Rekonsiliasi account payable otomatis: definisi & cara pilih

Salah satu bagian terpenting dari proses bisnis yaitu rekonsiliasi. Rekonsiliasi account payable perlu dilakukan supaya data yang dimiliki tetap akurat. Pastikan bahwa total semua hutang dagang sama dengan jumlah yang tertera di buku besar utama. 


Tanpa adanya rekonsiliasi hutang dagang otomatis dalam prosesnya, maka perusahaan bisa menghadapi kerumitan tersendiri. Terlebih jika dihadapkan pada bisnis yang semakin berkembang dengan jumlah transaksi yang terus meningkat.

Apa itu rekonsiliasi hutang dagang otomatis?


Rekonsiliasi account payable (hutang dagang) adalah proses verifikasi nominal jumlah hutang yang dimiliki berdasarkan catatan perusahaan dan vendor, umumnya dilakukan sebelum akhir bulan. Proses rekonsiliasi ini membantu memastikan keakuratan pencatatan laporan keuangan seperti kesamaan nominal yang diberikan sewaktu pembayaran dengan vendor. 

 

Rekonsiliasi account payable terkadang dilakukan setahun sekali, tetapi juga ada yang melakukan sebulan sekali bahkan harian yang berarti frekuensinya lebih sering dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Rekonsiliasi harian memungkinkan penemuan keganjilan lebih dini sehingga keakuratan data bisa menjadi lebih baik.


Sedangkan ketika mengotomatisasikan rekonsiliasi hutang dagang, hal ini bertujuan memberikan kemudahan bagi departemen keuangan sehingga prosesnya menjadi optimal melalui pemanfaatan teknologi seperti penggunaan software. 


Contoh ketika rekonsiliasi tersebut dilakukan per kuartal dengan mengecek 1500 faktur secara manual. Maka bisa menghabiskan banyak waktu dan tenaga yang sebaiknya bisa digunakan untuk fokus pada pekerjaan strategis maupun lainnya. 


Selain itu, keuntungan lainnya dari mengotomatisasi rekonsiliasi hutang dagang adalah dapat membangun dan meningkatkan kredibilitas dihadapan vendor serta menemukan adanya potensi kemacetan keuangan di bagian departemen manapun. 

Seberapa pentingkah rekonsiliasi account payable perlu dilakukan?


Rekonsiliasi ini perlu dilakukan agar terhindar dari perihal yang tidak diinginkan seperti kesalahan pencatatan atau entri data, kecurangan yang mungkin terjadi dan komunikasi yang kurang efektif bersama supplier. 


Tanpa adanya rekonsiliasi yang dilakukan tepat waktu, bisa menciptakan ketidaksesuaian nominal antara jumlah di buku besar dan hutang dagang. Di samping itu, ketidaksesuaian antara laporan bank dan buku besar dapat mengakibatkan kerugian besar bagi bisnis.


Setiap bulannya bisa saja perusahaan menerima lebih dari 500 faktur atau invoice yang perlu dicek secara manual. Setiap kesalahan yang mungkin terjadi selama pengecekan dapat mempengaruhi periode laporan selanjutnya. Pengecekan rutin membantu menangkap adanya kesalahan atau perbedaan data. 


Ketika komunikasi yang lancar bisa tercipta antara Anda dengan pihak supplier, maka akan mempererat hubungan dan mempermudah memvalidasi atas perbedaan yang mungkin terjadi. Rekonsiliasi account payable yang dilakukan secara berkala dan komunikasi yang baik dan rutin dengan supplier, membantu perusahaan untuk bisa memastikan data yang tercatat adalah akurat. 

