9 tips terbaik mengelola kartu kredit bisnis

Keamanan dan transparansi bukan hanya sekedar insentif yang bisa didapatkan melalui kartu corporate. Banyak perusahaan penerbit kartu corporate menawarkan insentif yang menarik kepada pelaku usaha.

Hal ini dikarenakan kartu corporate dapat membantu pemilik bisnis dan CFO untuk memperoleh uang dan melakukan penghematan dalam setiap pengeluaran.



Mempunyai kartu kredit corporate yang digunakan dalam operasional harian atau pengeluaran bisnis, dapat membantu membangun bisnis secara signifikan

Pembayaran yang dilakukan secara tepat waktu, menempatkan posisi bisnis menjadi handal sehingga dapat memperoleh layanan kredit baik bagi bisnis maupun vendor. Pada akhirnya, ini akan membantu Anda dalam membangun skor kredit bisnis.



Melalui penggunaan kartu kredit corporate, verifikasi manual tidak diperlukan lagi karena kebijakan pengeluaran bisa digunakan secara otomatis.

Kartu preload dapat mengeliminasi kebutuhan pembelanjaan memakai dana pribadi untuk karyawan.

Transaksi tersebut dapat langsung dilaporkan pada laporan pengeluaran dan siap untuk diintegrasikan dengan software akuntansi yang Anda gunakan.

Baca juga, Reimbursement adalah: Pengertian, jenis dan prosedurnya

Kebijakan kartu corporate berada di bawah kebijakan akuntansi perusahaan. Pelanggaran dilindungi oleh protokol yang ekstensif sehingga melindungi perusahaan dari penipuan atau pengeluaran pribadi karyawan.

Beberapa poin penting yang perlu dipertimbangkan saat membuat kebijakan kartu kredit perusahaan adalah kelayakan dan tanggung jawab dari pemegang kartu, limit kartu dan pengeluarannya

Perhatikan proses bukti penerimaan yang diterima dan berikan konsekuensi khusus jika terjadi pelanggaran atas kebijakan yang dibuat. 



Membuat anggaran pengeluaran departemen, membantu bisnis untuk dapat menghemat banyak waktu bagi tim akuntansi. Anda hanya tinggal melakukan analisa, bagian departemen mana yang menghabiskan banyak dana.

Setiap pemegang kartu diberikan anggaran khusus yang mana membantu mengatur limit pengeluaran bisnis secara menyeluruh sembari memberikan Anda data pengeluaran, mengenai transaksi mana yang melebihi penetapan batas anggaran.



Penting sepenuhnya untuk membiarkan karyawan pemahaman tentang aturan pengeluaran perusahaan seperti apa yang diperbolehkan dan sebaliknya dihindari untuk dilakukan..

Terkadang karyawan menggunakan kartu kredit corporate untuk membayarkan pengeluaran pribadi dan mengganti dana perusahaan nantinya.

Membantu menjawab keraguan atau tekanan atas semua asumsi yang dipikirkan oleh karyawan dengan memberikan pemahaman lebih dalam.

Menjadikan karyawan mengetahui apa yang diperbolehkan dan tidak diperbolehkan dari penggunaan kartu kredit.



Perlu mempunyai kepercayaan yang tinggi bagi Anda untuk menerbitkan kartu corporate bagi karyawan.

Hal ini dikarenakan bisa jadi karyawan yang diberikan kepercayaan tersebut mempunyai tanggung jawab yang kurang saat menggunakannya.

Itulah mengapa menjadi perihal penting untuk menerbitkan kartu corporate apabila mempunyai keperluan yang mendesak. 

Pastikan bahwa Anda memberikan kartu corporate kepada karyawan yang tepat dengan alasan terbaik untuk menyerahkan kepada pihak yang bersangkutan sehingga bisa meminimalisirnya.



Salah satu keuntungan terbesar dari penggunaan kartu kredit ini yaitu transparansi pelacakan kebiasaan pengeluaran karyawan. 

Kartu corporate, mencatat setiap transaksi yang dibuat, mengizinkan Anda memonitor alur pengeluaran karyawan dengan laporan kredit dan laporan bank (rekening koran) untuk menyaring perbedaan yang ada. 

