Invoice vs kwitansi - Detail pembahasan perbedaannya

Ketika melakukan proses jual beli barang pada umumnya akan diperoleh bukti pembayaran. Bukti pembayaran bisa berbentuk kwitansi atau pun invoice yang vital bagi bisnis karena setiap pengeluaran akan dicatat di buku besar dan informasi yang akurat mendukung kepastian pencatatan. 


Seringkali karyawan bingung untuk membedakan antara invoice vs kwitansi karena hampir menyerupai, namun mempunyai perbedaan yang cukup signifikan. Memahami perbedaan antara keduanya merupakan perihal yang krusial karena berhubungan dengan aktivitas akuntansi dan menghindari adanya kekeliruan.

Pengertian invoice


Invoice adalah sebuah dokumen yang berupa tagihan dan dikirimkan kepada pelanggan atas barang dan jasa yang diterima. Dokumen tersebut digunakan sebagai bukti penjualan, sebagai sumber informasi detail barang yang dibeli yang mencakup nama, kuantitas, harga satuan barang, total, diskon, biaya pengiriman dan lainnya. 


Berkaitan dengan akuntansi, pembayaran ini diklasifikasikan sebagai piutang dagang atau account receivable. Oleh karena itu, mewajibkan pembeli membayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo berdasarkan invoice yang diberikan. 


Invoice merupakan bukti penjualan yang sah, yang mana berarti bahwa telah disepakati oleh kedua belah pihak. Selain itu, memastikan bahwa invoice berisikan seluruh detail barang merupakan suatu hal yang penting untuk menghindari adanya perselisihan maupun kebingungan nantinya.

Cara penulisan invoice


Setiap perusahaan mempunyai format dan gaya penulisan invoicenya masing-masing, namun perusahaan perlu menerapkan standar penulisan invoice baik secara manual maupun elektronik mencakup beberapa komponen sebagai berikut:


Detail perusahaan


• Tuliskan detail penjual yang meliputi nama perusahaan, alamat email, nomor telepon dan alamat website.


• Bagian ini membantu mengidentifikasi penjual barang dan detail kontak sehingga bisa dilacak ketika terdapat masalah seperti keluhan.


Informasi pembeli


•  Informasi pembeli terdiri dari nama pelanggan atau perusahaan, alamat kantor, nomor telepon dan alamat email.


Nomor invoice


• Nomor ini merupakan nomor unik identifikasi di setiap invoice. Setiap nomor invoice antara satu dengan lainnya namun dengan nomor yang berurutan.


• Nomor invoice membantu membedakan diantara banyaknya invoice yang menumpuk.

Pembayaran barang dan jasa


• Penjual menuliskan jumlah barang yang dibayarkan dan dikirimkan berdasarkan tarif per unit.


• Kode barang disebutkan dalam beberapa invoice, meskipun tidak wajib untuk menambahkannya. Perusahaan besar menggunakannya sebagai pengkodean kategorisasi invoice.


• Metode pembayaran secara transfer atau pembayaran di tempat.

Nomor pembayaran pesanan


• Penjual menuliskan jumlah barang yang dibayarkan dan dikirimkan berdasarkan tarif per unit.


• Kode barang disebutkan dalam beberapa invoice, meskipun tidak wajib untuk menambahkannya. Perusahaan besar menggunakannya sebagai pengkodean kategorisasi invoice.


• Metode pembayaran secara transfer atau pembayaran di tempat.

Nomor pembayaran pesanan


• Nomor pembayaran pesanan sebaiknya sama dengan apa yang ada di pesanan pembayaran yang diterima. Hal ini memudahkan perusahaan untuk mengidentifikasi invoice mana yang sebaiknya diajukan terhadap nomor order pembayaran mana.

Masa pembayaran, pajak dan diskon


• Bagian ini berhubungan dengan pembayaran tagihan dan juga tarif pajak yang dikenakan pada produk.


• Hal ini disebutkan pada tanggal jatuh tempo nomor invoice dan metode pembayaran yang sebaiknya digunakan.


• Selain itu invoice menyertakan kolom diskon untuk pembayaran.


Penandatanganan dan cap


• Perusahaan terkadang tidak melakukan penandatanganan dan cap di invoice. Sebagai pembuktian keaslian invoice, membubuhkan tandatangan dan cap tidak seharusnya diabaikan.


