Kartu corporate

9 tips terbaik mengelola kartu kredit bisnis

Apr 05, 2024

Pengelolaan pengeluaran perusahaan perlu diperhatikan, terutama seiring berkembangnya suatu bisnis. Pada pembahasan ini, kita tidak hanya mengulas tentang pelacakan pengeluaran.


Akan tetapi saat transaksi melalui sebuah kartu digunakan, misal kartu kredit, Maka perlu mengelola kartu kredit atas pengeluaran yang dilakukan secara lebih spesifik.


Analisa laporan pengeluaran salah satunya, membantu bisnis dalam memperbaiki ketidak seimbangan, memberikan informasi saat terjadi transaksi mencurigakan maupun untuk mempersiapkan pengajuan aturan bisnis. 


Mempunyai kartu cerdas yang powerfull untuk mengoptimalkan pengeluaran bisnis melalui pengaturan limit, merancang kebijakan persetujuan pengeluaran yang dilengkapi analisa laporan pengeluaran dapat membantu bisnis untuk mengendalikan anggaran secara efisien dan efektif.

Apa itu kartu corporate dan keuntungannya?


Kartu corporate menyederhanakan pengeluaran bisnis pada laporan yang terpusat. Pantau setiap transaksi beserta nama yang melakukan pembayaran. Kartu kredit corporate telah menjadi alat yang sangat diperlukan untuk pertumbuhan dan kesuksesan bisnis. 


Selain berfungsi membantu mempertahankan arus kas, kartu corporate mempunyai beberapa penawaran menarik bagi bisnis Anda:



Insentif dan inovatif


Keamanan dan transparansi bukan hanya sekedar insentif yang bisa didapatkan melalui kartu corporate. Banyak perusahaan penerbit kartu corporate menawarkan insentif yang menarik kepada pelaku usaha.


Hal ini dikarenakan kartu corporate dapat membantu pemilik bisnis dan CFO untuk memperoleh uang dan melakukan penghematan dalam setiap pengeluaran.


Membangun skor kredit


Mempunyai kartu kredit corporate yang digunakan dalam operasional harian atau pengeluaran bisnis, dapat membantu membangun bisnis secara signifikan


Pembayaran yang dilakukan secara tepat waktu, menempatkan posisi bisnis menjadi handal sehingga dapat memperoleh layanan kredit baik bagi bisnis maupun vendor. Pada akhirnya, ini akan membantu Anda dalam membangun skor kredit bisnis.


Singkirkan reimbursement


Melalui penggunaan kartu kredit corporate, verifikasi manual tidak diperlukan lagi karena kebijakan pengeluaran bisa digunakan secara otomatis.


Kartu preload dapat mengeliminasi kebutuhan pembelanjaan memakai dana pribadi untuk karyawan.


Transaksi tersebut dapat langsung dilaporkan pada laporan pengeluaran dan siap untuk diintegrasikan dengan software akuntansi yang Anda gunakan.



Baca juga, Reimbursement adalah: Pengertian, jenis dan prosedurnya

Mengapa manajemen kartu kredit berperan esensial?


Menyiapkan sistem manajemen kartu kredit bisnis yang tepat dapat membantu melindungi perusahaan Anda dari hal buruk yang mungkin saja terjadi.


Manajemen kartu kredit juga menjadikan pengeluaran bisnis lebih ramping, proses rekonsiliasi menjadi tersederhanakan bahkan bisa membantu bisnis Anda untuk menghemat lebih baik.


Misalnya, kartu kredit corporate dapat membantu bisnis bukan hanya sekedar mengenai pelacakan namun juga pengelolaan pengeluaran pada biaya operasionalnya.


Membuat penggunaan uang perusahaan menjadi tepat sasaran yaitu hanya untuk kepentingan bisnis yang terpisahkan dari rekening pribadi.


Menggunakan kartu tanpa manajemen korporat yang tepat dapat membuat bisnis rentan terhadap penipuan, penggelapan dana dan risiko kejahatan lainnya.


