Apa itu PO: Pengertian, contoh & prosesnya dalam bisnis
Purchase order termasuk bagian penting dalam perusahaan karena berkaitan dengan departemen pembelian (purchasing), melakukan pengajuan kebutuhan barang atau jasa perusahaan dan dilakukan secara berkala. Sedangkan pengertian mengenai apa itu PO atau purchase order merupakan dokumen yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual.
Tujuan dibuatnya PO adalah karena memuat informasi detail rincian pembelian dan bisa dijadikan sebagai data acuan pembelian untuk periode selanjutnya hingga sebagai acuan ketika terdapat pesanan yang tidak sesuai.
Tentang apa itu PO?
PO adalah singkatan dari purchase order, purchase order adalah sebuah dokumen yang dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual atas informasi detail barang atau jasa yang dikirimkan, termasuk tanggal, rincian harga hingga aturan syarat dan ketentuan. PO bisa dilakukan secara manual ataupun digital. Agar proses PO lebih efisien maka digitalisasi bisa menjadi pilihan.
Di samping itu purchase order juga dikenal sebagai pesanan pembelian. Apa itu PO dalam hal ini menjadi sebuah kontrak yang dibuat oleh pembeli saat terjadi transaksi pembelian. Kontrak tersebut memuat beberapa hal yang perlu dilakukan oleh penjual sesuai permintaan pembeli yang sudah disepakati dari kedua pihak.
Ketika mempunyai pesanan pembelian yang spesifik maka rincian yang disertakan akan semakin banyak agar pemenuhan kebutuhan pembeli menjadi semakin optimal. Waktu penerbitan purchase order adalah terjadi pada saat pertama kali melakukan pembelian dan keuntungan utamanya bagi pembeli yaitu pembayaran bisa dilakukan nantinya saat barang diterima.
Sedangkan perbedaan dari segi penjual, purchase order memberikan penawaran kredit terhadap pembeli tanpa risiko yang mengintai karena pembeli membayarkannya ketika sudah menerima produk atau jasanya. Misalkan saja membayarkan terlebih dahulu uang mukanya selanjutnya melakukan pelunasan setelah barang dikirim dan diterima.
Selain itu, setiap PO adalah mempunyai nomor atau kode tertentu yang bisa digunakan oleh pembeli dan penjual guna melakukan pelacakan pengiriman dan pembayaran.
Contoh purchase order
Contoh apa itu PO jika dilakukan secara manual, maka proses ini menggunakan banyak kertas karena terdiri dari pengajuan permintaan, faktur dan lainnya. Penggunaan kertas menjadikan proses kurang efisien, belum lagi menunggu dokumen untuk diserahkan di meja. Sebagai informasi tambahan, PO juga bisa diotomatisasikan melalui software sehingga mempermudah segala prosesnya.
Berikut contoh informasi apa itu purchase order dalam dokumen pesanan pembelian yang memuat beberapa hal secara umum sebagai berikut:
Identitas perusahaan pembelian
Mencantumkan identitas perusahaan untuk melakukan pemesanan pembelian merupakan keharusan. Biasanya identitas ini berupa logo yang menjadi satu tercetak dalam kertas dokumen pembelian akan tetapi penulisannya juga bisa dilakukan secara manual.
Nama produk barang yang dipesan
Sebaiknya mencantumkan nama produk beserta spesifikasi barang yang diperlukan. Anda juga bisa menuliskan warna barang, tipe kualitas yang diperlukan agar vendor atau penjual mampu memenuhi kebutuhan bisnis Anda secara tepat.
Kuantitas produk dan harga per unit
Tuliskan detail dari kuantitas setiap produk yang dibutuhkan. Misalnya Anda bisa menuliskan setiap jenis barangnya dengan jumlah tertentu sehingga mempermudah penjual untuk mengetahui detail setiap barang dan menyiapkannya sesuai permintaan beserta estimasi harga barang per unit.
Total harga barang atau jasa
Setelah mengetahui harga barang per unit, selanjutnya total harga seluruhnya supaya memudahkan mengetahui perkiraan biaya yang perlu dibayarkan.
