Apa itu procure to pay dan bagaimana cara mengelolanya?
Procure to pay termasuk bagian penting dari siklus hidup pengadaan sebuah bisnis karena berkaitan dengan manajemen rantai pasokan. Akan tetapi sebagian besar bisnis belum melakukan pengoptimalan dalam prosesnya.
Transparansi dan visibilitas yang minim dapat membuat anggaran menjadi membengkak. Selain itu pengelolaan vendor yang kurang maksimal bisa menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dan masih banyak lagi.
Meskipun demikian, kendala tersebut bisa diatasi dengan melakukan optimasi pada bagian pengadaan. Otomatisasi dapat dilakukan melalui penggunaan software sehingga beberapa diantaranya membuat hubungan yang baik bersama vendor bisa tercipta hingga visibilitas dan transparansi dalam bisnis didapatkan.
Apa itu procure to pay?
Procure to pay adalah proses di dalam bisnis mulai dari permintaan pengadaan, pemilihan, pembelian hingga pembayaran atas barang dan jasa yang dilakukan dalam skala besar, biasanya untuk B2B (business to business) maupun B2G (business to government). Proses ini juga dikenal sebagai siklus hidup pengadaan.
Procure to pay menjadi bagian penting dari manajemen rantai pasokan atau manajemen supply chain karena berhubungan dengan bahan material yang diperlukan langsung agar bisa memenuhi target permintaan pelanggan.
Pada bagian ini terdapat istilah purchase payment. Purchase payment adalah istilah yang mempunyai arti yang sama dengan procure to pay, produk yang dipesan berdasarkan kontrak anuitas baik dalam bentuk barang maupun jasa yang mana bisa terdiri dari berbagai invoice yang diterima secara berkala.
Pada hal ini diperlukan kerja sama dengan berbagai vendor supaya segala kebutuhan dapat terpenuhi dan menjaga perputaran persediaan tetap terkontrol yaitu pada posisi yang rendah.
Selain itu purchase payment adalah diharuskan untuk dapat memenuhi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan sesuai dengan harga kesepakatan dan pemenuhannya dilakukan secara tepat waktu.
Bagaimana proses procure to pay secara umum?
Inilah proses pembayaran pembelian dalam sebuah bisnis pada umumnya, melalui beberapa tahapan antara lain:
1. Mengidentifikasi kebutuhan bisnis
Identifikasi tentang persediaan barang seperti apa yang diperlukan perusahaan sehingga mengetahui barang atau jasa yang diperlukan oleh bisnis.
Pengidentifikasian ini dilakukan oleh departemen pengadaan barang atau procurement dengan melakukan penelisikan secara cermat.
Selanjutnya dilakukan pendataan barang atau jasa dengan rincian spesifikasi yang diperlukan secara jelas agar vendor bisa memenuhi kebutuhan tersebut dengan tepat.
Sekaligus dilengkapi estimasi harga yang sesuai anggaran perusahaan.
2. Pemilihan vendor
Pemilihan vendor yang tepat sangatlah penting agar produk yang dibutuhkan sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.
Perihal lain yaitu pemilihan vendor sebaiknya dilakukan secermat mungkin karena berhubungan dengan kerja sama jangka panjang.
Survei sebaiknya dilakukan dalam pemilihan vendor. Sebagai tambahan referensi vendor yang sebelumnya juga bisa digunakan sebagai data acuan.
3. Pengajuan barang dan jasa
Pada bagian tim pengadaan melakukan pengajuan barang dan jasa untuk disetujui berdasarkan identifikasi kebutuhan bisnis kepada kepala bagian departemen. Selanjutnya pengajuan akan dikaji kembali oleh tim analisa keuangan.
4. Pengkajian daftar barang dan jasa
Pada bagian ini, tim analisa keuangan melakukan pengkajian terhadap barang dan jasa yang diajukan untuk disetujui.
Tujuannya supaya harga yang diajukan sesuai dengan harga umum dan menjaga pengeluaran bisnis tetap stabil, sesuai berdasarkan anggaran yang ditetapkan.
