Invoice pembelian: Pengertian, fungsi dan tips kelola
Lebih dari sekadar bukti transaksi, invoice pembelian memiliki dampak yang lebih luas dalam operasional perusahaan.
Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan beragam, pengelolaan transaksi pembelian menjadi salah satu aspek penting yang mempengaruhi kelangsungan operasional perusahaan.
Dokumen ini menjadi pijakan utama dalam mengontrol stok barang, membantu mengidentifikasi tren pembelian, dan memfasilitasi proses akuntansi dengan merekam secara akurat aliran dana masuk dan keluar perusahaan.
Keakuratan dan ketepatan dalam pembuatan invoice pembelian juga berpengaruh pada hubungan bisnis antara penjual dan pembeli serta mencerminkan profesionalisme dalam menjalankan bisnis.
Saat ini, invoice pembelian juga mengalami transformasi. Proses manual yang rentan terhadap kesalahan beralih menjadi otomatisasi yang efisien melalui perangkat lunak akuntansi dan sistem manajemen bisnis.
Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai peran krusial invoice pembelian, manfaatnya dalam pengelolaan bisnis.
Pengertian invoice pembelian
Invoice pembelian adalah dokumen yang berisi perjanjian antara pihak penjual (buyer) dengan pihak pemasok (supplier). Di dalam invoice pembelian terdapat detil informasi mengenai transaksi barang atau jasa antara penjual dan pemasok.
Dokumen ini dapat membantu mencegah terjadinya kesalahpahaman antara kedua pihak yang terlibat transaksi. Dengan invoice pembelian, transaksi terekam secara sah di mata hukum.
Secara sederhana, invoice pembelian adalah dokumen yang ditujukkan dari pembeli kepada pemasok. Selain invoice pembelian, ada juga invoice penjualan yang ditujukkan kepada pelanggan.
Keberadaan invoice tentu penting dalam setiap bentuk usaha, baik usaha berskala kecil maupun besar. Dokumen ini dapat membantu penjual atau perusahaan untuk melacak pembayaran.
Fungsi invoice pembelian
Invoice adalah dokumen perjanjian yang sah di mata hukum untuk menyelesaikan transaksi antara penjual dengan pemasok. Selain itu, invoice pembelian juga berfungsi sebagai berikut.
1. Melengkapi catatan
Fungsi utama dari invoice pembelian adalah sebagai catatan keuangan bagi kedua pihak yang terlibat dalam transaksi. Dengan invoice, kedua pihak dapat melacak waktu transaksi, metode pembayaran, dan informasi lainnya.
2. Bukti pembayaran sah
Invoice juga berfungsi sebagai bukti pembayaran yang sah di mata hukum untuk melindungi kedua pihak dari penipuan yang mungkin terjadi dalam sebuah transaksi.
3. Perhitungan pajak
Kumpulan invoice juga dapat membantu pihak pedagang maupun penjual dalam melaporkan pendapatan dan memperhitungkan pajak sehingga jumlahnya akurat.
4. Analisis keuangan
Kumpulan invoice juga dapat membantu menganalisa pengeluaran bisnis yang telah terjadi dalam periode tertentu. Dengan begitu, seluruh keputusan bisnis terkait pengeluaran dapat diperhitungkan dengan lebih baik.
5. Memudahkan pelacakan
Dalam proses audit keuangan, pelacakan atas sebuah transaksi seringkali dilakukan untuk memastikan nominal yang dikeluarkan telah sesuai. Dengan adanya invoice, proses pelacakan ini dapat menjadi lebih cepat dan mudah.
Perkembangan bentuk invoice
1. Faktur dari tulisan tangan
Sebelum adanya perkembangan teknologi, faktur dikerjakan menggunakan kertas dan tulisan tangan. Kemudian dibubuhkan tanda tangan dan stempel di dalamnya. Setelah ditulis dengan tangan, faktur dapat dikirimkan melalui jasa pengiriman.
2. Faktur elektronik
Setelah adanya penemuan komputer, bentuk faktur juga mengalami kemajuan. Faktur kemudan dapat dibuat secara elektronik dan menghasilkan jumlah yang lebih banyak.
Aksesnya juga menjadi yang lebih mudah, cepat, serta memungkinkan hasil yang masif. Setelah dicetak, faktur dapat dikirim melalui jasa pengiriman.