Lokasi pengiriman dan alamat penagihan
Lokasi pengiriman dan alamat penagihan juga perlu dicantumkan. Hal ini dikarenakan terkadang bisa terjadi perbedaan antara lokasi pengiriman dan alamat penagihan pembayaran.
Metode pengiriman dan tanggal
Informasi ini diperlukan untuk mengetahui cara pengiriman yang diinginkan oleh bisnis. Mencantumkan detail tanggal pengiriman juga penting agar bisa sampai tepat waktu sesuai permintaan.
Pajak yang perlu dibayarkan
Besaran pajak yang perlu dibayarkan tercantumkan dalam PO sehingga setiap pembeli wajib membayarkannya.
Nomor pesanan pembelian
Pencantuman nomor ini memberikan kemudahan melakukan pelacakan barang sebagai upaya mengurangi berbagai risiko yang tidak diharapkan.
Peran utama purchase order bagi bisnis
Peran penting apa itu purchase order (PO) dalam aktivitas bisnis yaitu memberikan gambaran secara jelas kepada vendor terkait barang yang diperlukan perusahaan dengan pasti. Dokumen ini digunakan sebagai rujukan oleh para tim seperti akuntansi, pengadaan dan keuangan karena digunakan untuk pemrosesan faktur.
Peran utama apa itu PO juga membantu sebagai bukti pembayaran pengeluaran bisnis sehingga membantu auditor dalam melakukan percobaan pengauditan. Baik bagi vendor maupun pembeli sehingga dapat terlindungi secara hukum karena tidak ada kontrak resmi yang dibuat.
Hal lain dari purchase order adalah bisa digunakan sebagai pengambilan keputusan saat menentukan besaran anggaran bisnis. Pengeluaran bisa dikontrol dan fokus terhadap hal-hal yang penting.
Fungsi apa itu purchase order bagi bisnis
Adapun setelah memahami peran PO pada bagian sebelumnya, berikut ini diuraikan tentang fungsi apa itu PO, antara lain:
• Meminimalisir adanya kesalahan terkait jumlah barang atau jenis layanan yang dipesan.
• Sebagai bukti pesanan barang atau jasa dari pembeli yang berarti menjadi bentuk komitmen dari penjual karena menyanggupi pesanan yang pembeli minta.
• Sebagai pengingat bagi penjual karena telah berkomitmen menyanggupi kebutuhan yang diperlukan secara rinci serta waktu pengirimannya. Menghindari kesalahan jumlah pesanan yang diperlukan karena mencantumkan spesifikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
• Menghindari kesalahan pembayaran harga pembelian karena segalanya tercantum dalam dokumen PO.
• Dokumen ini bisa bermuatan hukum untuk menghindari adanya kemungkinan terjadinya perselisihan di masa depan ketika terdapat ketidaksesuaian antara barang atau jasa yang diminta dengan yang dikirimkan.
Dokumen PO adalah mempunyai fungsi yang tidak bisa diremehkan karenakan tidak semua perusahaan menggunakan cara formal untuk mencatatnya. Terkadang pesanan hanya dilakukan melalui telepon atas dasar saling percaya, namun tentunya cara demikian tidak selalu bisa dilakukan dalam bisnis.
Itulah fungsi apa itu PO sebagai sebuah dokumen yang sangat membantu para bisnis untuk mempunyai data pencatatan yang tepat dan menghindari kesalahan yang tidak diinginkan hingga dapat membangun hubungan baik dengan penjual.
Beberapa hal yang menjadi perhatian ketika melakukan purchase order
Inilah beberapa hal yang perlu digaris bawahi dalam memahami apa itu purchase order agar bisa berjalan dengan lancar:
1. Menyertakan identitas
Identitas yang sesuai diperlukan ketika melakukan pemesanan pembelian guna menghindari kekeliruan penanggungjawab pemesanan barang.
