Kwitansi digital: Pengertian, fungsi, jenis dan cara membuat
Cara manual mengelola kwitansi dapat menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Selain itu pelacakan keuangan dan proses audit juga menjadi lebih sulit untuk dilakukan. Namun dengan kwitansi digital, Anda dapat melupakan semua permasalahan tersebut.
Dalam kegiatan bisnis, tentunya kwitansi akan sering dibutuhkan untuk kebutuhan transaksi. Kwitansi bisa dibutuhkan saat Anda selesai melakukan pembayaran kepada vendor atau ketika pelanggan Anda selesai bertransaksi membeli barang atau jasa yang Anda sediakan.
Dokumen ini perlu dikelola dan disimpan dengan baik untuk membantu pengelolaan pajak dan laporan keuangan. Dengan adanya teknologi yang lebih canggih dan modern, pengelolaan kwitansi tentunya mengalami berbagai perubahan.
Pengertian kwitansi digital
Kwitansi adalah pengakuan tertulis bahwa sesuatu yang berharga telah ditransfer dari satu pihak ke pihak lain. Kwitansi juga umum digunakan dalam transaksi b2b alias bisnis ke bisnis serta transaksi pasar saham.
Di zaman dahulu, pelaku bisnis melakukan pengelolaan kwitansi secara manual, yakni dengan kertas dan dikirimkan melalui pos setelah pembayaran diterima.
Namun, kwitansi digital bekerja dengan cara yang berbeda. Anda tidak lagi perlu mengirimkan kertas karena semua transaksi dapat direkam secara digital dan dikirim melalui email atau aplikasi.
Secara umum, fungsinya tetap sama seperti kwitansi yang dibuat manual. Namun pengerjaannya serta pendistribusiannya yang berbeda.
Fungsi kwitansi
Kwitansi adalah dokumen yang dapat membuktikan suatu pembayaran telah terjadi. Namun, lebih dari itu dokumen ini juga memiliki fungsi lain seperti:
Dokumen sah di mata hukum
Kwitansi pembayaran dapat menjadi bukti yang sah di mata hukum. Hal ini sebagai bentuk perlindungan jika suatu hari terjadi gugatan atas pembayaran yang telah dilakukan. Dokumen ini merupakan hal yang valid dan punya nilai di mata hukum.
Bukti pembayaran sah
Dalam transaksi jual beli, kwitansi dapat digunakan untuk mendukung pembeli pada saat mengajukan komplain.
Dokumen ini memberikan keterangan yang jelas pada pihak pembeli maupun penjual untuk melanjutkan transaksi misalnya ganti rugi atas kerusakan atau keterlambatan.
Kemudian, kwitansi juga berfungsi dalam transaksi penagihan uang antara penjual dan pembeli. Terutama jika terjadi transaksi pembayaran uang di muka. Biasanya penjual dan pembeli akan merekam transaksi dalam dokumen kwitansi.
Jenis kwitansi
1. Kwitansi bukti pembayaran
Secara umum, kwitansi bukti pembayaran digunakan pada saat transaksi jual beli atau hutang piutang. Dalam situasi tersebut, kwitansi dapat menjadi bukti pembayaran atas angsuran atau pelunasan.
Di dalamnya terdapat informasi terkait jumlah uang yang telah dibayarkan, tujuan pembayaran, dan nama pihak penerima dan pemberi dana.
2. Kwitansi transaksi produk
Kwitansi transaksi produk digunakan pada saat pembelian produk atau barang. Kwitansi ini mencakup berbagai informasi barang yang telah dibeli pelanggan. Mulai dari tipe barang, nomor seri produk, alamat pelanggan, dan harga barang yang dibeli.
3. Kwitansi cash receipt
Biasanya jenis kwitansi ini digunakan di dunia kerja untuk menjelaskan jumlah dana yang keluar atau masuk dalam perusahaan, instansi, atau lembaga.
