Berikut cara Volopay dalam membantu Mahajati

Mahajati merupakan perusahaan yang berlokasi di Singapura, bertujuan untuk melestarikan dan mempromosikan seni kerajinan kayu tradisional.

Mereka mengukir desain yang khusus untuk mencapai presisi yang tinggi bagi klien dengan kayu kualitas terbaik. Ukiran ini dibuat untuk dekorasi rumah seperti furnitur, sebagai upaya menjaga tradisi kerajinan kayu agar tetap lestari. Mahajati juga berkolaborasi dengan berbagai pengrajin dan dikirimkan ke seluruh dunia.

Berdiri pada 2017, Mahajati merupakan perusahaan pengrajin ukiran kayu yang berfokus pada dekorasi rumah kerajinan tangan. Sebagai upaya melanjutkan misinya untuk menghormati tradisi, dilakukan penyesuaian furnitur melalui penggunaan seni kaligrafi. Pemberian sentuhan indah pada ukiran kayu, mereka telah mampu membaca pasar sejak awal.

Bagian paling menarik dari seni mereka yaitu orisinalitas dan personalisasi sentuhan manusia. Kaitan dan sudut di setiap potongan dibuat dengan tangan untuk mempertahankan kehalusan dan ketepatannya hasilnya.

Mahajati mengadopsi software manajemen biaya yang dimiliki Volopay untuk merubah sistem manajemen keuangannya. Pada mulanya, mereka bergantung pada metode akuntansi secara manual. Akan tetapi, metode ini menghabiskan banyak biaya dan tenaga serta dibarengi dengan keuntungan yang minim. 

Cara utama melakukan pencatatan keuangan yaitu melalui spreadsheet yang mana setiap detail dan informasinya diinput secara manual. Seperti ketika terdapat pertumbuhan perusahaan, semakin banyak pelanggan yang memesan produknya sehingga mempengaruhi jumlah volume transaksi yang terjadi. Hal ini menjadi sulit bagi mereka untuk melakukan pelacakan dan pengelolaan banyak sheets pada departemen keuangan. Pada akhirnya terjadi kesalahan saat melakukan input data pemasukan dan pengeluaran, akibatnya menyebabkan adanya ketidakakuratan di laporan keuangan.

Sebagai tambahan, kurangnya kartu kredit perusahaan membuat sulit untuk melakukan pelacakan terhadap pengeluaran karyawan. Adanya ketidaktepatan sistem validasi bukti pembayaran, membuat sebagian besar pengeluaran tidak bisa terverifikasi. Pengeluaran yang hilang atau pengeluaran ganda menyebabkan adanya fluktuasi anggaran sehingga menjadi hal yang menantang untuk memunculkan angka yang akurat. 

Semenjak Mahajati melakukan perdagangan secara global, pengiriman dan penerimaan dana dengan kurs mata uang asing juga menimbulkan hambatan. Hal ini membuat transaksi pembayaran luar negeri menjadi lebih mahal karena biaya transfer dan nilai tukar mata uang asing. Pada awalnya penerimaan dana begitu sulit karena tidak semua perbankan maupun institusi keuangan menerima berbagai macam mata uang asing.

Proses rekonsiliasi manual seringkali menghabiskan banyak waktu dan melelahkan. Adanya permintaan yang tinggi dari konsumen membuat pemrosesan data secara manual menjadi cukup sulit dilakukan, terutama ketika melakukan pemindahan file laporan dan membuatnya siap diaudit.

Hal ini dimulai dengan sistem manajemen pengeluaran Volopay yang membantu Mahajati melacak transaksi dollar mulai dari yang rendah hingga tinggi melalui bukti pendukung seperti faktur (invoice), bukti pembayaran dan masih banyak lagi. Sistem persetujuan multi-level yang dibuat untuk melacak pengeluaran agar lebih teratur daripada sebelumnya.

Adanya peningkatan transparansi di keuangan mereka memungkinkan untuk dapat memantau setiap pengeluaran secara lebih berhati-hati, tanpa melewatkan detail apapun. Software kami menghasilkan laporan pengeluaran otomatis yang pada dasarnya bebas dari error atau pun kesalahan perhitungan pada data perusahaan.

Lebih jauh lagi, implementasi kartu perusahaan seperti kartu virtual dan fisik serta pembuatan pengontrolan anggaran. Kartu virtual tak terbatas untuk transaksi online manajemen subscription dan e-banking yang cepat, diiringi dengan kenyamanan tak tertandingi.

Penyesuain anggaran memungkinkan menjaga pengeluaran tetap terkendali. Membuat batas pengeluaran dengan menambahkan perlindungan dari pengeluaran dana yang berlebih.

Sebagai upaya mengikuti transaksi internasional mereka, Mahajati menggunakan platform kami untuk membuat remitansi di berbagai negara. Keuntungan utama yang diperoleh berkaitan dengan penghematan dana dalam bentuk biaya remitansi dan nilai tukar mata uang asing.

Bersama Volopay, mereka terbebaskan dari pembayaran biaya transaksi yang mana memungkinkan penginisasian dan penerimaan dana dari konsumen.

Seperti kebanyakan bisnis lainnya, setelah adanya penjualan dan pelanggan yang semakin bertambah, Mahajati menghadapi berbagai masalah dengan metode manajemen keuangan secara manual.

Adanya pergantian modernisasi akuntansi dan model keuangan yang mutakhir membantu mereka untuk memperoleh kontrol lebih baik atas setiap pengeluaran yang terjadi dan implementasi kontrol bisnis yang luas. Bukan sekedar menghemat waktu, namun mereka juga berhasil menghemat dana melalui transformasi sistem keuangan.