Ketahui detail perbedaan purchase order dan invoice
Pemahaman tentang perbedaan purchase order dan invoice tentunya sangatlah diperlukan, meskipun keduanya terlihat hampir sama. Keduanya berhubungan dengan transaksi yang dilakukan bisnis setiap harinya yaitu tidak terlepas dari purchase order dan invoice. Khususnya pada bagian proses manajemen rantai pasokan atau supply chain karena berkaitan dengan inventori, departemen pembelian maupun bagian akuntansi.
Pengelolaan purchase order (PO) dan invoice juga diperlukan agar bisa berjalan dengan lancar, sebab keduanya mempunyai fungsi supaya dapat mendukung kegiatan bisnis. Memanfaat software untuk mengoptimalkan proses dan menyederhanakannya bisa menjadi sebuah pilihan.
Pengertian perbedaan purchase order dan invoice
Purchase order adalah pembuatan dokumen dan berisikan kebutuhan barang atau jasa perusahaan yang dikirimkan kepada pihak vendor. Standar pemesanan pembelian atau purchase order memuat spesifikasi produk yang dibutuhkan, kuantitas produk, harga, pengiriman yang diinginkan serta ketentuan pembayaran.
Terdapat perbedaan purchase order dan invoice dalam waktu pembuatannya yaitu dokumen purchase order dibuat sebelum barang atau jasa dikirimkan oleh penjual kepada pembeli sehingga dibuat diawal. Sedangkan invoice dibuat setelah produk dikirimkan kepada pembeli, berarti dibuat diakhir.
Invoice sendiri mempunyai pengertian sebagai dokumen yang mempunyai maksud untuk melakukan penagihan pembayaran oleh penjual atas barang yang dibeli. Penagihan dilakukan berdasarkan persetujuan pesanan pembelian (purchase order). Dokumen ini sangat berharga bagi akuntan.
Hal tersebut dikarenakan dokumen ini membantu kedua pihak baik penjual maupun pembeli supaya bisa melacak pembayaran dan mengetahui jumlah hutang yang dimiliki. Selain itu invoice juga disebut sebagai nota faktur. Itulah sekilas perbedaan pengertian purchase order vs invoice.
Lalu, apa saja perbedaan purchase order dan invoice secara detailnya?
Terkadang kita dibingungkan mengenai perbedaan purchase order dan invoice. Akan tetapi penjelasan pengertian pada bagian di atas dapat mempermudah pemahaman. Purchase order dan invoice mempunyai beberapa detail perbedaan mendasar diantaranya seperti perbedaan jenis, fungsi, tujuan dan komponennya.
Pembahasan detail tentang perbedaan purchase order dan invoice akan dijabarkan pada bagian selanjutnya, yang mana akan dibahas mengenai purchase order atau pesanan pembelian terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan invoice atau faktur.
Jenis purchase order
Berikut ini terdapat empat (4) jenis purchase order yang cukup sering dijumpai, terutama purchase order standar dalam dunia bisnis dengan penjelasan:
Purchase order standar
Jenis purchase order ini adalah yang paling umum digunakan, berisikan detail pemesanan pembelian barang secara spesifik. Detail pemesanan ini mencakup informasi mengenai rincian barang yang dipesan, ketentuan pembayaran hingga alamat lokasi pengiriman barang.
Purchase order blanket
Sebuah kesepakatan dengan vendor di masa depan, sedangkan jumlah barang yang dipesan belum ditentukan secara spesifik. Pada pembelian ini, harganya juga belum dikonfirmasikan. Tipe pembelian ini digunakan secara berulang atau berkelanjutan atas item barang tertentu.
Purchase order terencana
Sebagai antisipasi kebutuhan barang di masa depan. Detail informasi cenderung menyeluruh termasuk harga. Direncanakan sesuai kebutuhan dengan tanggal yang tentatif, misal diperkirakan dikirim sekitar minggu kedua di bulan Juli dengan jumlah tertentu.
