Pengelolaan kas kecil: Definisi, tantangan dan prosedur 

Biaya persediaan peralatan cenderung mengambil anggaran dari kas kecil. Jika diperlukan pembelian persediaan kantor, maka bisa ditangani dengan segera. Transaksi pembayaran juga akan tercatat akurat pada pembukuan yang terpisah.

Terkadang bisnis dihadapkan pada keperluan dana cepat untuk pembiayaan yang mendadak. Bila mengajukan ke bagian keuangan tentu akan membutuhkan waktu dan melewati beberapa proses.

Salah satu tujuan pembentukan dana kas kecil yaitu bisa membantu mengatasi situasi tersebut. Mendapatkan akses dana cepat dan masalah segera teratasi.

Kas kecil juga berfungsi membantu meringankan tugas dari akuntan. Sebab kita mengetahui bahwa tugas para akuntan cukuplah berat, mulai dari menganalisa hingga membuat laporan pada periode tertentu.

Pembukuan kas kecil membuat sebagian pekerjaan jadi lebih gampang. Anda tinggal menganalisis dan meringkas data transaksi.

Miliki tim yang lebih terkoordinasi dengan baik! Cegah pengalokasian dana tidak efisien dengan membedakan batasan pengeluaran besar dan kecil. Menghindari pengalokasian dana besar yang perlu melewati tingkat manajemen atas.

Mengelola kas kecil paling efektif dilakukan dengan cara yang canggih. Fungsi kas kecil lewat sistem tersebut menjadikan Anda tidak perlu lagi bergantung pada catatan, tulisan, dan tumpukan kertas.

Dengan bantuan software manajemen, Anda dapat mengelola kas kecil dengan lebih baik. Transaksi juga dapat dilacak dengan jelas.

Langkah selanjutnya dalam prosedur pengelolaan dana kas kecil adalah menyesuaikan batas kartu. Anda dapat mengatur batas kartu yang diberikan pada karyawan dalam rangka mengelola kas kecil. Ketika batas tersebut dilanggar, Anda akan mendapatkan pemberitahuan. 

Dengan informasi yang tepat dan instrumen perincian yang terkoordinasi, pengeluaran kas kecil dapat diperiksa dalam jangka panjang. Anda juga dapat menganalisa ketika ada lonjakan atau pola pengeluaran yang meningkat tajam.

Prosedur pengelolaan dana kas kecil selanjutnya adalah mengontrol pengeluaran yang tidak sah agar perusahaan terlindung dari kerugian. 

Dengan sistem kerja yang dilengkapi alur persetujuan, Anda dapat mengatur siapa saja yang bertanggung jawab untuk menyetujui klaim pengeluaran dan permintaan transaksi dalam mengelola kas kecil. 

Nah dengan cara ini, tidak akan ada pengeluaran yang berhasil dilakukan tanpa persetujuan pihak yang sudah ditunjuk. Cara ini juga akan melindungi perusahaan dari transaksi yang tidak sah yang dilakukan dari dana atau atas nama pengeluaran perusahaan.

Setiap transaksi yang dilakukan dari dana perusahaan harus dicatat. Baik itu transaksi dalam jumlah besar maupun kecil. Dengan sistem manajemen pengeluaran otomatis seperti yang dimiliki Volopay, Anda dapat melacak dan mencatat semua pengeluaran secara otomatis kemudian diurutkan ke dalam basis data terpusat.

Database ini membuat proses analisis laporan pengeluaran menjadi lebih mudah dan efisien. Pengambilan keputusan dan perkiraan kondisi keuangan akan menjadi tugas yang tidak begitu rumit karena Anda dapat mengakses analitik laporan pengeluaran secara instan.

Prosedur pengelolaan kas kecil berikutnya adalah dengan melacak semua transaksi bisnis. Periksa dan pastikan semua jumlah uang yang keluar dari dana perusahaan adalah transaksi yang benar. 

Dengan kartu perusahaan dan dasbor digital dalam platform manajemen keuangan seperti yang ada dalam Volopay, Anda dapat melacak semua transaksi dari berbagai cabang bisnis.

Aksesnya juga terbuka secara real-time sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan saja dan di mana saja. Rutin memeriksa pengeluaran juga dapat menghindarkan Anda dari penipuan yang melampaui sistem bisnis.

Melakukan rekonsiliasi biaya bisa menjadi tugas yang sangat membosankan dan kompleks. Padahal langkah ini menjadi bagian penting dalam prosedur pengelolaan dana kas kecil.

Rekonsiliasi pengeluaran dan sistem penggantian biaya otomatis dapat menghemat banyak waktu dan uang bagi bisnis Anda. Sistem seperti Volopay dapat membantu Anda mengatur kebijakan perusahaan dan batasan anggaran di seluruh transaksi bisnis. 

Tidak hanya itu, dengan kartu perusahaan dan sistem reimbursement yang canggih, penggantian biaya karyawan dapat diselesaikan hanya dalam beberapa menit.

Dengan kas kecil di tangan, ada kecenderungan yang meningkat untuk membelanjakan uang secara bebas tanpa memperhatikan penggunaannya secara detail. Kurangnya pengawasan ini rentan membuat kas kecil terlibat penipuan atau pencurian. 

Selain itu, tidak adanya peraturan yang seimbang dapat meningkatkan praktik curang terhadap kas kecil. Meski kecil, dampak dari kesalahan pengelolaan kas kecil ini dapat berdampak besar bagi dana bisnis setelah beberapa waktu.

Mendokumentasikan transaksi dana kas kecil secara menyeluruh penting untuk dilakukan. Namun, pendekatan berbasis kertas yang masih tradisional seringkali menimbulkan hambatan. 

Pengeluaran kas kecil tidak memiliki catatan langsung seperti yang dihasilkan oleh pembelian kartu kredit atau pembayaran elektronik. 

Hal ini membuat entri data rentan mengalami kesalahan. Belum lagi, dokumen pendukung seperti kwitansi dan invoice dapat salah tempat, hilang, atau terlewat. Inilah mengapa beralih ke prosedur pengelolaan kas kecil berbasis teknologi lebih aman.

Meski telah menugaskan seorang kustodian untuk mengelola dana kas kecil, risiko akan pengelolaan kas kecil tetap ada. Kustodian harus kompeten dan dapat dipercaya untuk menyimpan catatan. Akses terhadap catatan kas kecil juga perlu dibuka untuk pihak lain untuk menghindari penyalahgunaan kas.