6 Manfaat kartu kredit korporat untuk pengelolaan keuangan bisnis
Corporate card adalah kartu kredit yang dikeluarkan perusahaan untuk karyawan dalam rangka menggunakan pengeluaran bisnis. Seperti kebutuhan untuk perjalanan bisnis, biaya hiburan, hingga kebutuhan produksi.
Baik bisnis ukuran kecil atau besar tentu akan membutuhkan dana untuk transaksi dan operasional. Dengan adanya transaksi setiap hari, bisnis tentu membutuhkan catatan transaksi yang akurat.
Namun, persoalan ini seringkali menjadi hal yang rumit sehingga corporate card adalah solusi yang tepat. Belum lagi ketika bisnis bertumbuh menjadi lebih besar, Anda akan berhadapan dengan lebih banyak pengeluaran dan transaksi setiap harinya.
Dengan kebutuhan tersebut, berarti persyaratan untuk pengendalian dan pengelolaan pengeluaran yang lebih baik juga akan meningkat. Berikut ini adalah alasan dan manfaat kartu korporat untuk bisnis
Manfaat utama kartu korporat untuk bisnis
1. Membantu kelola arus kas
Manfaat kartu korporat untuk bisnis yang paling utama adalah untuk membantu kelola arus kas. Nah, salah satu aspek penting dalam mengelola arus kas adalah visibilitas lengkap atas pengeluaran.
Dengan corporate card Volopay, Anda dapat melacak semua pengeluaran bisnis yang dikeluarkan oleh karyawan Anda di satu tempat.
Anda juga akan mendapat pemberitahuan segera setelah dana perusahaan dibelanjakan. Lengkap dengan informasi terperinci dari setiap transaksi. Setelah karyawan mengunggah tanda terima, dokumen akan tersimpan secara digital.
Dengan ini, tim keuangan dapat melakukan pemeriksaan finansial perusahaan kapan saja. Mereka juga dapat memeriksa pengeluaran berdasarkan kategori pengeluaran, departemen dalam perusahaan, dan sebagainya.
2. Mencegah penipuan
Penggunaan corporate card adalah langkah untuk menghilangkan kemungkinan atas penipuan. Hal ini dapat terjadi karena dana yang ada di dalam kartu tidak ditautkan langsung ke rekening bank perusahaan, melainkan disimpan di rekening pusat.
Setiap ada penarikan dana melalui corporate card, Anda dapat melihat siapa yang melakukan pembelanjaan lengkap dengan alasan pembelanjaan. Corporate card bersifat fleksibel sekaligus opsi teraman atas pengeluaran bisnis.
Dengan corporate card, potensi masalah seperti kuitansi palsu dan jumlah transaksi yang dilebih-lebihkan juga dapat dihindari. Tim keuangan memiliki akses lengkap ke semua detail transaksi karena semua celah potensi ditutup.
Corporate card Volopay mencegah pemalsuan kuitansi dan karyawan dapat mengunggah kwitansi pengeluaran mereka menggunakan sistem otomatis. Setelah verifikasi semua informasi, penggantian diberikan kepada karyawan untuk mencegah penipuan.
3. Memisahkan pengeluaran bisnis dan pribadi
Manfaat corporate card selanjutnya adalah membantu memisahkan pengeluaran bisnis dan pribadi. Dalam menjalankan bisnis kecil atau korporasi, memisahkan biaya pribadi dan bisnis bisa menjadi hal yang sulit dilakukan.
Dengan corporate card, Anda dapat menempatkan bisnis sebagai entitas yang berbeda dari keuangan pribadi. Tidak hanya menghemat waktu, langkah ini juga membuat pembukuan dan pengiriman SPT tahunan A menjadi lebih mudah.
Selain itu, corporate card yang terpisah dari kartu kredit pribadi akan membantu memisahkan skor kredit.
4. Memudahkan manajemen pengeluaran
Corporate card adalah cara yang efektif untuk mengelola pengeluaran dalam bisnis. Kartu corporate yang terhubung dengan sistem manajemen pengeluaran tentu akan memudahkan tim keuangan terutama pada saat proses pembukuan.
Dengan Volopay, setiap karyawan dapat memiliki kartu yang masing-masing. Saldo di dalamnya juga dapat diatur dengan limit agar pengeluaran bisnis tepat.
Jika dana yang tersedia tidak cukup, karyawan dapat meminta manajer untuk mengizinkan akses dana yang lebih banyak di kartu karyawan.
Dengan menggunakan aplikasi Volopay di telepon genggam, karyawan dapat mengunggah tanda terima pengeluaran setelah pembelian selesai dilakukan.
Transaksi kartu juga dapat dilacak berdasarkan parameter seperti tanggal, vendor, dan jumlah, sistem rekonsiliasi otomatis menyelaraskan transaksi kartu dengan biaya terkait.
Dengan demikian, Anda dapat menyinkronkan kartu perusahaan Volopay Anda dengan NetSuite, Xero, Quickbooks, dan perangkat lunak akuntansi lainnya untuk menyiapkan, mengekspor, dan merekonsiliasi pengeluaran untuk pembukuan yang akurat.
5. Mempermudah kategorisasi biaya
Manfaat corporate card lainnya adalah untuk membagi pengeluaran Anda ke dalam kategori tertentu misalnya biaya pemasaran, kebutuhan makan, danperlengkapan kantor.
Kategorisasi pengeluaran ini membantu dalam membuat akuntansi dan pengarsipan pajak lebih mudah.
Dengan aturan dan kebijakan pengeluaran, Anda dapat mengatur anggaran bagi setiap departemen di dalam perusahaan dan melacak setiap transaksi hingga pengeluaran kembali ke sumbernya.
