Reimbursement adalah penggantian biaya, kenali jenis dan prosedurnya

Reimbursement adalah penggantian uang atas pembayaran yang telah terlebih dahulu dibayarkan oleh karyawan, pelanggan, atau pihak lain. Biasanya reimbursement dapat dilakukan oleh karyawan atas pembayaran perjalanan bisnis atau asuransi kesehatan. 


Setiap perusahaan memiliki peraturan dan ketentuan reimbursement yang berbeda-beda. Namun, secara umum reimbursement dilakukan dengan cara menyerahkan tanda bukti pembayaran hingga nanti akhirnya biaya akan digantikan lewat transfer dana.


Setiap pelaku bisnis perlu mengelola sistem reimbursement yang baik agar pengeluaran perusahaan selalu tercatat dan dapat ditelusuri. 


Reimbursement juga menjadi salah satu bagian pengeluaran yang diperhitungkan saat membuat laporan keuangan perusahaan. Mari pahami definisi dan cara ideal mengelola reimbursement untuk perusahaan.

Reimbursement adalah


Secara umum, reimbursement adalah penggantian biaya. Dalam konteks bisnis, reimbursement adalah kompensasi yang dibayarkan oleh organisasi atau perusahaan untuk setiap investasi langsung yang dilakukan oleh karyawan.


Reimbursement juga bisa diartikan sebagai penggantian terhadap pembayaran lebih yang dilakukan oleh pelanggan atau pihak lain yang berurusan dengan perusahaan. 


Istilah ini mungkin terlihat mirip dengan pengembalian uang (refund) tapi pengembalian uang biasanya dilakukan jika pelanggan tidak puas dengan barang yang dibeli atau jika barang rusak. 


Sebaliknya, reimbursement adalah pengembalian yang dilakukan ketika orang tersebut tidak melakukan pembayaran asli atau ketika transaksi memiliki beberapa kesalahan seperti kelebihan pembayaran.

Jenis reimbursement


Berikut ini adalah jenis-jenis reimbursement yang umum dilakukan antara perusahaan dan karyawan.


1. Penggantian biaya bisnis


Penggantian biaya bisnis adalah penggantian yang paling umum dilakukan dalam perusahaan. Perusahaan akan menggantikan biaya yang telah dikeluarkan karyawan terkait bisnis saat melakukan pekerjaan untuk organisasi. 


Mulai dari kebutuhan alat tulis, alat komunikasi, transportasi dan hal lainnya yang menunjang bisnis. 


Berikut adalah biaya yang dapat diperhitungkan sebagai biaya bisnis karyawan:


• Bisnis perjalanan


• Pendidikan atau pelatihan


• Perlengkapan bisnis 


• Alat bisnis 


• Biaya lainnya terkait bisnis


2. Penggantian biaya perjalanan


Penggantian biaya perjalanan adalah salah satu jenis penggantian biaya bisnis. Biasanya, penggantian ini dilakukan untuk mengganti uang karyawan yang digunakan dalam perjalanan untuk kepentingan bisnis. 


Mulai dari penggantian biaya bensin, tiket penerbangan, penginapan, makan, dan biaya lainnya dalam perjalanan yang tak terduga. 


Pengantian ini juga bisa termasuk biaya visa atau dokumen perjalanan lainnya yang mungkin diperlukan saat bepergian ke negara tertentu. 


Selain dokumen, beberapa perjalanan juga mengharuskan prosedur vaksinasi sebagai syarat kesehatan. Kedua hal ini tentu tidak murah dan dapat menjadi bagian dari biaya perjalanan.


3. Penggantian biaya pengobatan


Penggantian biaya untuk tindakan medis adalah jenis reimbursement lain yang dapat dilakukan karyawan. Penggantian biaya pengobatan adalah cara alternatif yang dapat dilakukan perusahaan untuk menyediakan tunjangan kesehatan kepada karyawan. 


