Manajemen keuangan usaha

Manfaat dari business financial management system

Apr 05, 2024

Melacak, mencatat, dan mengatur semua pengeluaran perusahaan tentu akan meningkatkan keuntungan.


Karyawan diharuskan untuk mengajukan permintaan reimbursement mereka untuk biaya out-of-pocket, yang kemudian diproses dan diterima atau ditolak.


Secara tradisional manajer diminta untuk melacak semua jenis pengeluaran, memelihara laporan, dan menyajikan analisis.


Namun, dengan hadirnya software manajemen pengeluaran, tidak hanya seluruh bagian pelacakan, pencatatan, dan analisis menjadi otomatis, tetapi permintaan reimbursement karyawan juga menjadi mudah diproses, dikirim dan disetujui.


Manfaat software manajemen biaya dapat dilihat dengan jelas dengan membandingkan angka keuntungan dan efisiensi dengan cara tradisional manajemen biaya.

Apa itu sistem manajemen keuangan bisnis?


Business financial management system (FMS) atau sistem manajemen keuangan bisnis adalah software dan proses yang digunakan untuk mengelola pendapatan, pengeluaran, dan aset dalam suatu organisasi.


Selain mendukung operasi keuangan sehari-hari, tujuan dari sistem manajemen keuangan bisnis adalah untuk memaksimalkan keuntungan dan memastikan keberlanjutan perusahaan dalam jangka panjang. 


Manajemen ini meliputi proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya keuangan organisasi.


Termasuk hal-hal seperti menjaga ketersediaan dana, memastikan pemegang saham mendapatkan pengembalian yang baik atas investasi mereka, mengoptimalkan penggunaan dana, dan menginvestasikan uang organisasi dalam peluang yang praktis dan aman.


Manajemen keuangan penting bagi suatu organisasi karena membantu menentukan cara memperoleh dan mendistribusikan dana, membuat keputusan keuangan yang penting, meningkatkan keuntungan, meningkatkan nilai perusahaan, dan menjaga kestabilan keuangan bisnis.


Manajemen keuangan adalah inti dari setiap organisasi.


Selain mendukung operasi keuangan sehari-hari, tujuan dari sistem manajemen keuangan adalah untuk memaksimalkan keuntungan dan memastikan keberlanjutan perusahaan dalam jangka panjang. Mereka membantu tim keuangan:


• Menyederhanakan pengelolaan tagihan


• Mengoptimalkan arus kas harian, bulanan, dan tahunan


• Menyimpan rekam jejak audit


• Membantu mematuhi peraturan akuntansi


• Otomatisasi proses keuangan dan mengurangi kesalahan proses akuntansi


• Memudahkan proses anggaran, forecasting, dan perencanaan keuangan yang lebih baik


• Mempersingkat proses laporan keuangan



Software manajemen pengeluaran juga dapat digabungkan atau diintegrasikan untuk menciptakan sistem manajemen keuangan end-to-end.


Saat ini sudah semakin banyak CFO (Chief Financial Officer) memilih ERP berbasis cloud dan software manajemen keuangan yang dapat dengan cepat menyesuaikan skala untuk menangani pertumbuhan dan menyediakan fungsionalitas untuk geografi, bahasa, mata uang, dan peraturan yang berbeda.

​​Apa pentingnya software manajemen pengeluaran?


Software manajemen biaya akan membantu bisnis meningkatkan produktivitasnya dengan menyederhanakan fungsi terkait biaya dan menanamkan efisiensi keseluruhan dalam sistem.


Menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk usaha kecil membuang tagihan kertas yang lewat, berlarian mencari tanda tangan, mengumpulkan barang untuk laporan pengeluaran, dan semua pekerjaan manual lainnya yang termasuk dalam tahapan manajemen pengeluaran tradisional. 


Fitur untuk membuat aturan dan kebijakan khusus yang secara otomatis diberikan pada pengeluaran, berbagi reimbursement pengeluaran dengan cepat, dan persetujuan mudah dengan menentukan kesalahan atau reimbursement palsu.


Bersamaan dengan itu, pemeriksaan pajak dan pengeluaran bukan lagi menjadi hal yang bermasalah.