Simak pembahasan selanjutnya mengenai tips mengelola kartu kredit bisnis dan kelancaran dalam penggunaan anggaran dana bisnis.

9 tips terbaik mengelola kartu kredit bisnis



1. Buat kebijakan kartu kredit


Kebijakan kartu corporate berada di bawah kebijakan akuntansi perusahaan. Pelanggaran dilindungi oleh protokol yang ekstensif sehingga melindungi perusahaan dari penipuan atau pengeluaran pribadi karyawan.


Beberapa poin penting yang perlu dipertimbangkan saat membuat kebijakan kartu kredit perusahaan adalah kelayakan dan tanggung jawab dari pemegang kartu, limit kartu dan pengeluarannya


Perhatikan proses bukti penerimaan yang diterima dan berikan konsekuensi khusus jika terjadi pelanggaran atas kebijakan yang dibuat. 


2. Atur anggaran departemen


Membuat anggaran pengeluaran departemen, membantu bisnis untuk dapat menghemat banyak waktu bagi tim akuntansi. Anda hanya tinggal melakukan analisa, bagian departemen mana yang menghabiskan banyak dana.


Setiap pemegang kartu diberikan anggaran khusus yang mana membantu mengatur limit pengeluaran bisnis secara menyeluruh sembari memberikan Anda data pengeluaran, mengenai transaksi mana yang melebihi penetapan batas anggaran.


3. Atur limit pengeluaran personal dan bisnis


Penting sepenuhnya untuk membiarkan karyawan pemahaman tentang aturan pengeluaran perusahaan seperti apa yang diperbolehkan dan sebaliknya dihindari untuk dilakukan..


Terkadang karyawan menggunakan kartu kredit corporate untuk membayarkan pengeluaran pribadi dan mengganti dana perusahaan nantinya.


Membantu menjawab keraguan atau tekanan atas semua asumsi yang dipikirkan oleh karyawan dengan memberikan pemahaman lebih dalam.


Menjadikan karyawan mengetahui apa yang diperbolehkan dan tidak diperbolehkan dari penggunaan kartu kredit.


4. Terbitkan kartu saat diperlukan


Perlu mempunyai kepercayaan yang tinggi bagi Anda untuk menerbitkan kartu corporate bagi karyawan.


Hal ini dikarenakan bisa jadi karyawan yang diberikan kepercayaan tersebut mempunyai tanggung jawab yang kurang saat menggunakannya.


Itulah mengapa menjadi perihal penting untuk menerbitkan kartu corporate apabila mempunyai keperluan yang mendesak. 


Pastikan bahwa Anda memberikan kartu corporate kepada karyawan yang tepat dengan alasan terbaik untuk menyerahkan kepada pihak yang bersangkutan sehingga bisa meminimalisirnya.


5. Pantau kebiasaan pengeluaran karyawan


Salah satu keuntungan terbesar dari penggunaan kartu kredit ini yaitu transparansi pelacakan kebiasaan pengeluaran karyawan. 


Kartu corporate, mencatat setiap transaksi yang dibuat, mengizinkan Anda memonitor alur pengeluaran karyawan dengan laporan kredit dan laporan bank (rekening koran) untuk menyaring perbedaan yang ada. 


Anda juga bisa melihat apabila terdapat karyawan yang menggunakan kartu tersebut dengan pengeluaran melebihi batas dan memberhentikan kebiasaan tersebut sedari awal.


6. Laporan pengeluaran yang simpel


Sederhanakan proses laporan pengeluaran menjadi salah satu cara jitu untuk memastikan bahwa bukti pembayaran diperbaharui secara tepat waktu. 


Ketika Anda berinvestasi kepada alat pelacakan dan penginputan pengeluaran cerdas dalam mengelola kartu kredit bisnis, maka karyawan hanya perlu memperbaharui bukti pembayaran digital.


Misalkan, mengupload foto bukti pembayaran ke sebuah software untuk dilakukan persetujuan oleh admin dan diselesaikan.