Anda juga bisa melihat apabila terdapat karyawan yang menggunakan kartu tersebut dengan pengeluaran melebihi batas dan memberhentikan kebiasaan tersebut sedari awal.



Sederhanakan proses laporan pengeluaran menjadi salah satu cara jitu untuk memastikan bahwa bukti pembayaran diperbaharui secara tepat waktu. 

Ketika Anda berinvestasi kepada alat pelacakan dan penginputan pengeluaran cerdas dalam mengelola kartu kredit bisnis, maka karyawan hanya perlu memperbaharui bukti pembayaran digital.

Misalkan, mengupload foto bukti pembayaran ke sebuah software untuk dilakukan persetujuan oleh admin dan diselesaikan.



Ketika Anda menggunakan kartu corporate modern, sebaiknya mencari program manajemen kartu kredit untuk pengeluaran bisnis yang dilengkapi dengan pengintegrasian yang sempurna sehingga bisa terhubungkan dengan software akuntansi yang digunakan.

Langkah kecil ini bisa menghemat waktu kerja selama berjam-jam. Misalnya, melakukan rekonsiliasi kartu perusahaan dengan laporan Anda kemudian dilakukan pencatatan secara manual.



Coba tebak, bagaimana kartu kredit corporate bisa digunakan untuk memposisikan pembelian kategori tertentu bagi setiap kartu dan pemegang kartu.

Hal ini berarti bahwa kartu yang diterbitkan khusus untuk biaya perjalanan tidak diperuntukkan bagi pembayaran vendor.

Melacak pengeluaran yang dibuat oleh karyawan atau departemen dan memastikan bahwa anggaran yang berada pada kartu tetap dipertahankan.

Ditambah lagi dengan adanya kebijakan kartu corporate memungkinkan perusahaan untuk mempunyai langkah cerdik dalam mengatur pembayaran bisnis.



Menganalisa laporan pengeluaran secara reguler melalui penggunaan kartu kredit corporate baik untuk mereview pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan, departemen maupun vendor. 

Meskipun kartu yang dimiliki lebih dari satu, pemantauan tetap bisa dilakukan dengan mudah secara berkala. 

Volopay menawarkan fitur manajemen pengeluaran yang powerfull dilengkapi kartu fisik dan virtual. Kartu virtual yang kami tawarkan merupakan yang teraman untuk melakukan transaksi pembayaran online. 

Anda bisa membuat kartu untuk pengeluaran sekali (sekali pakai) atau membuat kartu untuk pembayaran berkala saat mengelola subscription yang optimal dan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis.



Kartu virtual ini dilengkapi dengan limit pengeluaran bawaan yang dapat diatur sesuai yang diperlukan bisnis Anda.

Cukup tetapkan limit dan software kami akan mendeteksi dan menolak biaya yang tidak sesuai secara otomatis.



Sebagai tambahan, Anda bisa memberdayakan karyawan dengan kartu corporate. Belanjakan dana bisnis lebih cerdas bersama Volopay dengan kustomisasi kontrol yang proaktif.

Bisa memblok transaksi online, melakukan transaksi internasional memakai kartu ini cukup dengan beberapa klik saja. 

Selain itu, Anda juga bisa mendistribusikan satu kartu fisik untuk setiap karyawan perusahaan untuk mempermudah pembelanjaan bisnis dan kenyamanan bertransaksi.

Baca juga, 5 Cara transfer uang ke luar negeri & manfaatnya



Salah satu cara mengelola kartu kredit bisnis yaitu melalui pemantauan detail transaksi dan alasan terjadinya pembayaran.

Saat sedang dalam perjalanan juga bisa menuliskan ulang mengenai kebijakan perusahaan untuk kartu kredit corporate Anda.



Atur alur kebijakan persetujuan multi-level untuk setiap kartu untuk mengontrol pembayaran, mengajukan atau menolak dana dan atur anggaran departemen.

Semua kartu dilengkapi manfaat tanpa penggunaan kertas untuk menyederhanakan laporan pengeluaran. 

Simpel upload bukti pembayaran untuk mengurangi penggunaan kertas dan kerumitan pengajuan reimbursement saat di perjalanan.