Recurring transaction adalah: Definisi hingga penyederhanaanya

Metode pembayaran transaksi barang dan jasa semakin berkembang. Recurring transaction adalah salah satunya, metode pembayaran ini kian populer untuk transaksi berlangganan (subscription) bagi bisnis. 


Ketika recurring transaction dilakukan dalam jumlah banyak bisa menjadi sesuatu yang menjemukan, apalagi saat jatuh tempo pembayarannya berdekatan dan dilakukan secara manual. Pembayaran yang dilakukan secara manual memakan cukup banyak waktu dengan kelemahan yang mengikutinya. 


Lalu, bagaimana cara melakukan recurring transaction yang simpel? Pembayaran tagihan ini bisa disederhanakan menggunakan Bill Pay, berikut pembahasan selengkapnya. 

Recurring transaction adalah


Secara sederhana recurring adalah pembayaran yang dilakukan secara rutin, berulang atau pun berkala dengan jumlah nominal transaksi yang sama. Pembayaran berkala seringkali digunakan untuk transaksi subscription seperti Semrush, Netflix, Spotify, Canva, software akuntansi maupun aplikasi software lainnya. 


Selain itu nominal jumlah yang dibayarkan selalu sama setiap bulannya dan umumnya secara otomatis akan tertagih dari kartu kredit maupun metode pembayaran lain yang disepakati. Jumlah pembayaran ini secara otomatis akan terus terpotong hingga layanan berlangganan diberhentikan atau berakhir. 

Apa perbedaan recurring transaction dan tagihan subscription?


Setiap tagihan subscription adalah termasuk recurring payment, tetapi tidak setiap recurring transaction adalah bagian dari subscription. Keduanya mempunyai konsep yang cukup sama, namun mempunyai perbedaan yang tidak begitu kentara.


Siklus pembayaran subscription diatur secara berkala misalnya secara kuartal atau tahunan, pembayaran dilakukan secara bulanan dan akan dikenakan biaya pembatalan jika melakukan pemberhentian diantara paket kuartal atau tahunan yang dipilih.


Sedangkan recurring transaction adalah sebaliknya, dilakukan secara bulanan dan bisa dibatalkan kapanpun tanpa biaya. 

Jenis recurring transaction


Recurring transaction atau recurring payment biasanya bersifat jangka panjang. Adapun dua (2) jenis recurring transaction adalah transaksi berkala tetap dan transaksi berkala tidak tetap dengan penjelasan sebagai berikut:


1. Transaksi berkala tetap (fixed recurring payment)


Jenis transaksi pembayaran berkala, merchant diberikan wewenang oleh pelanggan untuk melakukan pembayaran auto-debit pada interval waktu yang tetap. Pembayaran ini mencakup layanan subscription media, keanggotaan, gym dan lainnya bagi pembayaran non-bisnis. 


Sedangkan ketika digunakan untuk pembayaran berkala kartu debit bisnis menjadi pelanggan potensial dalam transaksi perdagangan tetap.


2. Transaksi berkala tidak tetap (variable recurring payment)


Jumlah transaksi yang dibebankan pada pembayaran ini adalah tidak teratur (berubah-ubah). Biaya bisa berubah karena tergantung dari jumlah yang dipesan, perubahan pola konsumsi barang dan jasa. 


Bagi pelanggan secara umum, pembayaran berkala ini biasanya seperti listrik dan biaya utilitas lain. Sedangkan bagi suatu bisnis seperti pembelian bahan baku yang bervariasi, tergantung dari kinerja bisnis tersebut.

Kategori transaksi recurring


Pada penjabaran diatas telah disebutkan terkait perbedaan pembayaran transaksi tetap dan tidak tetap. Adapun beberapa jenis layanan bisnis yang termasuk dalam sistem transaksi recurring adalah sebagai berikut:


1. Bisnis keanggotaan


Banyak jenis bisnis yang menggunakan tipe pembayaran berkala seperti kursus pendidikan, gym dan lainnya.


