Pengelolaan kas kecil: Definisi, tantangan dan prosedur 

Setiap perusahaan tentu memiliki anggaran untuk berbagai kebutuhan yang dimiliki. Termasuk anggaran untuk kas kecil alias petty cash. Mengelola kas kecil pun sudah menjadi bagian dari tim keuangan sebuah perusahaan. 


Umumnya, pengeluaran kecil butuh dikeluarkan secara lebih cepat atau bersifat segera. Untuk itu, setiap bisnis memiliki dana terpisah untuk menangani pengeluaran kecil yang sering.  


Sebagai gambaran, kas kecil adalah dana tetap yang harus dicadangkan dan diisi ulang secara berkala. Semua kebutuhan bisnis reguler dapat dengan cepat ditangani oleh dana kas kecil.


Jika pengeluaran kecil ini tidak didokumentasikan dengan baik, pengeluaran dapat membengkak dan tidak terkontrol dalam jangka panjang. Mari kenali prosedur pengelolaan dana kas kecil secara lebih dalam. 

Pengertian kas kecil


Petty cash atau kas kecil adalah sejumlah kecil uang yang tersedia untuk membayar pengeluaran kecil dari sebuah bisnis. Tujuan dana kas kecil adalah untuk menyediakan unit bisnis dengan kas yang cukup untuk menutupi pengeluaran kecil, misalnya dana ongkos kirim. 


Nominal kas kecil seringkali tidak seberapa tetapi jumlah yang dikeluarkan sangat banyak atau sering. Meski bukan nominal yang besar, kas kecil adalah jumlah dana yang tetap perlu dicatat dengan tepat. 


Pengeluaran kas kecil akan dicatat dalam akun beban buku besar perusahaan sehingga nanti dapat dianalisis oleh akuntan.


Baca juga, Ketahui perbedaan biaya dan beban dalam akuntansi bisnis

Contoh kas kecil


Kas kecil dapat menawarkan kemudahan bisnis untuk transaksi kecil ketika pembayaran dengan kartu kredit perusahaan mengalami kendala seperti tidak diterima atau tidak tersedia. 


Jumlah kas kecil (uang kertas dan koin) akan bervariasi, bergantung pada masing-masing perusahaan. Sebagai contoh, berikut adalah transaksi yang dapat digunakan pada dana kas kecil:  


• Peralatan Kantor


• Kartu, bunga, atau hadiah kecil lainnya


• Pembayaran atas makanan kecil, kopi, atau camilan untuk karyawan


• Menggantikan karyawan untuk biaya kecil yang berhubungan dengan pekerjaan


• Kurir atau biaya pengiriman menit terakhir lainnya 

Kelebihan dan kekurangan kas kecil


Kas kecil adalah konsep yang memiliki banyak kelebihan karena mudah diakses dan cepat untuk membayar suatu kebutuhan. Uang tunai untuk kebutuhan organisasi biasanya bekerja cepat untuk menutupi pengeluaran dadakan yang berjumlah kecil. 


Misalnya untuk tip kepada jasa pengantar makanan atau biaya transportasi bagi karyawan yang lembur. Dengan tersedianya petty cash, tidak perlu ada kerumitan reimbursement. Para karyawan juga tidak perlu membayar barang-barang yang berhubungan dengan pekerjaan menggunakan uang mereka sendiri. 


Kas kecil juga umumnya digunakan untuk pengeluaran kecil yang sering dilakukan. Misalnya, untuk kebutuhan camilan di kantor, alat tulis, hingga alat kebersihan. 


Uang tunai kas kecil juga dapat dijadikan uang kembalian untuk pelanggan, jika uang tunai hampir habis. Meski begitu, hal ini tidak seharusnya menjadi kebiasaan. 


Sementara itu, petty cash juga memiliki kekurangan karena dapat menimbulkan masalah dan risiko. Uang tunai ini rentan lebih sulit untuk diamankan dan dilacak. Ditambah, bukti pembayaran uang tunai juga seringkali hilang tanpa jejak. Inilah mengapa pengelolaan petty cash lebih menantang dan membutuhkan kerja ekstra. 