Optimalkan rekonsiliasi account payable di bisnis Anda


Proses rekonsiliasi account payable secara otomatis, membantu meningkatkan efisiensi dan mengontrol biaya. Adanya platform keuangan terpusat dapat membantu membantu memprioritaskan tagihan pembayaran dengan persetujuan dan rekonsiliasi yang lancar pada data base terpusat. Berikut beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengatasi masalah rekonsiliasi dan meningkatkan prosesnya: 


1. Identifikasi data dan laporan


Lakukan identifikasi data keuangan dan KPI secara berkala sehingga Anda memperoleh informasi mengenai kinerja keuangan perusahaan, kendala dan membantu menyusun strategi proses pengambilan keputusan secara efektif. Memantau secara konsisten bisa mengurangi kecurangan, faktur dobel dan mengurangi risiko ketidakpatuhan.


2. Batasi akses dan lakukan kontrol ekstensif


Batasi akses ke buku besar utama dan lacak semua tagihan melalui persetujuan multi-level hingga meminimalisir biaya keterlambatan atau kesalahan manusia yang dapat terjadi. Pembatasan perlu dilakukan karena semakin banyak pihak yang terlibat untuk mengakses buku besar utama, memungkinkan peluang munculnya kekacauan. 


3. Lakukan rekonsiliasi harian


Tanpa perlu memusingkan seberapa besar ukuran perusahaan Anda, sebaiknya melakukan rekonsiliasi harian untuk mengurangi risiko perbedaan dalam arus kas dan berdampak pada kredibilitas bisnis. Meskipun hanya kesalahan kecil yang terjadi, namun akan berdampak pada proses pembukuan yang tidak sebagaimana mestinya. 


Supaya terhindar dari masalah tersebut, sebaiknya melakukan rekonsiliasi setiap hari sehingga memudahkan mengatasi masalah yang dapat terjadi.


4. Otomatisasikan prosesnya


Meskipun proses manual tetap bisa digunakan dalam beberapa hal, akan tetapi mengotomatisasi rekonsiliasi hutang datang bisa membantu mengatasi berbagai permasalahan atas proses yang dilakukan secara manual. Penggunaan software, dapat membantu proses rekonsiliasi harian bisnis dan keakuratan data bisa tetap dipertahankan.

Cara memilih software utang dagang otomatis terbaik untuk bisnis


Jika bisnis memerlukan rekonsiliasi account payable lebih sering supaya lebih optimal, tentunya proses manual akan melelahkan sehingga perlu menggunakan alat pendukung, seperti perangkat lunak account payable (AP). Ada beberapa cara yang bisa menjadi pertimbangan solusi untuk memilih software AP yang tepat bagi bisnis:


1. Buat daftar permasalahan


Pilih software atau aplikasi AP yang bisa membantu meringankan permasalahan bisnis Anda. Buat daftar permasalahan yang dihadapi, konsultasikan dengan penyedia tentang bagaimana perangkat lunak yang diciptakan bisa mengatasi permasalahan yang dihadapi. 


Meskipun terkadang tidak semua jawaban yang diberikan bisa menjadi solusi, namun perhatikan bahwa solusi yang diberikan bisa cukup efektif dan memungkinkan untuk membantu kesulitan bisnis Anda.


2. Fitur transaksi domestik dan internasional


Perhatikan fitur-fitur yang ditawarkan untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Pastikan bahwa software mempunyai fitur yang bisa menyelesaikan pembayaran dan faktur berskala besar baik untuk transaksi domestik maupun internasional yang beriringan dengan pertumbuhan bisnis. 


Hal ini dikarenakan akuntansi merupakan bagian yang tak terpisahkan dari perusahaan sehingga sebaiknya memilih software yang sesuai dengan tujuan perusahaan jangka panjang.


3. Mudah digunakan


Perhatikan tentang kemudahan dari penggunaan software atau perangkat lunak yang dipilih, software yang sulit digunakan bisa menjadi kendala. Berdasarkan hal ini, pastikan bahwa kemudahan akses bisa diperoleh dan software bisa melancarkan rekonsiliasi hutang dagang.