Pengkajian ini juga menelisik secara detail tentang spesifikasi barang yang diperlukan agar tidak terdapat kesalahan pemesanan keperluan produk.
5. Penerimaan persetujuan permintaan
Jika segalanya berjalan sesuai rencana maka penerimaan persetujuan permintaan bisa didapatkan dengan lancar. Tentunya setelah dilakukan pengkajian terhadap spesifikasi dan harga atas pengajuan barang dan jasa.
6. Pengiriman permintaan kepada vendor
Selanjutnya setelah dilakukan verifikasi permintaan dan pengecekan spesifikasi oleh departemen perusahaan, maka PO yang telah disetujui bisa dikirimkan kepada vendor. Peran vendor pada bagian ini bisa menolak ataupun menerima permintaan perusahaan.
Akan tetapi sebelum terjadi penolakan negosiasi bisa dilakukan antara kedua pihak hingga dicapai kesepakatan. Kesepakatan ini tentunya akan mengikat secara hukum bagi kedua belah pihak.
7. Barang atau jasa diterima
Perusahaan pembeli melakukan pengecekan produk barang dan jasa yang sudah dipesan, pesanan harus sesuai dengan kontrak yang disepakati. Apabila segala pesanan sudah sesuai dengan spesifikasi dalam kontrak maka bisa diterima dan begitu pula jika terjadi sebaliknya maka dapat dilakukan penolakan.
8. Penerimaan invoice
Selanjutnya invoice atau faktur pun dapat diterima sebagai bukti pembayaran. Pencocokan antara pembeli, vendor dan bukti pembayaran bisa diterima setelah barang yang dipesan sesuai.
Jika terdapat ketidaksesuaian maka bukti pembayaran tersebut dikembalikan ke penjual. Apabila segalanya sudah sesuai maka bukti pembayaran langsung dikirimkan kepada bagian tim keuangan untuk dilakukan pembayaran.
9. Pembayaran vendor
Departemen tim keuangan akan melakukan pembayaran berdasarkan kesepakatan kontrak atau purchase payment.
Pada bagian ini purchase payment adalah bisa dilakukan secara lunas di akhir, pembayaran sebagian terlebih dahulu atau secara berkala. Pembayaran tersebut dapat dicatat sebagai utang dagang dan dibayarkan berdasarkan waktu yang disepakati.
Kendala dalam pengelolaan procure to pay secara manual
Pengelolaan procure to pay secara manual memunculkan beberapa kendala bagi bisnis, kendala ini meliputi
Pemrosesan faktur yang memakan waktu
Pemrosesan faktur pada umumnya bisa menghabiskan banyak waktu karena proses persetujuan kepada beberapa kepala departemen ataupun pimpinan bisa membutuhkan waktu beberapa hari untuk sampai di meja.
Hal tersebut bisa membuat proses menjadi tertunda dan bisa mengakibatkan hubungan yang kurang baik dengan vendor.
Sistem pengelolaan vendor yang kurang optimal
Ketika vendor bergabung maka diperlukan komunikasi yang baik, terkadang dapat terjadi kesalahpahaman antara produk yang diharapkan oleh tim pengadaan dan vendor.
Tentunya kesalahpahaman maupun komunikasi yang kurang baik yang timbul bisa menyebabkan keretakan hubungan dengan vendor.
Keakuratan data yang kurang
Adanya ketidakakuratan data dapat terjadi ketika melakukan proses ini secara manual yang mana bisa berdampak terhadap modal kerja bisnis.
Ketidakakuratan data tidak bisa diremehkan begitu saja karena bisa berdampak ke beberapa hal penting dalam bisnis.
Kurangnya visibilitas dan kontrol
Visibilitas berhubungan dengan transparansi, membuat departemen bisa menghabiskan dana yang melebihi anggarannya. Hal ini menjadikan visibilitas pengeluaran pengadaan barang diperlukan.
Kurangnya transparansi dan pelacakan pengontrolan bagi setiap departemen dapat menghambat pengambilan keputusan. Pada bagian ini bukannya menjadi tidak mungkin juga jika terjadi pembelanjaan yang melebihi anggaran.