Selain itu, saat ini kebanyakan metode pembayaran sudah beralih ke pembayaran elektronik. Alternatif pembayaran selain uang tunai juga cukup beragam. Mulai dari kartu debit, kartu kredit, hingga e-wallet. Pembayaran elektronik juga menawarkan keunggulan seperti kemudahan pelacakan hingga keamanan pembayaran.  


Bila dirangkum, berikut adalah kelebihan dan kekurangan yang sering terjadi dalan mengelola kas kecil:

Kelebihan
  • Nyaman digunakan
  • Mudah dimengerti
  • Dapat diakses segera (tidak perlu otorisasi sebelumnya)
  • Cocok untuk keperluan dadakan

Prosedur pengelolaan kas kecil


Berikut adalah prosedur pengelolaan kas kecil yang dapat Anda terapkan: 


1. Cairkan secara digital


Mengelola kas kecil paling efektif dilakukan dengan cara yang canggih. Anda tidak perlu lagi bergantung pada catatan, tulisan, dan tumpukan kertas. 


Dengan bantuan software manajemen, Anda dapat mengelola kas kecil dengan lebih baik. Transaksi juga dapat dilacak dengan jelas.

2. Sesuaikan batas kartu


Langkah selanjutnya dalam prosedur pengelolaan dana kas kecil adalah menyesuaikan batas kartu. Anda dapat mengatur batas kartu yang diberikan pada karyawan dalam rangka mengelola kas kecil. Ketika batas tersebut dilanggar, Anda akan mendapatkan pemberitahuan. 


Dengan informasi yang tepat dan instrumen perincian yang terkoordinasi, pengeluaran kas kecil dapat diperiksa dalam jangka panjang. Anda juga dapat menganalisa ketika ada lonjakan atau pola pengeluaran yang meningkat tajam. 

3. Kontrol pengeluaran yang tidak sah


Prosedur pengelolaan dana kas kecil selanjutnya adalah mengontrol pengeluaran yang tidak sah agar perusahaan terlindung dari kerugian. 


Dengan sistem kerja yang dilengkapi alur persetujuan, Anda dapat mengatur siapa saja yang bertanggung jawab untuk menyetujui klaim pengeluaran dan permintaan transaksi dalam mengelola kas kecil. 


Nah dengan cara ini, tidak akan ada pengeluaran yang berhasil dilakukan tanpa persetujuan pihak yang sudah ditunjuk. Cara ini juga akan melindungi perusahaan dari transaksi yang tidak sah yang dilakukan dari dana atau atas nama pengeluaran perusahaan.

4. Menganalisa laporan pengeluaran


Setiap transaksi yang dilakukan dari dana perusahaan harus dicatat. Baik itu transaksi dalam jumlah besar maupun kecil. Dengan sistem manajemen pengeluaran otomatis seperti yang dimiliki Volopay, Anda dapat melacak dan mencatat semua pengeluaran secara otomatis kemudian diurutkan ke dalam basis data terpusat.


Database ini membuat proses analisis laporan pengeluaran menjadi lebih mudah dan efisien. Pengambilan keputusan dan perkiraan kondisi keuangan akan menjadi tugas yang tidak begitu rumit karena Anda dapat mengakses analitik laporan pengeluaran secara instan.

5. Lacak saldo dan pengeluaran secara real-time


Prosedur pengelolaan kas kecil berikutnya adalah dengan melacak semua transaksi bisnis. Periksa dan pastikan semua jumlah uang yang keluar dari dana perusahaan adalah transaksi yang benar. 


Dengan kartu perusahaan dan dasbor digital dalam platform manajemen keuangan seperti yang ada dalam Volopay, Anda dapat melacak semua transaksi dari berbagai cabang bisnis.


Aksesnya juga terbuka secara real-time sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan saja dan di mana saja. Rutin memeriksa pengeluaran juga dapat menghindarkan Anda dari penipuan yang melampaui sistem bisnis.