2. Layanan jasa keuangan


Transaksi berkala bisa juga digunakan untuk layanan jasa keuangan dengan jumlah tetap seperti pembayaran asuransi, pembayaran pinjaman dan lainnya. 


3. Bisnis berlangganan (subscription)


Bisnis subscription ini dapat seperti layanan langganan koran online, Netflix, Spotify, pembayaran tool digital marketing dan masih banyak lagi. 


4. Utilitas


Pembayaran ini dapat ditemui pada beberapa hal seperti pembayaran listrik, air, tagihan pulsa. 

Kategori transaksi non-recurring


Sedangkan bisnis yang tidak termasuk dalam kategori recurring transaction adalah pembayaran barang dagangan, pembayaran pembelanjaan online sekaligus, peralatan atau barang fisik lainnya. 


Jika Anda melakukan pembayaran untuk pembelian tiket konser, tiket nonton juga tidak termasuk dalam transaksi recurring. Jenis pembayaran ini termasuk sebagai kategori sekali bayar yang mana seringkali dijumpai dalam keseharian. Biasanya jumlah transaksi non recurring lebih besar dibandingkan pembayaran berkala. 

Keuntungan recurring transaction adalah


Metode pembayaran berkala mempunyai manfaat yang berdampak baik bagi bisnis, beberapa keuntungan recurring transaction adalah sebagai berikut:

Keamanan dan kenyamanan


Prosedur pembayaran ini memberikan keamanan dan kenyamanan karena pembayaran dilakukan secara otomatis. Data pelanggan tersimpan aman dan terlindungi secara hukum melalui payment card industry data security standard (PCI DSS).


Arus kas


Sebagai pemilik bisnis, metode ini mempermudah Anda untuk mengetahui lebih pasti estimasi pendapatan yang akan diperoleh pada periode selanjutnya. Hal ini tentunya akan berpengaruh terhadap arus kas masuk perusahaan yang stabil dan konsisten sehingga proyeksi pendapatan perusahaan bisa lebih terprediksi.


Pembayaran tepat waktu


Mengurangi pembayaran terlambat dan yang terlupakan, mempunyai peran yang dibutuhkan. Pembayaran yang terlambat tentunya dapat merugikan aktivitas bisnis. Metode pembayaran ini berpengaruh terhadap hubungan pelanggan dan pendapatan. Penagihan tidak perlu dilakukan karena segalanya bisa terjadwalkan dan tepat waktu. 


Meningkatkan hubungan pelanggan


Hubungan dengan pelanggan menjadi lebih optimal karena tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk melakukan pembayaran. Ketika pembayaran bisa dilakukan secara tepat waktu dan simpel, pelanggan termudahkan dan hubungan bisnis dalam jangka panjang bisa terciptakan.


Pembatalan layanan bisa dilakukan sesuai kebutuhan ketika terdapat ketidaksesuaian melalui pengaturan pembayaran sekali atau selama beberapa bulan tertentu. 


Bagaimana cara melakukan recurring payment otomatis?


Anda bisa melakukan otomatisasi recurring payment atau pembayaran berkala melalui Bill Pay. Bill Pay adalah salah satu fitur Volopay untuk membayar berbagai macam tagihan secara otomatis. 


Pembayaran transaksi bisnis ke berbagai vendor bisa disederhanakan di satu tempat dengan cara menambahkan saldo bisnis di Bill Pay, semua pembayaran bisa tersimpan dengan keamanan yang terjamin.


Otomatisasi ini bisa digunakan untuk melacak secara langsung segala pembayaran yang akan dibayarkan. Sistem ini dilengkapi dengan notifikasi yang dikirimkan ke ponsel dan email Anda setiap jatuh tempo pembayaran atau pun ketika pembayaran dilakukan otomatis.


Fitur tersebut mengkombinasikan solusi manajemen pengeluaran bagi bisnis Anda, mulai dari vendor dan manajemen faktur, alur kerja persetujuan otomatis hingga pengintegrasian akuntansi. 