Tunjangan kesehatan ini dapat berbeda-beda di setiap perusahaan. Baik dari segi jumlah, tanggungan, bentuk tindakan medis, dan sebagainya. Perrusahaan juga biasanya bekerja sama dengan pihak asuransi untuk menjamin penggantian biaya pengobatan karyawan.

Prosedur klaim reimbursement


Prosedur klaim reimbursement adalah hal yang dapat berbeda-beda di setiap perusahaan. Tetapi, secara umum proses reimbursement dengan metode manual dilakukan dalam tahapan seperti berikut:


• Melakukan pembelian dan pembayaran 


• Setelah transaksi selesai, karyawan memperoleh tanda terima 


• Tanda terima kemudian diserahkan ke manager dengan permintaan penggantian biaya


• Manajer perlu meninjau dan menyetujui permintaan, kemudian permintaan penggantian biaya diteruskan ke tim keuangan untuk ditinjau dan disetujui


• Jika manajer membutuhkan informasi tambahan terkait dokumen permintaan penggantian biaya, permintaan akan diarahkan kembali ke karyawan. 


• Setelah disetujui oleh tim keuangan, biaya yang diklaim akan dikembalikan ke rekening karyawan


• Jika semua langkah proses dijalankan dengan lancar, penggantian dapat dikreditkan dengan lebih cepat.

Risiko mengelola reimbursement secara manual


Mengelola reimbursement secara manual adalah cara yang sudah sejak lama dan diterapkan banyak perusahaan sebelum adanya sistem digital. Berikut adalah beberapa risiko ketika Anda mengelola reimbursement karyawan secara manual 


Membosankan


Melakukan entri dan validasi data secara manual merupakan pekerjaan yang menghabiskan waktu karyawan.


Rentan penipuan


Pengajuan klaim yang berlebihan, jumlah penggantian yang berlebih hingga penggantian ganda mungkin saja terjadi dengan pengelolaan keuangan yang manual. 


Selain itu, metode manual juga berisiko mengurangi kepatuhan akan peraturan perusahaan terkait pengeluaran. 

Kesalahan data


Metode manual juga rentan akan kesalahan manusia akibat kelalaian dalam prosesnya.


Produktivitas menurun


Dengan metode manual, banyak waktu yang dihabiskan untuk melakukan pelaporan, klaim, hingga validasi biaya. Hal ini membuat produktivitas untuk pekerjaan lain menurun. 


Kurang transparan


Metode manual hanya menyediakan proses yang dilakukan lewat email sehingga interaksi terjadi secara pribadi. Akibatnya, data soal penggantian biaya tidak transparan dan tidak dapat diketahui oleh banyak orang. 


5 Tips mengelola reimbursement karyawan


Mengelola reimbursement adalah hal yang tidak mudah untuk dilakukan. Namun ada beberapa tips mengelola reimbursement karyawan yang penting untuk diketahui para pelaku bisnis: 

1. Komunikasi yang baik


Pastikan kebijakan perusahaan mengenai pengeluaran dan reimbursement dikomunikasikan secara terbuka pada seluruh karyawan. Termasuk bagi karyawan baru yang sedang menjalani proses pengenalan.

2. Pastikan penjelasan sederhana dan jelas


Sistem penggantian biaya yang terlalu rumit dan tidak dijelaskan dengan baik dapat menyebabkan salah tafsir serta kesalahan dalam hal pengklaiman yang dilakukan karyawan.

3. Buat panduan praktis


Bila perlu, cantumkan langkah-langkah proses reimbursement yang perlu dilakukan oleh karyawan. 

4. Perbarui aturan


Bila ada perubahan informasi atau kebutuhan dokumentasi, pastikan karyawan mengetahui hal ini sehingga mereka memahami proses pengajuan klaim yang telah diperbarui. 

5. Tinjau aturan


Lakukan evaluasi terhadap peraturan yang telah ditetapkan. Pertimbangkan prosedur atau perangkat lunak yang mungkin dapat membantu proses ini menjadi lebih mudah. 