3. Faktur online
Ketika internet semakin berkembang, bentuk faktur juga ikut berkembang. Faktur berbasis internet tidak membutuhkan kertas karena dapat dikirim melalui email dan pembayaran dilakukan secara online.
Cara ini menghasilkan proses pembuatan faktur yang lebih baik, lebih aman, serta lebih ramah lingkungan karena tidak membutuhkan penyimpanan dokumen fisik. Seluruh dokumen disimpan di cloud.
4. Faktur seluler
Saat ini faktur juga dapat diproses lewat telepon genggam. Berbagai perusahaan SaaS dapat membantu Anda mengakses faktur dengan otomatis, aman, dan cepat sehingga pengelolaan faktur dapat dilakukan dari mana saja.
Komponen dalam invoice pembelian
Dalam sebuah invoice pembelian, ada beberapa informasi yang wajib dicantumkan. Secara umum, informasi tersebut meliputi:
1. Identitas penjual: terdiri dari informasi nama penjual / nama toko serta alamat
2. Logo penjual: bagian dari identitas penjual yang dapat dicantumkan dalam invoice pembelian. Umumnya logo ditempatkan di bagian paling kiri atau paling kanan.
3. Nomor transaksi: terdiri dari susunan angka dan huruf yang menjadi identitas dari dokumen invoice untuk memudahkan proses identifikasi.
4. Tanggal pembelian: waktu saat dokumen pembelian diterbitkan dan diberikan pada pembeli.
5. Keterangan pembelian: keterangan ini berisi rincian barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan. Mulai dari jenis barang atau jasa, warna, tipe, ukuran, dan detil informasi lainnya.
6. Harga yang dikenakan: keterangan harga dari barang dan jasa juga perlu dicantumkan beserta pajak, diskon, atau cashback bila ada.
7. Total pembayaran: setelah penjelasan terkait harga, cantumkan juga total nominal yang harus dibayar oleh pelanggan.
8. Metode pembayaran: keterangan terkait metode pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. Misalnya kartu kredit, transfer bank, cash, atau e-wallet.
9. Nama jelas dan tanda tangan: tanda tangan dan nama lengkap juga dapat dicantumkan dalam faktur pembelian.
10. Identitas pembeli: alamat dan nomor telepon pembeli juga perlu dicantumkan bila barang atau jasa perlu dikirimkan.
Kekurangan dan kelebihan penggunaan invoice
Mengelola invoice bukan hal yang mudah untuk dilakukan. Terutama jumlah data yang perlu diolah sangat banyak dengan tenaga kerja yang sedikit.
Sebagai gambaran, berikut adalah kekurangan dan kelebihan yang sering terjadi dalam penggunaan dan pengelolaan invoice.
Kelebihan
• Faktur pembelian dapat membantu Anda mengumpulkan bukti pembayaran.
• Faktur pembelian membuat perusahaan menjadi lebih profesional dengan adanya branding pada invoice. Mulai dari logo, font, format, dan sebagainya membuat perusahaan terlihat lebih baik di mata pelanggan.
• Membantu menghitung jumlah hutang dan piutang.
• Dapat berperan sebagai dokumen yang sah di mata hukum dan berguna ketika hubungan antara pembeli dan penjual tidak kontraktual.
Kekurangan
• Menambah pekerjaan jika digunakan untuk pesanan kecil.
• Jika ada kesalahan kecil dalam pencetakan faktur, dampaknya bisa menyebabkan perselisihan besar.
• Waktu pengiriman faktur harus tepat. Jika tidak, rentan pada keterlambatan pembayaran.
• Faktur kertas butuh banyak waktu untuk diproses dan tidak ramah lingkungan.
Tips mengelola invoice
Dalam aktivitas bisnis, pengelolaan invoice perlu diperhatikan dengan baik. Berikut adalah tips menyederhanakan proses pengelolaan invoice pembelian yang dapat Anda terapkan.
Hilangkan dokumen duplikat
Dalam proses entri data manual, masalah duplikasi faktur dalam sistem adalah hal yang cukup sering terjadi. Hal ini terjadi karena faktur didaftarkan dua kali sehingga menyebabkan pembayaran terjadi secara ganda.