Bagaimana cara mengoptimalkan siklus procure to pay?
Purchase payment adalah dapat dikelola dengan beberapa cara sehingga efisiensi dan efektivitas bisa diperoleh dalam menjalankan prosesnya:
• Visibilitas yang lebih komprehensif dengan transparansi data
• Memanfaatkan penggunaan teknologi berupa software
• Keterlibatan pemasok bisa dimaksimalkan
• Melakukan pelacakan dan membuat standar indikator yang terukur
Keuntungan siklus procure to pay yang dirancang optimal
Ketika Purchase payment adalah dapat dirancang dengan baik maka akan memberikan beberapa keuntungan bagi bisnis, diantaranya:
Proses menjadi lebih efisien
Anda bisa mengeliminasi beberapa hal yang berdampak buruk bagi perusahaan melalui otomatisasi.
Beberapa hal yang bisa dieliminasi seperti proses otomatis dapat menghemat waktu para karyawan dan mengurangi kesalahan yang dapat terjadi selama proses penginputan data.
Perancangan yang optimal bisa mengarah pada efisiensi dan penghematan biaya perusahaan.
Meningkatkan visibilitas dan kontrol
Pengambilan keputusan bisa dilakukan lebih baik karena segala informasi data yang diperlukan ditampilkan dalam satu dasbor. Data tersebut terkait dengan pengeluaran perusahaan dan vendor.
Pengeluaran bisa dikontrol melalui persetujuan multi-level seperti Volopay serta pengelolaan rantai pasokan bisa dilakukan selama mempunyai akses menjadikan proses pembelian yang sesuai dengan bisnis bisa didapatkan.
Mengoptimalkan hubungan bersama vendor
Komunikasi bersama vendor bisa berjalan lebih baik di portal ketika otomatisasi dilakukan. Dokumen, pelacakan dan performa kinerja bisa didapatkan dalam platform tersebut.
Menariknya proses pembayaran faktur bisa diperoleh melalui pengaturan jadwal pembayaran dan notifikasi menggunakan sistem manajemen vendor sehingga pembayaran dapat dilakukan secara tepat waktu.
Tim dapat lebih produktif
Para karyawan Anda yang mempunyai keterkaitan dalam procure to pay bisa lebih fokus kepada kegiatan strategis yang mendorong produktivitas pekerjaan yang bisa diandalkan. Proses manual membuat waktu yang dihabiskan cukuplah banyak sehingga perancangan yang optimal berdampak pada pemberdayaan karyawan yang maksimal.
Tingkatkan pengelolaan proses procure to pay di bisnis Anda
Beberapa tugas yang dilakukan tim Anda dalam hal ini seperti pelacakan pembayaran, pemrosesan faktur, penyimpanan bukti pembayaran, menggabungkan informasi pembayaran dan alur persetujuan pengeluaran. Ketika otomatisasi menjadi pilihan, maka tidak perlu lagi memusingkan perihal tersebut.
Pada umumnya dalam proses di atas dilakukan secara manual yang melibatkan tenaga manusia dalam pelaksanaannya seperti mengantarkan lembaran kertas tersebut untuk sampai di meja pimpinan.
Penggunaan software manajemen pengeluaran dari Volopay bisa mengeliminasi pekerjaan manual yang biasanya dilakukan dalam satu minggu menjadi hanya perlu beberapa menit untuk menyelesaikannya.
Otomatisasi ini berarti tahapan yang terlibat dalam pekerjaan proses pengadaan menjadi terlindungi dari kesalahan, perbedaan maupun kecurangan, pada akhirnya sistem menjadi lebih efisien.
Penggunaan software ini juga membantu Anda dalam melacak seluruh tahapan dan pencatatan yang sama dapat tersimpan secara otomatis. Fitur lain seperti alur persetujuan multi-level, dompet multi-mata uang maupun kartu kredit korporat bisa ditambahkan untuk menyederhanakan proses pengadaan.