offline maupun online agar memperoleh pemasok yang tepat sesuai kebutuhan.


Identifikasi kinerja pemasok


Setelah melakukan survei di pasaran, tentukan lima besar pemasok yang masuk dalam kriteria bisnis Anda. Periksa tentang kinerja mereka, apakah sesuai dengan yang dijabarkan atau tidak. Lakukan pemeriksaan dari data historis pemasok dan contoh proyek yang pernah dikerjakan sehingga mempunyai estimasi kualitas dan kinerjanya.


Selain itu, bisa membuat catatan penilaian kinerja vendor terkait indikator apa saja yang diharapkan dari vendor dan beri skor untuk setiap vendor. Evaluasi ini bisa menjadi salah satu cara terbaik dalam memberikan pemahaman kinerja vendor dan membandingkannya. Singkirkan pemasok yang tidak dapat memenuhi kriteria dasar bagi bisnis Anda. 


Permintaan proposal


Anda bisa melakukan pengajuan permintaan proposal dari pemasok terkait dengan tawaran harga agar bisa memperoleh informasi lebih lanjut. Anda bisa memperoleh data yang lebih lengkap untuk dibandingkan selanjutnya dengan pemasok lainnya.


Pemasok harus mampu menjawab berbagai pertanyaan yang diberikan. Selain itu bandingkan secara sama jangan sampai membandingkan pemasok besar dengan bisnis rintisan atau start-up baru. 


Evaluasi kemampuan keuangannya


Harga pengajuan dari setiap pemasok adalah bisa saja berbeda meskipun barangkali produknya tidak jauh berbeda. Hal ini dapat dikarenakan beberapa faktor seperti reputasi, pengalaman di sektor tersebut dan faktor lainnya yang menjadi pertimbangan harga. Akan tetapi perbedaan harga biasanya tidak terlalu signifikan. 


Tujuan dari hal ini yaitu untuk memperoleh pemasok terbaik yang sesuai dengan bisnis sehingga bisa memberikan nilai tambah dan manfaat yang dibayarkan nantinya. Melalui penilaian dari tabel tadi, bisa digunakan sebagai acuan dan pelajari manfaat utama yang bisa pemasok berikan. Cocokkan satu sama lain agar memperoleh vendor dengan kualitas terbaik dan sesuai anggaran perusahaan. 


Pilih pemasok


Pemilihan pemasok adalah dapat berasal dari tabel data acuan sebelumnya yang bisa menjadi rujukan utama untuk memutuskan pilihan pemasok utama yang diperlukan. Ketika Anda mempunyai dua pilihan vendor yang sulit untuk diputuskan, sebagai alternatifnya Anda bisa melihat proposalnya kembali. 


Selanjutnya pilih salah satu dengan harga yang paling sesuai dengan skema harga yang fleksibel. Jangan lupa untuk menghubungi pemasok yang tidak masuk dalam pertimbangan dari pilihan Anda beserta alasannya.

Dapatkan solusi ideal untuk keperluan manajemen vendor di bisnis Anda

Memilih pemasok bukanlah perkara mudah, setelah memahami tentang apa itu pemasok sampai ke tahapan kriteria pemilihan vendor. Tahapan selanjutnya yakni perlu menentukan siapa pemasok yang sesuai untuk bekerja sama, kemudian menjaga hubungan dengan pemasok yang dapat dilakukan melalui penggunaan sistem pembayaran yang ideal.


Misalnya penggunaan fitur vendor manajemen sistem Volopay yang dapat mempermudah pembayaran pemasok pada bisnis Anda. Selain membayar pemasok domestik, transaksi B2B bisa dijalankan secara lancar dan fleksibel di lebih dari 150 negara dengan menggunakan berbagai mata uang asing. Beragam pilihan manfaat dan kenyamanan untuk manajemen invoice vendor dan sistem pelacakan bisa diperoleh.


Bayar vendor otomatis bersama Volopay untuk sederhanakan tagihan pembayaran Anda. Para karyawan dapat fokus kepada pekerjaan yang lebih produktif seperti fokus pada analisis akuntansi maupun anggaran perusahaan. Hubungan Anda dengan vendor juga akan terjalin lebih baik karena pembayaran dilakukan secara tepat waktu dan cepat.


Menariknya, jaringan keamanan untuk pembayaran vendor juga bisa diciptakan. Hal ini dikarenakan tidak ada kartu yang dihubungkan ke rekening bank perusahaan atau vendor. Pembayaran bisa dilacak secara akurat sekaligus mengatasi permasalahan keamanan. Ciptakan lingkungan yang nyaman dan dinamis di perusahaan Anda dan tingkatkan hubungan dengan vendor setiap saat.


Bacaan menarik - Vendor management system: Definisi hingga caranya

Butuh sistem manajemen vendor? Dapatkan bersama Volopay sekarang