Pengertian kwitansi


Kwitansi adalah sebuah alat bukti transaksi pembayaran maupun penerimaan uang. Pada umumnya, kwitansi berisi tentang informasi yang mencakup nama pembeli dan penjual, kesepakatan nominal harga, tanggal pembayaran yang dilakukan serta sebagai penguat bukti ditambahkan materai. 


Selanjutnya ditandatangani oleh kedua belah pihak sebagai validitas pembayaran agar lebih kuat di mata hukum.


Bagaimana penulisan kwitansi?


Setelah memahami pengertian kwitansi, terdapat beberapa komponen dalam penulisan kwitansi, sebagai berikut:


Nomor


Nomor kwitansi biasanya berada di sebelah kanan atas, namun terkadang juga ada yang terletak di sebelah kiri atas. Adanya nomor ini sebagai tanda urutan catatan pengeluaran perusahaan. Tujuannya untuk menghindari pemalsuan kwitansi yang dibuat. Hal ini berarti jika ada nomor yang urutannya salah, maka bisa dipastikan sebagai kwitansi palsu karena tidak sesuai.


Nama lengkap


Letak nama lengkap berada di sebelah kiri setelah nomor. Nama lengkap menjadi bagian penting dalam proses pembayaran dan sebaiknya sesuai dengan identitas. Penting untuk diperhatikan ejaan nama, terutama ketika terjadi transaksi jual beli dengan nominal yang besar. 


Tujuannya yaitu ketika terjadi permasalahan di masa depan maka, segala bukti yang dimiliki sesuai dengan yang seharusnya. 


Nominal


Salah satu tujuan pembuatan kwitansi yaitu untuk mengetahui besarnya nominal pembayaran secara pasti. Nominal di kwitansi biasanya ditulis dengan dua cara yaitu menggunakan huruf dengan dieja dan langsung mencantumkan nominal menggunakan angka dilengkapi keterangan mata uang yang digunakan.


Keterangan pembayaran


Keterangan pembayaran atau seringkali juga disebut sebagai tujuan pembayaran yang harus diisikan dengan benar. Hal ini bertujuan agar bukti pembayaran tercatat dengan detail dan sejelas mungkin, disamping itu ketika ingin melakukan komplain atau pun klaim membantu Anda untuk mempunyai bukti yang kuat dan bisa diakui lebih mudah.


Tanggal


Tanggal menjadi bagian yang tidak bisa diabaikan sebagai kejelasan bukti pembayaran dilakukan. Isilah tanggal sesuai dengan kejadian transaksi yang dilakukan, bukan membiarkannya kosong. 


Tanda tangan


Tanda tangan menjadi bagian yang wajib dilakukan, harus sesuai dengan identitas yang tertera. Hal ini dikarenakan kemungkinan tanda tangan dicocokan saat melakukan proses pengklaiman atau pun audit. 


Stempel atau cap perusahaan


Seringkali mengindikasikan bahwa pembayaran terproses dengan baik secara lunas. Sebagai informasi tambahan, stempel ini memperkuat keabsahan transaksi yang dilakukan dengan perusahaan.


Materai


Ketika Anda melakukan transaksi jual beli barang, khususnya dengan nominal yang besar sebaiknya menggunakan materai yang sah dimata hukum. Hal ini bertujuan sebagai jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan memberikan Anda kemudahan dalam mempunyai bukti transaksi yang kuat. Materai yang digunakan saat ini adalah materai 10.000.

Invoice vs kwitansi - apakah keduanya mempunyai persamaan?


Invoice dan kwitansi seringkali disama artikan dan digunakan secara bergantian. Apabila dilihat dari sudut pandang yang luas, keduanya mempunyai fungsi yang sama dalam bisnis. Akan tetapi ketika dilakukan pencatatan dalam buku akuntansi, keduanya mempunyai perbedaan. Berikut ini persamaannya antara lain:


• Keduanya biasanya diterbitkan oleh vendor.


• Keduanya berfungsi sebagai validasi atas penjualan barang dan jasa.


• Invoice dan kwitansi mencantumkan tanggal, nominal pembayaran dan validitas berupa cap atau tandatangan.


• Keduanya tidak bisa di negosiasikan.

Invoice vs kwitansi - seberapa penting penerbitan keduanya?