Jika sudah begini, tentunya akan mustahil untuk mengejar pihak penerima mengembalikan dana tersebut. Namun, dengan bantuan perangkat lunak Anda bisa menghilangkan masalah ini.
Perangkat lunak dapat mendeteksi berbagai informasi dalam faktur seperti nomor faktur, nama vendor, hingga tanggal proses faktur. Dengan begitu, masalah duplikasi faktur tidak akan terjadi lagi.
Beralih ke sistem digital
Sebagian besar perusahaan telah beralih menggunakan bantuan software untuk mengelola faktur secara digital. Hal ini menghilangkan pekerjaan manual yang berulang dan membosankan serta menghemat waktu.
Software manajemen faktur dapat membantu perusahaan menghilangkan proses input data manual dan mengubahnya menjadi otomatis. Sistem dari software juga akan menangkap data dari setiap faktur yang diterbitkan.
Anda juga bisa mengatur jadwal pembayaran dan mengatur alur kerja faktur untuk diproses lebih lanjut. Selain itu, proses pengerjaan faktur dapat dipantau secara real-time.
Menggunakan faktur otomatis
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, faktur telah berkembang dalam berbagai bentuk. Mulai dari faktur yang dibuat secara manual hingga faktur digital.
Namun dengan software manajemen faktur, setiap dokumen faktur dapat diprogram untuk diproses secara otomatis dan dikirimkan langsung pada pihak yang bersangkutan. Semuanya dapat diproses secara instan tanpa ada yang terlewat.
Siapkan pengingat otomatis
Keterlambatan pembayaran adalah masalah yang sering terjadi dalam pengelolaan faktur. Anda dapat mencegah hal ini dengan menyiapkan pengingat otomatis yang tersedia dalam software manajemen faktur.
Pengingat ini dapat diatur untuk memberikan peringatan setiap kali tanggal jatuh tempo sudah dekat. Atau, Anda juga dapat membuat peringatan setiap kali ada faktur baru yang diterima.
Bangun visibilitas
Dalam proses pengelolaan faktur, dokumen ini akan melewati beberapa tahapan. Mulai dari pembelian hingga pembayaran yang melewati beberapa pihak dalam sebuah perusahaan.
Supaya waktu pemrosesan faktur menjadi lebih transparan dan cepat, Anda dapat membangun visibilitas pengerjaan faktur. Hal ini memungkinkan tim yang terlibat dalam pengelolaan faktur mampu mengakses proses pengerjaan faktur.
Dengan begitu, setiap tim dapat mengetahui wewenang serta tanggung jawab mereka, hal ini akan membuat proses pengelolaan faktur menjadi lebih cepat.
Baca juga - Invoice vs kwitansi: Detail pembahasan perbedaannya
Sederhanakan proses manajemen invoice dengan software
Proses manajemen invoice dapat menjadi lebih sederhana dengan bantuan software. Selain lebih cepat, ada banyak manfaat lain yang dapat diperoleh.
Software dari Volopay menawarkan fitur-fitur canggih seperti pemberitahuan instan tentang pembayaran yang tertunda, jadwal pembayaran, hingga penyimpanan tagihan pembayaran di cloud.
Hemat waktu
Perusahaan seringkali membuang banyak waktu untuk memproses faktur dengan cara lama yang melibatkan banyak tahapan.
Namun, dengan sistem yang otomatis dan digital Anda dapat menghemat waktu pengerjaan sehingga fokus pada hal lain yang lebih krusial dalam bisnis.
Mengurangi kesalahan
Faktur erat kaitannya dengan pengeluaran bisnis. Jika ada kesalahan dalam pembayaran, tentu sebuah bisnis akan mengalami kerugian.
Dengan proses manajemen invoice yang lebih sederhana Anda dapat mengurangi kesalahan-kesalahan ini. Data yang dikelola juga menjadi lebih akurat dan dapat diandalkan.
Membantu membangun hubungan yang baik
Proses manajemen yang lebih sederhana, otomatis, dan aman dapat membantu Anda memiliki hubungan yang lebih baik dengan berbagai pihak.
Hal ini terjadi karena Anda dapat membayar vendor atau supplier tepat waktu dan dalam jumlah yang akurat. Ini, menunjukkan keseriusan dan perhatian Anda pada pihak di dalam maupun di luar perusahaan.