Kontrak purchase order
Berkaitan dengan kesepakatan perjanjian dan persyaratan antara pembeli dan penjual dengan detail produk pembelian yang tidak spesifik. Hal ini dikarenakan kontrak ini berfokus pada negosiasi ketentuan dan persyaratan antara penjual dan pembeli.
Fungsi utama purchase order
1. Sebagai kejelasan transaksi
Pesanan pembelian ini bisa berfungsi sebagai kejelasan transaksi atas barang dan jasa yang dibeli yang kemudian membentuk komitmen dari penjual untuk menyanggupi permintaan pembeli sesuai pesanannya.
2. Pengauditan keuangan
Menjadi sebuah bukti bagi para pemangku kepentingan bahwa bisnis Anda melakukan prosedur pemesanan pembelian dengan tepat yang mana tidak terdapat pelanggaran didalamnya.
3. Mengikat secara hukum
Kesalahan pengiriman barang, kesalahan pentotalan harga tentunya bisa menjadikan konflik yang menyebabkan hubungan menjadi tidak baik dengan vendor ataupun supplier karena segala proses dan pemenuhan kebutuhannya wajib dilakukan sesuai kesepakatan.
Oleh sebab itu, dokumen PO ini bisa menjadi bukti di masa depan ketika terdapat kekeliruan sehingga konflik berkepanjangan bisa dihindari oleh kedua belah pihak.
4. Pesanan bisa dikelola dengan mudah
Pesanan bisa dikelola secara lebih lancar karena segalanya tertulis dengan jelas sehingga bisa menghindari adanya kesalahan jumlah pemesanan produk, kesalahan perhitungan pembayaran maupun kesalahan spesifikasinya.
Sederhanakan pencocokan alur kerja PO Anda
Komponen purchase order
• Identitas pembeli dan penjual
• Tanggal pembelian
• Alamat pembeli dan penjual
• Nomor pesanan pembelian
• Metode transaksi
• Syarat dan ketentuan
• Catatan tambahan
Jenis invoice
Invoice atau faktur mempunyai berbagai jenis, akan tetapi pada bagian ini dibahas beberapa jenis invoice pada perusahaan yang seringkali digunakan
Invoice standar
Faktur ini seringkali digunakan untuk bermacam transaksi umum yang mana memuat detail rincian sederhana. Rincian ini dapat terdiri dari barang atau jasa yang dipesan, harga yaitu baik harga per unit maupun total keseluruhan termasuk pajak.
Invoice pro forma
Faktur untuk menyerahkan barang atau jasa kepada pembeli. Bersifat sementara karena produk belum dikirimkan sepenuhnya kepada pembeli. Faktur ini bukan digunakan untuk penagihan, namun cenderung sebagai pemberitahuan kapan pembayaran akan dilakukan.
Invoice konsuler
Faktur yang digunakan untuk tujuan lebih spesifik seperti kegiatan ekspor dan impor produk atau kegiatan lintas negara. Misalnya ketika melakukan impor, perlu didapatkan izin dan pengesahan dari negara yang bersangkutan dan begitu pula ketika melakukan ekspor.
Invoice interim
Pengajuan penagihan bertahap yang dilakukan vendor kepada perusahaan karena pengerjaan proyek besar. Perjanjian penagihan ini dilakukan per termin sesuai kesepakatan sehingga faktur yang dikeluarkan untuk beberapa tahapan ketika barang dikirimkan dan diterima, bukan invoice besar setelah proyek pekerjaan selesai.
Fungsi utama invoice
1. Visibilitas transaksi
Memberikan transparansi karena perusahaan dengan mudah mengetahui segala transaksi keluar sekaligus rincian pembelian yang dilakukan.
2. Melacak pembayaran
Bisa digunakan untuk mengetahui apa saja pembelian yang dilakukan perusahaan serta total transaksi yang dibayarkan.
3. Mempunyai perlindungan hukum
Memuat perlindungan hukum untuk mencegah adanya tuntutan yang diajukan. Hal ini dikarenakan dokumen ini sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli yang dijabarkan dalam bentuk harga dan rincian barang.