2. Membuat detail pemesanan
Detail pemesanan barang meliputi spesifikasi barang yang diinginkan bisa disampaikan secara jelas, kuantitas barang, brand yang ingin digunakan, harga per kuantitas hingga total harganya.
3. Pemilihan penjual
Pemilihan penjual bisa dilakukan survei terlebih dahulu sebelumnya sehingga memperoleh informasi yang cukup. Pemilihan penjual bisa disesuaikan dengan harga yang sesuai anggaran perusahaan serta kualitas yang diinginkan.
4. Menentukan cara kirim hingga metode pembayaran
Cara pengiriman bisa Anda tentukan bisa dengan kendaraan yang digunakan untuk mengangkut, waktu pengiriman dan cara pembayaran barangnya seperti pembayaran online atau offline serta syarat yang berlaku.
5. Menuliskan nomor
Nomor perlu dicantumkan guna melakukan pelacakan barang ketika proses pengiriman dilakukan.
Bagaimana proses cara membuat purchase order?
Purchase order dilakukan oleh pembeli yang mana dalam sebuah bisnis proses persetujuan pembelian ini berada pada bagian departemen akuntansi dan manajemen. Berikut beberapa langkah dalam pembuatan pesanan pembelian supaya mempunyai pemahaman mendalam tentang apa itu PO:
• Departemen purchasing mengumpulkan informasi tentang kebutuhan barang yang diperlukan bisnis dan dibuat dalam sebuah form pengajuan pembelian barang.
• Form permohonan permintaan ini nantinya diserahkan dan juga akan direview oleh bagian analis keuangan.
• Setelah dilakukan review, disetujui dan vendor telah dipilih, maka diserahkan kepada pihak vendor.
• Pada saat vendor menyanggupi permintaan yang diajukan beserta detail spesifikasi barang harga, metode pembayaran serta syarat dan ketentuan tertulis, maka faktur dikeluarkan dan dokumen ini menjadi mengikat bagi kedua belah pihak.
• Bagian selanjutnya, vendor akan melakukan pengiriman barang sesuai permintaan pembeli. Berikutnya dilakukan pengkajian terkait kesesuaian barang yang diminta berdasarkan PO dan faktur hingga dilakukan pembayaran.
Bagaimana proses mengelola purchase order?
Setelah pembahasan di atas, proses pengelolaan apa itu PO perlu dipahami. Setelah dilakukan pemesanan pembelian dengan rincian yang diberikan dan pada saat pesanan diterima, kemudian dilakukan pelacakan baik di notanya sebagai tanda terima ataupun di faktur pembeliannya.
Berdasarkan itu, maka bisa diketahui segala detail informasi tentang kedatangan barang yang dipesan serta sampai dengan tepat waktu atau tidak sesuai penjadwalkan yang ditetapkan.
Proses tersebut juga bisa dilakukan melalui otomatisasi purchase order dan data dapat berada di satu database. Otomatisasi PO telah dilakukan oleh mayoritas bisnis untuk mempermudah proses pengelolaannya. Anda bisa juga melihat status pemesanan secara lengkap pada dasbor sehingga bukan sekedar melakukan pelacakan saja.
Bacaan menarik - Rekonsiliasi bank adalah: Definisi & cara melakukannya
Tingkatkan perkembangan bisnis melalui pengelolaan purchase order lebih mudah
Apa itu PO sebagai dokumen yang memuat daftar rincian barang yang harus dibeli oleh perusahaan sehingga diketahui barang penting apa saja yang diperlukan. Ketika pengadaan barang dilakukan dalam jumlah banyak tentunya cukup menjadi kerepotan tersendiri, belum lagi pembayaran perlu dilakukan secara tepat waktu sesuai kesepakatan.
Volopay bisa membantu Anda mengelola pesanan pembelian melalui pengintegrasian dengan software akuntansi yang digunakan melalui Jurnal dan Xero. Verifikasi permintaan purchase order bisa dilakukan dengan leluasa. Tinggal lampirkan pesanan pembelian dan faktur yang dimiliki kemudian lakukan pengaturan jadwalkan pembayaran serta telusuri pesanan yang dibuat.