Masalah yang sering terjadi pada recurring payment konvensional


Meskipun metode pembayaran ini mempunyai keuntungan yang cukup menarik, namun terdapat beberapa masalah yang sering terjadi dalam proses recurring transaction adalah:


Menghabiskan waktu


Betapa sulit dan banyak waktu yang terbuang ketika satu orang harus melakukan pembaharuan ulang setiap subscription yang digunakan oleh karyawan. Daripada menugaskan seseorang untuk melakukan pekerjaan tersebut secara berulang, sebaiknya bisnis melakukan otomatisasi sehingga bisa fokus pada pekerjaan penting lainnya.


Tagihan error


Perusahaan akan menerima tagihan berdasarkan layanan yang digunakan. Terkadang nominal yang dikirimkan tidaklah tepat dan pembayaran tidak bisa dibuat. Ketika pembayaran tidak dilakukan secara tepat waktu maka layanan tidak bisa digunakan karena terhentikan oleh sistem.


Tidak menonaktifkan subscription


Banyak karyawan menggunakan berbagai layanan di satu perusahaan. Hal ini menyebabkan sulit untuk melacak dan memonitor apakah layanan masih digunakan atau tidak. Pada beberapa kasus, karyawan selesai menggunakan layanan subscription, tidak sedikit dari karyawan yang lupa untuk menonaktifkannya. 


Oleh karena itu kartu yang digunakan secara otomatis akan tertagih secara konstan, padahal layanan sudah tidak digunakan lagi. Apabila tidak dilakukan pengecekan secara rutin, tentu saja dapat menghabiskan dana perusahaan.


Cara Bill Pay menyederhanakan pengelolaan yang lebih baik


Proses akuntansi manual memakan banyak waktu, bisa membuat kacau hingga risiko kesalahan manusia yang rawan. Fitur Bill Pay otomatis melancarkan proses pembayaran hingga pengelolaan recurring transaction adalah dengan cara:

Pembayaran lebih awal


Alokasikan budget tertentu untuk pembayaran lebih awal, atur tingkat pengembalian yang diharapkan dan kami akan menunjukkan penawaran kepada vendor berdasarkan faktur yang sudah

diatur.


Pengauditan tagihan pembayaran berkala


Pengauditan pembayaran bisnis menjadi hal yang krusial karena berkaitan dengan pemeliharaan transparansi dalam proses bisnis. Cukup lakukan pengauditan transaksi secara simpel

dengan cara pengumpulan segala dokumen yang diperlukan guna memproses transaksi. Tim akuntansi tidak perlu lagi mengejar penagihan faktur dan kwitansi. 


Pengaturan alur kerja yang tepat


Fitur Bill Pay mampu menyempurnakan alur kerja utang dagang supaya bisa berjalan seefisien dan seoptimal mungkin. Kebijakan alur kerja persetujuan multi-level mengikuti aturan perusahaan Anda sehingga secara otomatis dilakukan penyesuaian atas pengeluaran yang ditetap oleh perusahaan. 


Notifikasi secara real-time bisa diperoleh untuk pemberi persetujuan dan ketidakpatuhan atas pengeluaran karyawan.


Pengelolaan informasi vendor di satu tempat


Sistem manajemen vendor yang terpusat, membantu melacak semua data vendor dan melindungi dari kehilangan data atau data yang tercampur. Software kami berperan sebagai pusat data vendor sehingga tidak perlu lagi detail bank untuk vendor berulang kali. 


Bagaimana cara memulainya bersama Volopay?


Berdasarkan penjelasan di atas, metode recurring payment konvensional mempunyai tantangan tersendiri. Bersama Volopay pembayaran berkala dengan tiga tantangan di atas bisa diatasi menjadi lebih sederhana dengan menghadirkan nuansa pembayaran berkala yang dinamis.


Sinkronisasikan dengan software akuntansi Anda dan dapatkan beragam manfaatnya untuk merampingkan pembayaran berkala. Konsultasikan segera dan perkuat teknologi pembayaran perusahaan Anda bersama kami!


Sederhanakan recurring transaction di bisnis Anda melalui Bill Pay