6. Rekonsiliasi biaya dan proses penggantian


Melakukan rekonsiliasi biaya bisa menjadi tugas yang sangat membosankan dan kompleks. Padahal langkah ini menjadi bagian penting dalam prosedur pengelolaan dana kas kecil.


Rekonsiliasi pengeluaran dan sistem penggantian biaya otomatis dapat menghemat banyak waktu dan uang bagi bisnis Anda. Sistem seperti Volopay dapat membantu Anda mengatur kebijakan perusahaan dan batasan anggaran di seluruh transaksi bisnis. 


Tidak hanya itu, dengan kartu perusahaan dan sistem reimbursement yang canggih, penggantian biaya karyawan dapat diselesaikan hanya dalam beberapa menit.

Tantangan dalam mengelola kas kecil


Kas kecil merupakan dana yang rentan disalahgunakan dalam sebuah organisasi. Nah, dalam prosedur pengelolaan dana kas kecil tentu akan ada banyak tantangan yang terjadi. 


Berikut adalah serangkaian tantangan yang umum dihadapi dalam mengelola kas kecil.


Kurangnya pengawasan


Dengan kas kecil di tangan, ada kecenderungan yang meningkat untuk membelanjakan uang secara bebas tanpa memperhatikan penggunaannya secara detail. Kurangnya pengawasan ini rentan membuat kas kecil terlibat penipuan atau pencurian. 


Selain itu, tidak adanya peraturan yang seimbang dapat meningkatkan praktik curang terhadap kas kecil. Meski kecil, dampak dari kesalahan pengelolaan kas kecil ini dapat berdampak besar bagi dana bisnis setelah beberapa waktu.

Pengelolaan masih berbasis kertas


Mendokumentasikan transaksi dana kas kecil secara menyeluruh penting untuk dilakukan. Namun, pendekatan berbasis kertas yang masih tradisional seringkali menimbulkan hambatan. 


Pengeluaran kas kecil tidak memiliki catatan langsung seperti yang dihasilkan oleh pembelian kartu kredit atau pembayaran elektronik. 


Hal ini membuat entri data rentan mengalami kesalahan. Belum lagi, dokumen pendukung seperti kwitansi dan invoice dapat salah tempat, hilang, atau terlewat. Inilah mengapa beralih ke prosedur pengelolaan kas kecil berbasis teknologi lebih aman.

Mengandalkan penjaga


Meski telah menugaskan seorang kustodian untuk mengelola dana kas kecil, risiko akan pengelolaan kas kecil tetap ada. Kustodian harus kompeten dan dapat dipercaya untuk menyimpan catatan. Akses terhadap catatan kas kecil juga perlu dibuka untuk pihak lain untuk menghindari penyalahgunaan kas.

Bagaimana cara mengelola kas kecil dengan mudah dengan Volopay?


Volopay adalah platform manajemen pengeluaran lengkap yang dapat membantu mengatasi berbagai masalah keuangan dalam bisnis. Software canggih ini membantu mengelola laporan keuangan, reimbursement, juga membantu mengelola kas kecil.


Jika perusahaan Anda memiliki banyak cabang dan ada berbagai anggota tim yang membutuhkan alat untuk pengelolaan kas kecil, dengan Volopay Anda bisa menyediakan berbagai kartu corporate untuk karyawan yang dapat dimanfaatkan sebagai pengelolaan pengeluaran kecil.


Kartu-kartu ini dapat digunakan sebagai cash advance untuk pengelolaan kas kecil, ini berarti bahwa seluruh proses rumit penggantian dapat dihilangkan sepenuhnya. 


Sistem ini juga memungkinkan visibilitas yang luar biasa terkait pengeluaran cabang perusahaan. Dengan begitu, prosedur pengelolaan kas kecil dan pekerjaan akuntansi menjadi lebih mudah untuk tim keuangan perusahaan.

Kelola kas kecil dengan lebih baik bersama Volopay