Fungsi kwitansi ini adalah sebagai arsip bukti keuangan untuk memudahkan pembuatan laporan keuangan dan masa audit. Kwitansi ini juga dapat menjadi bukti bahwa perusahaan terhindar dari penggelapan uang.
4. Kwitansi serah terima uang
Kwitansi serah terima uang adalah jenis kwitansi yang paling sering digunakan di masyarakat untuk transaksi serah terima uang. Dokumen ini tentunya akan berisi jumlah uang yang dikirim pada seseorang, institusi, toko, hingga perusahaan.
5. Kwitansi transfer uang
Umumnya kwitansi jenis ini digunakan di industri perbankan sebagai alat bukti penyerahan dan penerimaan uang. Mirip dengan kwitansi pada umumnya, tapi dalam kwitansi ini terdapat nomor rekening penerima.
Informasi dan komponen dalam kwitansi
Secara umum, ada beberapa informasi yang penting dicantumkan dalam hampir semua jenis kwitansi. Baik itu dalam dokumen yang dibuat manual maupun kwitansi digital online.
Berikut adalah informasi dan komponennya.
• Nomor kwitansi
• Nama penerima dana
• Nama pemberi dana
• Jumlah dana
• Tanggal transaksi
• Keterangan jenis transaksi dan tujuan transaksi
• Tanda tangan dan nama jelas
Dapatkan software manajemen faktur terbaik untuk bisnis Anda
Manfaat menggunakan kwitansi digital
Saat ini sudah banyak penyedia layanan kwitansi digital online yang memungkinkan pembuatan dokumen menjadi lebih cepat dan dapat diotomatisasikan.
Seiring perkembangan bisnis yang terus meningkat serta kecanggihan teknologi, para pemilik bisnis juga sudah mulai beralih ke kwitansi digital online daripada mengelolanya secara manual.
Namun apa sebenarnya manfaat dari menggunakan kwitansi digital online untuk sebuah perusahaan? Berikut penjelasannya.
1. Kerahasiaan terjamin
Kwitansi digital adalah file yang melibatkan penjual dan pembeli untuk kepentingan transaksi. Dokumen ini juga dapat dilengkapi dengan kata sandi sehingga hanya pembeli yang dapat mengakses file tersebut.
2. Data lebih akurat
Selain memakan banyak waktu, kwitansi manual juga berisiko tinggi akan kesalahan entri data (human error). Namun, dengan kwitansi digital, Anda bisa menghilangkan kedua permasalahan ini sekaligus.
Penggunaan aplikasi kwitansi digital akan membantu Anda mendapatkan data yang akurat dan dapat dilacak secara transparan.
3. Lebih canggih dan cepat diproses
Kwitansi berbasis digital diproses dengan sangat cepat dan membuat Anda dapat langsung melihat bukti pembayaran sesaat setelah transaksi selesai. Dalam hitungan detik, dokumen ini sudah dapat dibaca dan diakses.
4. Akses mudah
Pada umumnya, aplikasi kwitansi digital menawarkan akses melalui komputer maupun mobile app. Dengan menggunakan mobile app, Anda bisa mengelola dokumen ini dari jarak jauh, kapan pun dan di mana pun.
5. Lebih ramah lingkungan
Tahukah Anda setiap orang rata-rata setiap tahun menggunakan 10.000 kertas hanya untuk keperluan pekerjaannya? Padahal 40 persen dari kertas tersebut berakhir di tong sampah atau mesin penghancur kertas.
Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat membawa perubahan kecil yang berdampak besar akan hal ini. Salah satunya dengan mengelola tanda terima secara elektronik sehingga Anda bebas dari tumpukkan sampah kertas.
6. Lebih mudah disimpan
Tanda terima digital tidak berisiko dicuri, dibakar atau hilang. Tanda terima ini akan tersimpan di cloud atau PC sehingga aman, bahkan dapat dilengkapi dengan kata sandi.