7. Integrasi dengan software akuntansi


Ketika Anda menggunakan kartu corporate modern, sebaiknya mencari program manajemen kartu kredit untuk pengeluaran bisnis yang dilengkapi dengan pengintegrasian yang sempurna sehingga bisa terhubungkan dengan software akuntansi yang digunakan.


Langkah kecil ini bisa menghemat waktu kerja selama berjam-jam. Misalnya, melakukan rekonsiliasi kartu perusahaan dengan laporan Anda kemudian dilakukan pencatatan secara manual.


8. Atur kategori pembayaran


Coba tebak, bagaimana kartu kredit corporate bisa digunakan untuk memposisikan pembelian kategori tertentu bagi setiap kartu dan pemegang kartu.


Hal ini berarti bahwa kartu yang diterbitkan khusus untuk biaya perjalanan tidak diperuntukkan bagi pembayaran vendor.


Melacak pengeluaran yang dibuat oleh karyawan atau departemen dan memastikan bahwa anggaran yang berada pada kartu tetap dipertahankan.


Ditambah lagi dengan adanya kebijakan kartu corporate memungkinkan perusahaan untuk mempunyai langkah cerdik dalam mengatur pembayaran bisnis.


9. Analisa laporan pengeluaran reguler


Menganalisa laporan pengeluaran secara reguler melalui penggunaan kartu kredit corporate baik untuk mereview pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan, departemen maupun vendor. 


Meskipun kartu yang dimiliki lebih dari satu, pemantauan tetap bisa dilakukan dengan mudah secara berkala. 

Mengapa Anda perlu memilih kartu corporate Volopay?


Mengelola kartu kredit bisnis merupakan bagian penting yang akan menghemat waktu dan uang di kemudian hari. Hal ini menjadi sangat sulit jika dilakukan sendirian sehingga diperlukan solusi manajemen keuangan yang lengkap seperti Volopay.


Manajemen pengeluaran powerful


Volopay menawarkan fitur manajemen pengeluaran yang powerfull dilengkapi kartu fisik dan virtual. Kartu virtual yang kami tawarkan merupakan yang teraman untuk melakukan transaksi pembayaran online. 


Anda bisa membuat kartu untuk pengeluaran sekali (sekali pakai) atau membuat kartu untuk pembayaran berkala saat mengelola subscription yang optimal dan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis.


Atur limit pakai kartu virtual


Kartu virtual ini dilengkapi dengan limit pengeluaran bawaan yang dapat diatur sesuai yang diperlukan bisnis Anda.


Cukup tetapkan limit dan software kami akan mendeteksi dan menolak biaya yang tidak sesuai secara otomatis.


Kartu corporate cerdas


Sebagai tambahan, Anda bisa memberdayakan karyawan dengan kartu corporate. Belanjakan dana bisnis lebih cerdas bersama Volopay dengan kustomisasi kontrol yang proaktif.


Bisa memblok transaksi online, melakukan transaksi internasional memakai kartu ini cukup dengan beberapa klik saja. 


Selain itu, Anda juga bisa mendistribusikan satu kartu fisik untuk setiap karyawan perusahaan untuk mempermudah pembelanjaan bisnis dan kenyamanan bertransaksi.



Baca juga, 5 Cara transfer uang ke luar negeri & manfaatnya


Monitor setiap pengeluaran


Salah satu cara mengelola kartu kredit bisnis yaitu melalui pemantauan detail transaksi dan alasan terjadinya pembayaran.


Saat sedang dalam perjalanan juga bisa menuliskan ulang mengenai kebijakan perusahaan untuk kartu kredit corporate Anda.


Kebijakan persetujuan multi-level


Atur alur kebijakan persetujuan multi-level untuk setiap kartu untuk mengontrol pembayaran, mengajukan atau menolak dana dan atur anggaran departemen.


Semua kartu dilengkapi manfaat tanpa penggunaan kertas untuk menyederhanakan laporan pengeluaran. 


Simpel upload bukti pembayaran untuk mengurangi penggunaan kertas dan kerumitan pengajuan reimbursement saat di perjalanan.

Dapatkan kartu corporate yang mudah kelola pengeluaran bisnis Anda