4. Analisa bisnis
Sebagai penjual invoice bisa memberikan gambaran tentang pola pembelian pelanggan, mengidentifikasi tren, produk terbaik yang sering dibeli dan membuat kemudahan bisnis dalam melakukan proyeksi.
Selain itu invoice juga bisa berfungsi untuk data acuan perkiraan harga bagi pembeli ketika perusahaan ingin melakukan pembelian di tahun berikutnya atau beberapa tahun mendatang.
Komponen invoice
• Nomor faktur
• Tanggal pembelian
• Tanggal pengiriman
•Alamat dan kontak penjual dan pembeli
• Detail barang yang dipesan
• Harga barang per unit
• Pajak
• Jumlah
• Syarat dan ketentuan
• Catatan tambahan
Rangkuman perbedaan purchase order dan invoice secara singkatnya
Berikut ini terangkum perbedaan purchase order dan invoice supaya mempermudah pemahaman lebih lanjut:
Tabel diatas cukup menjelaskan mengenai perbedaan purchase order dan invoice. Setelah perbedaan, tentunya terbesit pertanyaan tentang persamaan dan seberapa pentingnya pengaruhnya bagi bisnis pada penjelasan berikutnya.
Purchase order vs invoice - apakah mempunyai persamaan?
Pesanan pembelian dan faktur mempunyai beberapa kesamaan, berikut ini uraian persamaan antara keduanya:
• Kedua dokumen sebagai bukti transaksi yang dapat bermuatan hukum karena disepakati oleh kedua belah pihak, baik bagi penjual maupun pembeli sehingga bersifat mengikat.
• Kedua dokumen mempunyai informasi yang hampir sama terkait jumlah barang yang dipesan, spesifikasi produknya, harga, mencantumkan identitas perusahaan kedua belah pihak termasuk kontak yang bisa dihubungi hingga pajak.
• Purchase order dan invoice sebagai alat komunikasi saat melakukan pembelian.
Purchase order vs invoice - Seberapa penting pengaruhnya bagi bisnis?
Meskipun terdapat perbedaan antara purchase order vs invoice, namun keduanya tidak terlepas dari transaksi keseharian bisnis. Mulai dari melakukan pencatatan pembelian, mengetahui barang apa saja yang dibeli perusahaan sehingga dapat meminimalisir terjadinya tindak kecurangan yang merugikan bisnis.
Keduanya memastikan untuk mengetahui produk apa saja yang telah dipesan sehingga tidak ada kesalahpahaman dan dapat membantu pencatatan yang sesuai untuk pembayaran pajak. Kedua dokumen tersebut juga bisa saling berkaitan karena invoice digunakan untuk pembayaran PO.
Penggunaan keduanya bisa membantu mengurangi terjadinya konflik dalam berkomunikasi serta pengelolaan yang baik bisa meningkatkan hubungan antara penjual dan pembeli. Meskipun purchase order vs invoice berbeda, keduanya mempunyai peran yang krusial untuk dokumen data transaksi bisnis dengan berbagai fungsi.
Rampingkan proses pengelolaan invoice bersama Volopay
Penjabaran perbedaan purchase order dan invoice cukup memberikan pemahaman bahwa kedua dokumen itu wajib dimiliki bisnis.
Supaya terhindar dari kerumitan pengelolaan invoice dan meningkatkan hubungan dengan vendor, Anda dapat membuat proses pengelolaan invoice menjadi otomatis. Semua transaksi invoice dapat disinkronisasi dengan software akuntansi bersama Volopay dan dapatkan update pembayaran vendor otomatis setiap saat.
Pengintegrasian akuntansi yang lancar membuat para karyawan tidak perlu lagi memindah-mindahkan setiap pengeluaran secara manual ke dalam aplikasi karena rentan terjadi kekeliruan.
Tim departemen akuntansi hanya perlu menggunakan sistem tunggal dari satu platform sehingga entri data sepanjang hari bisa dilakukan dengan nyaman, akurat dan hemat waktu.