File-file ini juga dapat diakses kapan saja dengan mudah tanpa perlu menghabiskan banyak waktu untuk mencarinya saat dibutuhkan.
7. Transaksi yang lebih lancar
Pengalaman transaksi yang lancar dan memuaskan tentu sangat penting dalam kegiatan bisnis. Berbagai transaksi pembayaran dapat terjadi dengan lebih lancar, otomatis, dan cepat dengan tersedianya opsi kwitansi digital.
8. Memudahkan audit pajak
Proses audit pajak pada kegiatan bisnis umumnya memerlukan seperangkat dokumen untuk menelusuri riwayat pembayaran dan pembelanjaan.
Nah, tanda terima digital adalah dokumen yang memudahkan proses audit pajak bisnis. Dengan adanya tanda terima digital, auditor tidak perlu berkutat dengan tumpukkan kertas.
Bacaan juga - Nomor invoice adalah: definisi, contoh dan cara membuatnya
Cara membuat kwitansi digital
Membuat kwitansi secara manual memerlukan lebih banyak waktu dan kurang efisien untuk jumlah data yang banyak. Selain itu, Anda juga perlu mengirimkan kwitansi melalui jasa pengiriman.
Namun dengan menggunakan kwitansi digital, Anda bisa meninggalkan cara lama tersebut. Cara membuat kwitansi digital juga lebih cepat dan mudah sehingga efisien untuk mengerjakan banyak data. Berikut cara membuat kwitansi digital yang bisa Anda coba.
Menggunakan excel
Software Microsoft Excel yang terdapat dalam laptop dapat Anda manfaatkan untuk membuat kwitansi. Di dalamnya banyak fitur yang dapat mendukung pengolahan data untuk kwitansi.
Cara membuat kwitansi digital dengan aplikasi ini adalah dengan menambahkan add-in, membuat format kwitansi, dan mengolah data dengan formula. Setelah itu, Anda dapat mencetaknya jika membutuhkan dalam bentuk cetak.
Menggunakan aplikasi kwitansi digital
Cara membuat kwitansi digital yang lebih mudah dan praktis adalah dengan menggunakan aplikasi kwitansi digital. Dengan bantuan aplikasi kwitansi digital, pengolahan kwitansi dapat menjadi lebih rapi.
Risiko akan kesalahan input data dengan aplikasi kwitansi digital juga lebih rendah. Selain itu, Anda dapat mengirimkan kwitansi digital secara otomatis melalui email pada setiap pelanggan yang membutuhkan.
Tips mengirimkan kwitansi
Setelah selesai membuat kwitansi secara digital, berikut ada beberapa tips yang perlu Anda perhatikan sebelum mengirimkan kwitansi:
• Pastikan nama penerima dan pemberi dana tercantum dengan tepat
• Jika transaksi dalam jumlah dana yang sangat besar, Anda dapat menambahkan materai
• Hindari menandatangani kwitansi kosong agar terhindar dari penyalahgunaan data
• Pastikanpenulisan tanggal dan tempat penerbitan kwitansi dekat dengan kolom tandatangan pemberi atau penerima uang saat transaksi
Kelola kwitansi digital Anda dengan Volopay
Volopay menawarkan berbagai solusi untuk pengelolaan keuangan bisnis Anda. Termasuk memdudahkan cara membuat kwitansi digital.
Volopay menyediakan manajemen pembayaran 'Bill Pay' yang memungkinkan pembayaran vendor menjadi lebih simpel. Setelah pembayaran vendor selesai, fitur ini akan otomatis mengirim pemberitahuan, dan membuat tanda terima.
Namun dengan Volopay, Anda dapat menyimpan tanda terima secara otomatis dengan jumlah transaksi sebanyak apapun yang telah dilakukan. Anda juga dapat menikmati fitur pengkategorian kuitansi untuk membantu memisahkan jenis-jenis kwitansi yang diterima.
Bacaan menarik - Reimbursement adalah penggantian biaya, kenali jenis dan prosedurnya