Utang dagang

5 software invoice terbaik di Indonesia yang bisa anda gunakan

Apr 05, 2024

Lupakan cara lama kelola invoice yang memakan waktu. Ini rekomendasi software invoice terbaik di Indonesia yang bisa Anda gunakan untuk menunjang usaha.


Pengelolaan invoice adalah proses internal dalam bisnis yang dilakukan oleh semua perusahaan. Sederhananya, proses ini bertanggung jawab untuk mengelola pembayaran dan menyimpan catatan yang sama.


Proses ini biasanya melibatkan lima langkah. Pertama, invoice dibuat untuk setiap penjualan atau pembelian yang dilakukan, invoice kemudian diterima, informasi invoice diambil dan diverifikasi.


Setelah itu, pembayaran disetujui dan, selanjutnya, invoice disimpan untuk digunakan di masa mendatang.


Pengelolaan invoice yang baik dapat mendorong arus kas reguler, memudahkan proses akuntansi dan menghemat waktu. Dengan begitu perusahaan siap untuk diaudit.

Masalah yang sering muncul dalam pengelolaan invoice manual


Mengelola invoice secara manual cenderung menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Selain itu, risiko akan kesalahan entri data dan keterlambatan pengerjaan juga lebih tinggi.


Dalam mengelola invoice. tim keuangan perlu melakukan beberapa tahapan. Pertama, menerima invoice kemudian memasukkan data yang ada di dalamnya ke sistem.


Di tahap ini tantangannya seringkali berupa penundaan karena invoice dari supplier bertumpuk dan tersimpan dalam waktu lama di kotak masuk sebelum departemen keuangan menanganinya.


Lalu, departemen keuangan perlu mengekstraksi informasi yang ada dalam invoice secara akurat. Mulai dari melakukan konfirmasi pemegang anggaran dan entri ke sistem ERP.


Di tahap ini, penundaan dan kebutuhan untuk mengejar individu sangat tinggi.


Masalah lainnya yang sering muncul ketika mengelola invoice secara manual adalah invoice yang salah tempat, terlambat, atau memiliki duplikat.


Hal-hal tersebut seringkali membuat waktu pengelolaan invoice menjadi lebih panjang karena membutuhkan waktu tambahan.


Di samping itu, ada kemungkinan juga muncul denda keterlambatan pembayaran atau biaya bunga karena keterlambatan pemrosesan, pembayaran ganda dari invoice yang ganda.


Peluang akan diskon pembayaran awal atau tepat waktu yang terlewatkan juga bertambah.


Hal-hal yang disebutkan di atas hanyalah sebagian kecil dari kendala keuangan langsung yang ditimbulkan oleh pemrosesan invoice secara manual.


Ketidakpatuhan atas prosedur dan alokasi anggaran yang salah atau curang tidak selalu mudah dilacak atau diukur. Perlu diingat, hal ini dapat menyebabkan masalah besar dalam proses akuntansi Anda.

Cara menyederhanakan proses manajemen invoice dalam bisnis


Anda perlu menggabungkan langkah-langkah berikut untuk mengatasi rintangan dan tantangan dalam pemrosesan dan pengelolaan invoice.


Hilangkan invoice ganda


Invoice ganda seringkali terjadi ketika invoice yang sama didaftarkan dua kali dalam sistem manajemen sehingga menghasilkan pembayaran ganda. Akibatnya, tim keuangan perlu mengejar vendor untuk melakukan pengembalian dana.


Namun best invoice processing software akan mencegah terjadinya hal tersebut. Sistem di dalamnya dapat menghilangkan invoice ganda secara otomatis.


Software ini akan mendeteksi adanya invoice ganda dari nama vendor, nomor invoice, hutang, dan tanggal, jika ditemukan ada data yang sama Anda akan mendapatkan pemberitahuan.


Lakukan otomatisasi


Sebagian besar perusahaan telah beralih ke metode pemrosesan invoice vendor secara digital. Langkah ini tentu menghemat waktu dan menghindarkan mereka dari cara manual.


Software manajemen invoice otomatis membantu perusahaan menghemat banyak waktu yang dihabiskan untuk memasukkan dan memproses data secara manual dengan mengotomatiskan seluruh proses.


Sistem ini akan mengambil data-data yang ada di dalam invoice ketika sudah dirilis. Nantinya Anda dapat menjadwalkan pembayaran dan mengatur alur kerja untuk diproses lebih lanjut. Kemudian, akan ada pemberitahuan real time kepada pemberi persetujuan.


Digitalisasi file invoice


Seperti yang sudah dibahas, invoice secara umum diterbitkan dalam berbagai bentuk. Mulai dari kertas yang dicetak hingga dalam bentuk data digital. Software pengelola invoice diprogram untuk menangkap invoice dalam format apa pun.


Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa tidak ada invoice yang terlewat atau tertunda pembayarannya. Saat Anda menerima invoice secara otomatis, Anda tahu ke mana harus mencarinya.


Menyiapkan pengingat


Untuk menghindari pembayaran yang terlambat, Anda dapat mengandalkan fitur pengingat dalam software. Simpan pengingat email tentang pemrosesan dan tanggal jatuh tempo saat menerima invoice.


Anda juga dapat meminta vendor Anda untuk menambahkan Anda ke daftar pengingat jika mereka memiliki sistem pengingat faktur.


Dorong tim lain


Dalam proses siklus pembelian-ke-bayar, invoice telah ditransfer dan diproses oleh beberapa tim seperti tim account payable, finance, audit, dan purchasing.


Mendelegasikan wewenang dengan tepat dan membiarkan tim masing-masing mengetahui tanggung jawab mereka akan membuat proses ini lebih lancar.


Hindari pengelolaan invoice tersendat di salah satu tim dengan cara menciptakan pendekatan yang strategis.

Keuntungan menggunakan invoice processing software


Beralih dengan menggunakan invoice processing software akan membawa banyak keuntungan yang baik untuk bisnis.


Meminimalisir kesalahan


Dalam proses pengelolaan invoice, human error merupakan hal yang tidak jarang terjadi. Proses mengekstrak data dan mengkodekan data tentu menjadi hal yang memakan waktu dan seringkali menimbulkan kesalahan.


Selain harus menambah waktu tunggu, kesalahan dalam pengelolaan invoice juga bisa menimbulkan denda pembayaran.


Dengan bantuan software manajemen invoice, seluruh proses dapat diotomatisasi. Anda tak perlu lagi menggunakan cara lama dan melakukan entri data secara manual.


Best invoice processing software akan membantu seluruh proses menjadi lebih mudah, bebas kesalahan, dan otomatis.


Lebih hemat dana


Software invoice juga bermanfaat untuk mengurangi campur tangan manusia. Namun, di sisi lain konsekuensinya adalah menunda perekrutan pegawai kecuali jika benar-benar dibutuhkan.


Dengan menggunakan software invoice, Anda akan lebih berhemat karena dapat meminimalisir penambahan anggota tim.


Bantuan software juga akan membuat Anda menyelesaikan masalah dengan lebih cepat sehingga hemat waktu sekaligus hemat dana.


Penyimpanan arsip lebih baik


Mengelola dan memelihara catatan pembayaran transaksi dapat menjadi hal yang menantang bagi tim keuangan. Ada risiko arsip rusak, hilang atau bertumpuk sehingga menghabiskan tempat penyimpanan.


Inilah mengapa melakukan integrasi software dengan sistem akuntansi membuat Anda dapat bekerja tanpa takut atas kesalahan entri data.


Dengan sistem otomatis, Anda hanya perlu klik beberapa tombol untuk mengakses berbagai faktur yang dibutuhkan. Selain menghemat ruang secara fisik, sistem ini juga membantu menghemat aspek waktu dan tenaga.


Bebas dari kertas


Salah masalah besar dari pengelolaan invoice adalah tumpukan dokumen kertas. Namun, dengan invoice processing software Anda dapat mengurangi jumlah kertas yang digunakan perusahaan dalam jumlah besar.


Lebih cepat


Salah satu keuntungan terbesar yang dibawa oleh best invoice processing software adalah proses yang lebih cepat sehingga hemat waktu. Dengan begitu, tim keuangan memiliki lebih banyak waktu untuk dihabiskan untuk tugas lain yang lebih penting.


Secara umum, pengelolaan invoice secara manual bisa memakan waktu sekitar 20 hingga 21 hari. Sementara, di sisi lain seperti manajemen invoice vendor dengan software dapat memangkas waktu menjadi 3 hingga 4 hari saja.


Kualitas data lebih baik


Best invoice processing software tentu dapat mengelola dan membangun basis data besar yang, jika dilakukan secara manual, akan sangat memakan waktu dan penuh kesalahan.


Dengan tersedianya data seperti itu, departemen keuangan dapat membuat keputusan yang jauh lebih baik dan lebih mudah mengetahui informasi terkait pembayaran dan pendapatan perusahaan.


Meningkatkan kualitas hubungan dengan vendor


Vendor yang digunakan saat ini bisa menjadi mitra atau bahkan klien di masa depan. Untuk itu, membayar vendor Anda tepat waktu atau sebelum waktunya dan menunjukkan kepedulian serta kepentingan dalam memproses pembayaran mereka dapat membuat Anda menjadi klien yang diinginkan.


Sebaliknya, masalah pembayaran justru dapat mempertaruhkan ikatan yang sudah terjalin dengan vendor.