Hal ini memungkinkan Anda untuk memperkirakan pengeluaran & pengeluaran perusahaan untuk berbagai kategori.
6. Limit pengeluaran lebih tinggi
Corporate credit card memiliki limit yang lebih tinggi dibandingkan kartu kredit personal. Dengan ini, karyawan dapat memanfaatkan manfaat kartu korporat untuk bisnis dan melakukan transaksi bisnis dengan lebih lancar.
Manfaat corporate card yang satu ini penting untuk kelangsungan operasi bisnis.
Dapatkan kartu corporate yang mudah kelola pengeluaran bisnis Anda
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih program kartu corporate
Apakah Anda dapat melakukan pembayaran lebih cepat?
Tujuan utama menggunakan layanan corporate card adalah untuk menghemat waktu, menghemat uang, atau keduanya. Platform yang Anda pilih seharusnya memungkinkan memproses pembayaran lebih cepat daripada opsi tradisional.
Apakah tersedia integrasi akuntansi?
Integrasi akuntansi adalah salah satu faktor terpenting untuk dipertimbangkan. Kemudahan integrasi software akuntansi dengan platform akan membuat integrasi akuntansi lebih mudah untuk disinkronkan di akun ledger.
Jika penyedia layanan tidak menyebutkan software akuntansi yang Anda gunakan di situs web mereka sebagai bagian dari integrasi yang tersedia, Anda selalu dapat menghubungi mereka dan menanyakan apakah integrasi kustom dapat dilakukan.
Apakah ada kebijakan pengeluaran?
Kebijakan pengeluaran memungkinkan perusahaan untuk menetapkan alur kerja persetujuan, mengalokasikan anggaran ke kartu kredit perusahaan, dan menerapkan batas pengeluaran pada setiap kartu.
Fitur untuk membuat dan menerapkan kebijakan pengeluaran untuk program kartu corporate Anda sangatlah penting.
Menetapkan aturan dan panduan melalui platform penyedia untuk semua kartu fisik dan virtual untuk bisnis yang Anda terbitkan sangat penting untuk melacak, memantau, dan mengontrol bagaimana anggaran dibelanjakan oleh tim dan karyawan Anda.
Pilih penyedia layanan yang tepat
Setiap penyedia program kartu kredit korporasi akan memiliki penawaran yang berbeda dan banyak yang sama. Pastikan untuk memilih tergantung pada kebutuhan Anda.
Dengan begitu, Anda dapat menikmati manfaat kartu korporat untuk bisnis secara maksimal. Sebagian besar dari mereka biasanya memiliki opsi untuk kartu kredit fisik maupun virtual.
Mengapa perusahaan perlu menyediakan kartu kredit korporat?
Berkurangnya dokumen
Salah satu pentingnya penggunaan corporate card adalah untukmenghilangkan kebutuhan reimbursement dengan memungkinkan karyawan Anda belanja langsung dari anggaran perusahaan, alih-alih membelanjakan uang mereka sendiri dan mengisi reimbursement nantinya.
Namun jika Anda masih memerlukan fitur reimbursement, fitur ini tersedia melalui platform penyedia di mana karyawan Anda cukup mengunggah dokumen invoice melalui ponsel dan menambahkan detail yang diperlukan untuk mendapatkan kembali uang mereka.
Meningkatkan kepuasan karyawan
Corporate card adalah salah satu cara meningkatkan kepuasan karyawan. Dengan menggunakan fasilitas ini, karyawan tidak perlu lagi khawatir tentang membayar dari saku mereka saat bepergian untuk bisnis, atau melakukan pembayaran langganan dan ditagih berlebihan.
Mereka hanya perlu lebih sedikit waktu untuk menyelesaikan masalah reimbursement dan pekerjaan lainnya. Semua mungkin karena persetujuan pembayaran yang cepat dan pengeluaran langsung dari anggaran perusahaan, bukan dari kantong mereka sendiri.
Lacak setiap transaksi
Baik itu kartu kredit perusahaan fisik atau kartu virtual instan; karyawan dan tim keuangan Anda dapat menikmati transparansi keuangan yang lengkap dan akurat karena setiap transaksi akan dicatat pada platform kredit yang digunakan. Manfaat corporate card untuk bisnis inilah yang menjadi.
Menghemat waktu
Dengan berkurangnya jumlah dokumen, kepuasan karyawan yang meningkat, dan transaksi yang terlacak dengan baik adalah faktor yang pada akhirnya berkontribusi untuk menghemat banyak waktu bagi perusahaan Anda, memberikan lebih banyak peluang untuk terlibat dalam pekerjaan yang menghasilkan nilai.
Mengapa harus pilih kartu kredit korporat dari Volopay?
Volopay menyediakan kartu kredit fisik dan virtual untuk membantu mengelola pengeluaran karyawan dan tim Anda di perusahaan. Anda dapat membuat kartu virtual dari Volopay secara tanpa batas dan mendelegasikannya untuk tim, proyek, atau karyawan yang berbeda.
Setiap kartu telah dilengkapi dengan detail kartu yang dapat digunakan untuk menyelesaikan pembayaran di platform online dan untuk kebutuhan subscription.
Anda juga dapat menggunakan kartu ini sebagai kartu kredit perusahaan perjalanan untuk karyawan. Limit kartu serta alur tahapan persetujuan juga dapat diatur.
Secara sederhana, penggunaan kartu kredit perusahaan sebenarnya lebih menguntungkan dari kartu debit dalam banyak hal.
Menggunakan platform manajemen kartu yang fleksibel seperti Volopay juga dapat meningkatkan kontrol pengeluaran serta pengelolaan keuangan perusahaan Anda.