Bisnis tidak akan bisa berfungsi dengan baik tanpa pencatatan karena kedua hal tersebut digunakan sebagai pelacakan transaksi dari aktivitas bisnis yang terjadi. Pencatatan segala transaksi aktual bisnis perlu didukung dokumen yang cukup. Inilah beberapa alasan terkait pentingnya menerbitkan kedua dokumen tersebut:


Tetap tercatat


• Invoice dan kwitansi adalah satu-satunya bukti penjualan, terlebih menjaga dan menyimpan dokumen ini dengan baik-baik menjadi sebuah hal yang krusial agar tidak terjadi suatu hal yang tidak diinginkan di masa depan.


• Selain hal itu, dokumen tersebut disyaratkan di akhir tahun untuk mempersiapkan laporan keuangan dan pendapatan pengembalian pajak (restitusi).


Kepatuhan hukum


• Penerbitan invoice juga membantu perihal pengembalian penjualan.


• Melindungi penjual dari tuntutan hukum, sebagai bukti bahwa barang telah dikirimkan kepada pembeli dengan keabsahan yang memadai.


• Menjadi bukti ketika terjadi kesalahan pengiriman atau kekeliruan perhitungan nilai tagihan.


Manajemen inventori


• Menjaga detail invoice penjualan dan kwitansi memungkinkan peningkatan visibilitas terhadap inventaris dan memprediksi bagaimana stok di masa depan tetap terjaga.


Jangka waktu pelunasan


• Invoice memberikan kemudahan untuk mengetahui rata-rata jangka waktu pelunasan yang diperlukan oleh pembeli barang, membantu arus kas bisa tetap terkelola dengan tepat.


Memprediksi penjualan


• Data invoice atau kwitansi dapat membantu dalam memproyeksi penjualan karena memuat informasi tentang jumlah detail barang, tanggal dan jenis produk yang dibeli.


Bisakah invoice berfungsi sebagai kwitansi?


Idealnya, invoice memberikan dokumen konkrit atas penjualan barang sedangkan kwitansi sebagai alat bukti pembayaran atas invoice. Oleh karena itu, penerbitan kedua bukti pembayaran tersebut dalam satu dokumen terkadang bisa menyesatkan sehingga disarankan agar disimpan sebagai instrumen yang berbeda. 


Pada beberapa kasus, dokumen kwitansi tidak diterbitkan yang menjadikan sulit untuk mengetahui apakah pembayaran telah dibuat atau belum. Invoice mempunyai peran sebagai bukti permintaan detail tagihan secara kredit atau pun belum dibayarkan. Sedangkan kwitansi berperan sebagai bukti pembayaran transaksi bahwa pembeli sudah melunasinya.

Invoice vs kwitansi - Perbedaannya


Berikut ini dirangkum perbedaan antara invoice vs kwitansi yang memudahkan pemahaman Anda:


Pengertian


• Invoice - dokumen yang memuat detail pembelian dan pengiriman barang atau jasa.


• Kwitansi - dokumen yang membuktikan pembayaran pembelian, biasanya dilengkapi dengan materai sehingga memperkuat bukti pembayaran dimata hukum.


Tujuan


• Invoice - memberikan informasi tentang pembayaran atas barang yang dibeli.


• Kwitansi - memberikan informasi terkait pembayaran yang dibuat.


Pentingnya memilih software manajemen invoice dan kwitansi untuk bisnis


Menyimpan file tersebut dalam bentuk kertas menjadi cukup repot dan mempunyai berbagai resiko mulai dari salah meletakkan, hilang atau bahkan dicuri. Tentunya ini bisa menyebabkan perusahaan kehilangan dokumen yang mendukung pencatatan pembukuan sehingga dapat menghambat pelaporan keuangan saat mengisi keperluan pajak pula. 


Software manajemen invoice dan kwitansi memberikan solusi atas permasalahan tersebut. Software ini memudahkan pencatatan dan menyimpan invoice dalam bentuk digital, karyawan tidak lagi kewalahan untuk mengelola invoice yang menumpuk secara manual. 


Selain menghabiskan banyak waktu, Anda bisa menyingkirkan sistem entri data manual bersama Volopay. Tinggalkan pengarsipan dan pembukuan konvensional, semuanya mudah dilakukan hanya di satu tempat.


Volopay, menawarkan solusi yang luas untuk kebutuhan akuntansi dan keuangan secara menyeluruh. Software kami memudahkan Anda membuat dan mengirim invoice dan kwitansi digital yang meminimalisir kesalahan yang terjadi.



Baca juga, Peran rekonsiliasi pembayaran invoice untuk bisnis

Beralihlah ke software invoice dan kwitansi digital