Kelola biaya bisnis all-in-one pakai tool keuangan modern Volopay

Manfaat business financial management system (FMS)


Business financial management system (FMS) adalah hal yang penting dalam bisnis untuk melacak, mencatat, dan mengatur semua pengeluaran perusahaan meningkatkan keuntungan perusahaan.


Karyawan diharuskan untuk mengajukan permintaan reimbursement mereka untuk biaya out-of-pocket, yang kemudian diproses dan diterima atau ditolak. Secara tradisional manajer diminta untuk melacak semua jenis pengeluaran, memelihara laporan, dan menyajikan analisis.


Namun, dengan hadirnya software manajemen pengeluaran, tidak hanya seluruh bagian pelacakan, pencatatan, dan analisis menjadi otomatis, tetapi permintaan reimbursement biaya karyawan juga menjadi mudah untuk dikirim dan disetujui.


Manfaat software manajemen biaya dapat dilihat dengan jelas dengan membandingkan angka keuntungan dan efisiensi dengan cara tradisional manajemen biaya.


1. Visibilitas real time terhadap pengeluaran


Salah satu manfaat paling penting dari business financial management system adalah visibilitas real-time yang dapat dilihat dari pengeluaran perusahaan.


Dasbor software manajemen pengeluaran dapat menunjukkan semua informasi penting yang diperlukan secara sekaligus, dalam tampilan yang mudah dipahami, serta dilengkapi dengan grafik untuk pemahaman yang lebih baik. 


Software business financial management system juga memfasilitasi visibilitas pergerakan dana secara real-time. Artinya, jika klaim pengeluaran disetujui, mulai dari inisiasi pembayaran hingga orang lain menerima uang, sistem akan memperbaiki semuanya.


2. Reimbursement mudah


Saat menggunakan sistem manajemen pengeluaran, karyawan hanya perlu memindai kwitansi pengeluaran mereka dan mengajukan klaim dengan mudah. 


Permintaan klaim tersebut sampai ke manajer dan pemberi persetujuan, yang kemudian melihat melalui layar permintaan, di mana semua detail yang diperlukan disebutkan dengan jelas.


Manajer hanya perlu memeriksa dan menyetujui permintaan tersebut, setelah itu uang akan secara otomatis ditransfer ke karyawan.


Untuk karyawan dan manajer, proses reimbursement akan terasa menjadi lebih mudah.


Tidak ada lagi klaim pengeluaran kertas, berkeliling ke manajer untuk mendapatkan persetujuan, dan manajer mencalonkan diri untuk tanda terima yang hilang dan nomor yang salah. Semuanya diselesaikan dengan software manajemen pengeluaran.


3. Proses lebih cepat dan sederhana


Dengan beberapa klik, reimbursement dapat diajukan dan disetujui, dan uang akan ditransfer secara otomatis. Seluruh keuntungan dari software manajemen pengeluaran adalah mengotomatiskan proses dan membuatnya lebih cepat dan lebih sederhana.


Dibandingkan dengan metode tradisional untuk mengajukan klaim biaya, serta mendapatkan tanda tangan secara manual untuk persetujuan, cara otomatis ini membutuhkan waktu lebih sedikit, karena semuanya terjadi secara real-time dan di satu platform.


4. Menghilangkan dokumen kertas


Dokumen kertas seringkali berakhir menjadi tumpukkan dokumen yang sulit dilacak. Selain rentan rusak dan hilang, memelihara dokumen dalam bentuk kertas juga memberatkan.


Masih ada kemungkinan dokumen salah cetak dan tidak disusun dengan benar. 


Dengan menggunakan sistem manajemen keuangan bisnis, tidak ada lagi kebutuhan untuk memelihara tumpukan dokumen kertas.


Semua informasi dan data tidak hanya dicatat dalam sistem tetapi juga dikategorikan dan diatur dengan baik sehingga dapat dipahami dengan lebih mudah. 


Data di dalam sistem juga tidak akan salah tempat dan dilengkapi dengan pencadangan serta beberapa opsi penyimpanan salinan secara efektif untuk menghentikan masalah kehilangan data.