Nikmati kemudahan kelola invoice bersama Volopay

Rekomendasi best invoice processing software di Indonesia


Sebagai pertimbangan Anda untuk memilih software, berikut ini adalah pilihan best invoice processing software di Indonesia.


1. Paper.id


Paper.id adalah platform yang cocok digunakan oleh UMKM maupun perusahaan berukuran besar. Platform ini memiliki fitur integrasi yang memungkinkan otomatisasi dengan pencatatan keuangan dasar.


Di samping itu, Paper.id juga menyediakan template invoice professional yang dapat Anda gunakan. Setelah memilih template invoice, Anda dapat menerima pembayaran invoice dan setiap transaksi akan tercatat langsung secara otomatis.


Paper.id juga dilengkapi dengan fitur pengingat invoice. Fitur ini berguna untuk memberikan pemberitahuan melalui email, Whatsapp atau SMS atas pembayaran invoice kepada klien.


2. Zoho


Best invoice processing software di Indonesia selanjutnya adalah Zoho. Platform ini akan membantu mengatasi persoalan tagihan dan pembukuan online dalam bisnis. Zoho memudahkan Anda melacak dan memantau proses penagihan secara real time.


Dengan menggunakan Zoho, Anda juga dapat menikmati beberapa fitur unggulan. Mulai dari pengaturan bank otomatis, piihan template invoice, jadwal untuk invoice yang berulang, kustomisasi tanda terima pembayaran hingga portal klien kolaboratif.


Software ini tentu akan membuat Anda memiliki tampilan bisnis yang lebih menjanjikan dan professional.


3. Mekari


Software dari Mekari Jurnal juga dapat menjadi pilihan untuk bisnis Anda. Invoice dapat dipantau secara real time sehingga aksesnya terbuka dimanapun dan kapanpun.


Mekari menyediakan hingga 11 template invoice yang dapat mendukung brand dari usaha Anda.


Selain membuat dan mengelola invoice, Anda juga dapat melakukan lebih banyak hal lainnya. Dengan fitur Mekari Jurnal Anda dapat membuat laporan keuangan, melakukan manajemen stok dan inventaris, pelacak pengeluaran, dan masih banyak lagi.


4. Wave


Wave adalah software yang terintegrasi dan diutamakan untuk bisnis kecil. Wave menyediakan software akuntansi gratis dengan arus kas yang mudah dikelola dan sangat aman.


Platform ini memungkinkan Anda membuat invoice dengan cepat tanpa biaya tambahan. Anda juga dapat mengirim invoice dari mana saja dengan aplikasi seluler.


Di samping itu, ada beberapa fitur lain yang ditawarkan oleh Wave yakni pencadangan cloud otomatis, pilihan template invoice profesional, pencitraan merek yang dipersonalisasi untuk invoice, pengingat otomatis, dan banyak lagi.


5. Quickbooks


Quickbooks memiliki tampilan yang ramah dan mudah digunakan. QuickBooks menjadi aplikasi faktur populer di antara organisasi dan pebisnis di seluruh dunia. Software yang satu ini dilengkapi dengan beberapa fitur unggulan.


Mulai dari invoice professional yang dapat disesuaikan, integrasi perbankan online, manajemen arus kas, hingga pelacakan waktu jam kerja karyawan.

Bagaimana Volopay membantu mengatasi invoice dengan lebih baik?


Volopay memiliki satu tampilan dasbor tempat Anda dapat melihat informasi vendor, memeriksa pembayaran yang diproses, dan menindaklanjuti persetujuan.


Accounts payable software Volopay memberi Anda kemampuan untuk mendapatkan pemberitahuan instan tentang pembayaran yang tertunda, jadwal pembayaran, kemampuan untuk membayar dalam mata uang yang berbeda, belum lagi memproses pembayaran massal.


Volopay juga dilengkapi dengan:


Manajemen pengeluaran


Dengan platform manajemen pengeluaran, perusahaan dapat melakukan pembayaran invoice kepada supplier di dalam negeri dan lintas batas. Selain itu, Anda bisa mendapatkan diskon dengan menawarkan untuk membayar tagihan lebih awal.


Bill pay


Dengan Bill Pay Anda dapat membayar vendor yang ada di seluruh dunia, menyiapkan persetujuan pembayaran khusus, dan parameter pengeluaran yang dipersonalisasi yang berfungsi untuk bisnis Anda.


Manajemen biaya


Platform ini berfungsi sebagai perangkat lunak lengkap tempat Anda dapat mengelola semua pengeluaran, keuangan, kartu, penggantian biaya, dan sebagainya.


Ini menghilangkan kebutuhan untuk menangani beberapa perangkat lunak khusus untuk menyelesaikan tugas yang berbeda dan menggabungkan semuanya menjadi satu platform yang mulus untuk semua kebutuhan Anda.

Dapatkan software invoice otomatis terbaik dan all-in-one