General ledger: Pengertian, fungsi, dan cara membuatnya

Semua permintaan transaksi dan tagihan dilaporkan secara real-time jika Anda menggunakan software akuntansi. Tim keuangan juga dapat melacak semua transaksi secara akurat tanpa penundaan.

Hal ini akan membuat proses pembayaran menjadi lebih cepat sekaligus meningkatkan arus kas bisnis dan menghasilkan operasi yang lebih baik.



Meskipun buku besar bisnis melacak hutang, itu hanya jumlah total. Buku besar AP dalam buku besar umum membantu organisasi mendapatkan visibilitas lengkap atas faktur dan kuitansi semua vendor mereka.

Hanya ketika Anda mendapatkan perincian keuangan terperinci mengenai hubungan bisnis Anda dengan pemasok, Anda dapat membuat keputusan perkiraan tentang pengeluaran di masa mendatang.



Melacak semua uang yang Anda berhutang dalam buku besar kreditur juga memberi Anda visibilitas atas faktur mendatang yang perlu dibayar.

Hal ini memastikan bahwa Anda tidak melewatkan pembayaran pemasok atau kreditur tepat waktu dan membantu menghindari biaya keterlambatan pembayaran.



Efisiensi di bagian departemen keuangan Anda tidak hanya membantu menutup hutang lebih cepat tetapi juga mencerminkan peningkatan efisiensi untuk departemen lain yang bergantung pada tim keuangan untuk melakukan pembayaran yang diperlukan.



Jika tim Anda tidak memelihara akun anak perusahaan yang tepat untuk setiap vendor atau pemasok, maka akan menimbulkan masalah dalam proses audit.

Ketika buku besar hutang Anda diperbarui dan diisi dengan semua informasi yang diperlukan, maka menjadi sangat mudah bagi auditor untuk memastikan bahwa semua transaksi keuangan perusahaan dilakukan secara sah.



Melacak semua transaksi antara perusahaan Anda dan vendor menggunakan perangkat lunak AP otomatis seperti Volopay membantu membangun hubungan bisnis yang kuat dengan mereka.

Semuanya transparan dan terlihat di dasbor sehingga membantu Anda membayar tepat waktu.

Menyimpan catatan terperinci seperti buku besar membuat lebih mudah untuk menghasilkan laporan keuangan dan dokumen yang dapat memberi pemilik dan pemangku kepentingan gagasan yang lebih baik tentang posisi keuangan mereka.



Laporan lain, seperti neraca Anda (lebih lanjut tentang itu nanti), dapat diisi lebih mudah dengan merujuk ke buku besar.



Memiliki semua dokumen dan catatan Anda di satu tempat dapat menghilangkan pusing saat mengajukan pajak.



Jauh lebih mudah untuk mendapatkan gambaran tentang tren, kekuatan, dan kelemahan saat melacaknya di akun buku besar.



Demikian pula, ketidakkonsistenan, apakah disengaja atau berbahaya, akan diidentifikasi dengan cepat jika dicatat dan diperiksa secara teratur dalam buku besar umum.



Neraca saldo adalah bagian penting dari catatan akuntansi Anda. Ini melibatkan penggunaan catatan Anda untuk menjumlahkan kredit dan debit Anda untuk memastikan saldo saat ini benar dan untuk mengidentifikasi kesalahan akuntansi.

Anda dapat merujuk ke saldo akun buku besar Anda secara berkala untuk membuat saldo percobaan ini.



Mendokumentasikan semua transaksi perusahaan Anda, termasuk setiap pengeluaran, dalam buku besar dapat membuat Anda lebih sadar akan pengeluaran Anda.

Tahukah Anda kalau biaya dan beban adalah faktor utama dalam akuntansi? Baca artikel kami tentang perbedaan antara biaya dan beban dalam akuntansi bisnis yang akan membantu proses akuntansi Anda.

Dalam akuntansi, aset adalah sumber daya yang memiliki nilai finansial.

Aset dapat berupa jangka pendek, jangka panjang, berwujud atau tidak berwujud, dan bisnis dapat menghitung nilai aset mereka dengan menambahkan kewajiban mereka ke ekuitas pemegang saham atau pemilik.



Kewajiban adalah kewajiban keuangan bisnis, seperti pinjaman bank, hipotek, dan upah.

Beberapa bisnis akun kewajiban yang termasuk dalam buku besar adalah hutang dagang, hutang pinjaman jangka pendek, hutang yang masih harus dibayar, pendapatan yang ditangguhkan dan hutang obligasi.



Ekuitas dalam akuntansi mengacu pada perbedaan antara kewajiban dan aset bisnis. Ini mewakili nilai bisnis setelah dikurangi kewajibannya.



Pendapatan adalah jumlah pendapatan yang diperoleh perusahaan dari menjual produk atau memberikan layanan kepada pelanggannya. Sebuah bisnis dapat meningkatkan pendapatannya dengan memperoleh aset atau mengurangi kewajiban.



Pengeluaran adalah biaya aset yang digunakan bisnis untuk menghasilkan pendapatan. Misalnya, biaya operasi bisnis, seperti sewa dan utilitas, dihitung sebagai biaya.

Setiap akun harus memiliki halamannya sendiri untuk memudahkan Anda menambah atau menghapus akun. Buat tabel untuk setiap akun dengan judul kolom berikut:

• Tanggal

• Nomor referensi

• Keterangan

• Debit atau kredit (dinyatakan sebagai angka positif atau negatif)



Transfer transaksi keuangan dari jurnal umum ke akun yang sesuai di general ledger dengan semua detail. Transaksi ini biasanya dicatat setiap hari, dan, seperti buku besar, Anda akan memiliki kredit dan debit untuk setiap entri.



Di bawah kolom nomor referensi, cantumkan nomor transaksi jurnal pada akun general ledger. Setiap data transaksional penting dalam akun harus ditransfer ke buku pembantu, seperti hutang dagang atau piutang dagang.

Sub-buku besar dalam setiap akun memberikan perincian khusus transaksi di balik entri yang didokumentasikan dalam buku besar akun, seperti jika didebet atau dikreditkan dengan uang tunai, hutang dagang, atau piutang dagang.

Mereka mungkin juga berisi informasi tentang tanggal transaksi, deskripsi, serta jumlah yang ditagih, dibayar atau diterima.



Untuk menghitung aset rumus yang diperlukan adalah Aset = Kewajiban + Ekuitas Pemilik (jumlah yang tersisa setelah kewajiban dikurangi dari aset serta jumlah yang diinvestasikan pemilik ke dalam bisnis)

Jika aset yang Anda catat tidak sama dengan nilai kewajiban ditambah ekuitas, saldo akun Anda perlu dianalisis dan diperbaiki untuk menghindari ketidakakuratan dalam laporan keuangan.

Setiap akun dalam general ledger accounting memiliki saldo debit atau kredit. Ketika semua ini ditambahkan bersama, hasil akhirnya harus nol karena maksudnya untuk mengimbangi satu sama lain.



Ada banyak cara untuk mengelola general ledger. Anda dapat mulai mengoptimalkannya sesuai dengan kebutuhan Anda. Buatlah format yang fleksibel dan perbarui sesuai kebutuhan serta gaya kerja.

Namun, pastikan Anda melakukan peninjauan secara berkala untuk mengurangi potensi kesalahan yang dapat mempengaruhi keuntungan bisnis.