5. Peningkatan perlindungan atas penipuan


Perlu diakui mengurus semua kuitansi, klaim reimbursement, dan pembayaran karyawan secara manual sangatlah sulit dilakukan. Seringkali hal ini menimbulkan ketidakakuratan yang menyebabkan masalah dalam audit dan akuntansi.


Namun, dengan software manajemen pengeluaran, semuanya dilacak hingga setiap bit terakhir sehingga setiap kesalahan akan ditangkap dan ditandai secara otomatis.


Selain itu, tidak ada karyawan yang dapat mengubah nomor data pengeluaran. Hanya beberapa orang yang berwenang dari tim yang diberi akses untuk melakukan perubahan pada data.


Oleh karena itu, Anda akan mendapatkan peningkatan perlindungan tertinggi.


6. Peningkatan efisiensi operasional


Ketika financial management system Anda terintegrasi dengan software perencanaan sumber daya perusahaan bisnis, proses pembuatan laporan pengeluaran, pelacakan, dan persetujuan menjadi lebih mudah.


Arus kas dan produktivitas perusahaan meningkat secara signifikan ketika manajer dan karyawan diuntungkan dari otomatisasi manajemen biaya. 


Dengan software manajemen pengeluaran, karyawan dapat bebas dari tugas yang membosankan dan berulang, yang berarti mereka memiliki waktu untuk berinvestasi dalam tugas berharga lainnya seperti perencanaan strategis dan peramalan keuangan, yang akan memberikan nilai lebih bagi perusahaan.


7. Akurasi data tinggi


Software manajemen biaya untuk usaha kecil adalah solusi terbaik untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan dengan sistem akuntansi perusahaan untuk akurasi yang tinggi.


Bila dibandingkan dengan cara manual, pengeluaran perlu dimasukkan ke lembar akuntansi dan database pengeluaran.


Cara ini rentan akan menimbulkan kesalahan input data. Mulai dari kesalahan jumlah angka, data ganda, atau hilang sama sekali. Seseorang juga dapat mengubah data dengan sengaja.


Software manajemen pengeluaran menghilangkan semua masalah ini dan menciptakan basis data dan entri akuntansi yang benar-benar akurat dan to-the-point, secara sempurna.



8. Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan


Secara umum, tidak mungkin untuk tetap memperbarui dan menegakkan setiap kebijakan pengeluaran yang baru sambil memeriksa karyawan bahwa kebijakan pengeluaran itu diikuti dengan baik.


Oleh karena itu, kebijakan pengeluaran yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda dapat diterapkan secara otomatis dengan menggunakan software manajemen pengeluaran.


Dengan begitu, kemungkinan ada perubahan kebijakan atau ada yang baru; semuanya akan diperbarui dalam sistem.

Bagaimana software manajemen pengeluaran Volopay menguntungkan bisnis Anda?


Volopay adalah software manajemen pengeluaran terbaik yang bisa Anda dapatkan. Volopay dilengkapi berbagai fitur yang diperlukan untuk memudahkan manajemen pengeluaran bagi bisnis.


Fitur unggulan yang dapat menguntungkan bisnis adalah corporate card, baik virtual maupun fisik. Volopay menawarkan kartu virtual tanpa batas, yang dapat diberikan kepada karyawan untuk akses mudah ke dana perusahaan dan pelacakan pengeluaran yang lebih baik. 


Kartu fisik dapat digunakan untuk karyawan Anda yang bepergian dan berbelanja. Kartu ini dilengkapi dengan kontrol pengeluaran dan fasilitas uang secara internasional.


Kartu dari Volopay juga memiliki batas kendali pengeluaran bawaan dan juga dapat digunakan untuk menarik uang secara internasional.


Dengan OCR dan beberapa sistem untuk persetujuan, proses pengiriman tanda terima dan persetujuan reimbursement akan mudah dilakukan dalam hitungan detik.


Bersama dengan ini, integrasi akuntansi yang mulus juga akan menyederhanakan sistem, karena semua pengeluaran secara otomatis masuk ke pembukuan di bawah kategori yang tepat.

Atur keuangan bisnis lebih baik bersama Volopay