4. Kemudahan integrasi


Departemen akuntansi Anda mungkin saja sudah menggunakan ERP, tidak bisa diabaikan bahwa menemukan software hutang dagang yang dilengkapi pengintegrasian yang lancar terhadap software yang digunakan menjadi salah satu pertimbangan penting. Misalnya software rekonsiliasi bank atau software otomatisasi rekonsiliasi kas.


5. Perhatikan harga


Penghematan adalah salah satu fokus perhatian yang dilakukan oleh setiap bisnis. Tidak memungkinkan jika software yang dipilih nantinya mempunyai anggaran yang lebih tinggi dibandingkan penggunaan tenaga kerja manusia. Tidak sedikit yang menawarkan software dengan harga mahal beserta fitur yang barangkali tidak diperlukan oleh bisnis Anda. 


Temukan software rekonsiliasi account payable yang bisa disesuaikan dan menawarkan paket langganan multi-level. Salah satunya seperti Volopay, software Volopay memberikan Anda kefleksibelan untuk membayar sesuai dengan kebutuhan fitur yang digunakan.

Bagaimana Volopay membantu rekonsiliasi hutang dagang untuk bisnis Anda?


Volopay menawarkan solusi rekonsiliasi account payable untuk kebutuhan bisnis Anda dilengkapi dengan berbagai fitur. Anda bisa mengatur pengeluaran lebih efektif, mudah diakses dan pengintegrasian instan dengan software akuntansi yang digunakan. 


Menyederhanakan penagihan


Teknologi OCR Volopay membantu mengumpulkan, melacak dan membayar tagihan vendor, tanda terima menggunakan kertas bisa dihilangkan dan mengurangi risiko dari adanya dokumen yang hilang. Ajukan semua tagihan secara mudah dan pastikan tagihan tersebut disetujui oleh kepala departemen dan tim keuangan membayarkannya tepat waktu.


Proses persetujuan otomatis


Hilangkan waktu tunggu untuk penerimaan persetujuan dari departemen yang berbeda. Berlarian supaya memperoleh persetujuan sudah tidak berlaku lagi, gantikan dengan alur kerja otomatis. 


Alur kerja tersebut mencakup mulai dari pembuatan pesanan pembelian hingga data yang diperlukan dapat diketahui dengan seksama. Selain itu jika pengajuan tidak sesuai, bisa ditolak.


Mengeliminasi entri data manual


Rekonsiliasi di excel secara manual, entri data merupakan bagian terpenting dan ketika melakukan penginputan data bisa terjadi kesalahan dalam proses akuntansi. Optimalisasi dan otomatisasikan proses entri data, persetujuan bebas hambatan dengan kategorisasi otomatis bisa didapatkan. Sederhanakan proses entri data di bisnis Anda!


Kartu corporate


Volopay menawarkan kartu fisik dan kartu corporate virtual tak terbatas (unlimited), dilengkapi dengan keamanan yang terjamin. Saldo di kartu bisa ditentukan oleh Anda, terlebih tidak ada lagi pengeluaran yang melebihi batas anggaran sehingga pengeluaran bisnis tetap terjaga sesuai jumlah nominal penetapan anggaran.


Penganggaran departemen


Dapatkan berbagai fitur yang dimiliki kartu corporate fisik maupun kartu virtual untuk departemen Anda. Baik untuk pengeluaran sekali maupun pengeluaran berulang, anggaran akan tetap sesuai yang ditetapkan kecuali jika perubahan diizinkan. 


Pelacakan pengeluaran real-time


Hilangkan permasalahan rekonsiliasi manual seperti mengejar bukti pembayaran atau pengecekan invoice secara berulang. Otomatisasi hutang dagang membantu melacak pengeluaran secara real-time di satu dasbor yang mudah digunakan. Miliki gambaran menyeluruh atas catatan pengeluaran dan dapatkan keuntungan dari rekonsiliasi kas dan rekening bank yang lebih cepat. 

Temukan solusi rekonsiliasi account payable bagi bisnis Anda