5 Manfaat mengelola reimbursement karyawan secara digital


Saat ini sudah banyak perusahaan yang beralih mengelola reimbursement secara digital. Sistem ini mendatangkan banyak keuntungan bagi seluruh pihak.


1. Visibilitas dan transparan


Memiliki satu tempat di mana Anda dapat mengelola proses klaim reimbursement adalah hal yang menyenangkan. Anda dapat menarik catatan reimbursement apa pun di masa lalu yang sudah terjadi.


Anda juga dapat mengurutkan dokumen reimbursement berdasarkan urutan apa pun yang diinginkan. Memiliki akses ke data di ujung jari Anda hanya akan membuat pekerjaan Anda cepat dan produktif.


2. Bebas kesalahan dan proses ketat


Pemrosesan manual seringkali menimbulkan masalah seperti kesalahan entri data, data terlewat, atau pun data tidak diproses. 


Namun, dengan menggunakan software dan beralih mengelola reimbursement secara digital, Anda dapat membuat aturan khusus untuk mengidentifikasi dan mengkategorikan permintaan penggantian biaya. 


Dengan cara ini, penggantian biaya akan lebih ketat dan bebas dari kesalahan-kesalahan yang umum terjadi.


3. Karyawan yang lebih bahagia


Mengawasi tagihan, mengisi formulir manual yang panjang, melakukan panggilan telepon, hingga berbicara dengan tim akunting dapat menjadi pekerjaan yang menyulitkan karyawan. 

Tidak jarang, hal ini juga mengurangi fokus mereka pada pekerjaan. 


Namun, dengan mengelola penggantian biaya secara digital, karyawan dapat merasa lebih dihargai karena mereka dapat mengunggah tagihan mereka kapan saja, mengirim klaim mereka, dan mendapatkan penggantian biaya kapan saja.

4. Lebih cepat dan sederhana


Reimbursement adalah proses yang melelahkan bila dikerjakan secara manual. Namun, ketika semuanya dikelola secara online dalam satu sistem, mengunggah, memproses, dan menyetujui penggantian biaya menjadi hal yang mudah. 


Terlepas dari jumlah permintaan yang diterima tim keuangan, mereka dapat menyelesaikan dengan cepat dan pindah ke pekerjaan yang berikutnya. Pihak yang mengajukan reimbursement juga akan merasa lebih dimudahkan. 

5. Kepatuhan


Dibandingkan dengan cara manual, mengelola reimbursement secara digital juga dapat mengurangi risiko keuangan yang terjadi. 


Proses pengkategorian pengeluaran dalam software juga akan memudahkan audit keuangan. Hal ini akan membantu meningkatkan kepatuhan perusahaan atas kebijakan pengeluaran yang telah disepakati sebelumnya. 

Otomatiskan sistem reimbursement karyawan dengan Volopay


Software manajemen pengeluaran Volopay dapat membantu membuat proses reimbursement karyawan menjadi lebih mudah.


Volopay memiliki dashboard terpusat yang memungkinkan admin untuk melihat dan mengakses permintaan klaim yang tertunda maupun yang telah disetujui. 


Anda dapat menetapkan aturan untuk persetujuan, mengalihkan permintaan penggantian biaya, maupun melakukan penggantian biaya karyawan secara langsung. 


Software dari Volopay sangat transparan sehingga siapa pun dapat memeriksa status klaim mereka kapan saja. Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi lain, Anda juga dapat secara otomatis mengintegrasikan otomatisasi pengeluaran dengan Volopay. 


Tidak akan ada lagi klaim pengeluaran yang tidak sesuai atau pembayaran yang salah, karena Anda dapat dengan jelas menetapkan aturan dan alur kerja untuk pra-persetujuan otomatis saat seseorang mengirimkan permintaan reimbursement.


Volopay membuat proses akuntansi Anda lebih sederhana, tepat, dan lebih baik dengan fitur-fitur canggih dan otomatisasi yang inovatif.

Kelola reimbursement Anda dengan Volopay